Miért érdemes előre gondolkozni?

A legtöbb cég esetében az irodabérlet nem csupán egy ingatlan birtokbavételéről szól, hanem sokkal inkább egy olyan stratégiai döntést jelent, ami a cég életét és alapvető körülményeit, lehetőségeit határozza meg hosszú évekre. Sokak fejében talán egy kifejezetten rugalmas rendszernek tűnik a iroda bérlése, a szerződések ugyanakkor jellemzően nem rövid távra szólnak, hiszen a piaci sztenderdek általában minimum három, de sokkal inkább öt vagy annál is hosszabb időre szólnak. A bérlet időtartama pedig a szerződés más pontjaira is hatással lehet, legyen szó akár a bérleti díjról, a felmondási feltételekről, fit-out lehetőségekről stb.

A legjobb tehát, amit egy cég tehet, hogy valóban a helyén kezeli az irodabérlet jelentőségét, és már a szerződéskötés előtt is képes nagyobb távlatokban gondolkozni. Ez segít ugyanis abban, hogy a jogilag dokumentált bérlési keretek is olyan módon legyenek kialakítva, ami a bérlő és bérbeadó számára egyaránt elfogadható, akár 5+ éves szerződés esetén is. Ehhez persze számos tényezővel érdemes számolni, hiszen az iroda bérlés a cég alapvető működése mellett akár a HR tekintetében is fontos lehet. Ha tehát évek múlva is működőképes kereteket szeretnénk, az első lépéstől kellő tudatossággal kell kezelni a folyamatot.

Mekkora növekedéssel érdemes számolni?

A megfelelő iroda kiválasztásánál a cég aktuális létszáma mindig hasznos támpont, sokan ugyanakkor ott hibázzák el, hogy csak a jelenlegi állományra fókuszálnak, és nem számolnak a cég változásaival, akár negatív, de lehetőleg pozitív, növekvő irányba. Egy 5-7 évek bérleti időszak alatt azonban igencsak jelentős változások állhatnak be egy cég állományában sőt, ennyi idő alatt akár a cég komplett szerkezete is átalakulhat. Új üzletágak indulhatnak, a csapatok bővülhetnek, a munkavégzés rendje változhat és még sorolhatnánk. Ennek kezelésére már a szerződéskötés előtt érdemes több forgatókönyvet is készíteni, ami segíthet minden olyan eshetőséget felvázolni, ami a cég változásait modellezi.

Az optimalizációs természetesen az irodabérlet egyik fontos ismérve, így semmiképpen sem érdemes sem túl- sem alábecsülni a várható változásokat, de mindenképpen érdemes teret hagyni ezeknek oly módon, hogy az anyagi szempontból is megérje a bérlő számára. Nem minden esetben kell tehát automatikusan nagyobb irodát bérelni, de azt érdemes már ebben a fázisban tisztázni, hogy az épületben van-e lehetőség későbbi bővülésre, terjeszkedésre, vagy akár az irodahelyiség átalakítására. Sok modern irodaház kínál elsőbbségi bérleti jogot a szomszédos területekre vagy opciót további szintek bérlésére, ezek a lehetőségek pedig  később komoly előnyt jelenthetnek.

Hogyan befolyásolja a bérlést a munkavégzés módja?

Elsőre talán furcsa a munkavégzés módját, mint az irodabérlet egyik kritériumát említeni, napjainkban ugyanakkor nagyon is aktuális tényezőről van szó, ami alapvető hatással van arra, hogy mekkora és milyen kialakítású, illetve milyen funkciókkal bíró irodát bérel ki a cég. Az elmúlt évek egyik talán legfontosabb tanulsága ugyanis a céges világban éppen az, hogy a munkavégzés formái gyorsan változhatnak. Míg korábban egyértelműen a jelenléti munkavégzés volt az elsődleges megoldás, a technológia fejlődésével, illetve a munkaerőpiac változó elvárásaival egyre inkább elterjedtté váltak a hibrid és teljes home office munkavégzési megoldások.

Az irodabérlet során tehát ma már nem csak a cég alapvető létszámát és várható változásait érdemes számításba venni, hanem azt is, hogy hány kolléga dolgozik hibrid munkarendben, illetve van-e olyan, aki kizárólag távmunkában működik a cégnél. A munkaállomások száma mellett tehát a különféle gyakorlati funkciók is fontossá váltak az irodabérlet kapcsán. Ennek tükrében lehet, hogy kevesebb fix íróasztalra lesz szükség, viszont több tárgyalóra, projektmunkára alkalmas térre, telefonfülkére vagy közösségi zónára. A szerződés megkötése előtt célszerű átgondolni, hogy az iroda kialakítása mennyire alakítható át később jelentős beruházás nélkül.

Milyen pénzügyi kockázatokat kell előre kezelni?

Az irodabérlettel kapcsolatos egyik legfontosabb információ értelemszerűen a bérleti díj, hiszen ez az az összeg, ami kiszámítható, ám rendszeres kiadást jelent a bérlő cég számára. Egy hosszútávú bérleti szerződés költségei ugyanakkor jóval túlmutatnak ezen a díjon, hiszen számos tényező van hatással a valós kiadásokra. A döntés során, még a szerződéskötés előtt érdemes tehát mindenképpen modellezni ezeket, és az alábbi körülményeket is számításba venni:

• az éves indexálás hatását
• az üzemeltetési költségek várható változását
• az energiaárak alakulását
• a fit-out vagy átalakítás költségeit
• az esetleges visszaállítási kötelezettségeket kiköltözéskor

Sok cég kizárólag a bérleti díjak alapján hasonlítja össze az egyes ajánlatokat, ugyanakkor ilyen alapon egy elsőre kedvezőbbnek tűnő konstrukció idővel akár drágább is lehet, köszönhetően a magasabb üzemeltetési díjaknak, a kevésbé energiahatékony épületnek stb. A döntéshez érdemes tehát több pénzügyi forgatókönyvet készíteni, ezen belül pedig nem csak optimista, hanem kedvezőtlenebb piaci helyzetekre is felkészülni.

Mennyire lehet rugalmas egy bérleti szerződés?

Az irodabérlet kapcsán gyakran hangoztatott jelző a rugalmasság, ami részben igaz is, ugyanakkor nem mindegy, hogy pontosan milyen körülményeket szabályozunk a szerződésben. Emellett pedig az időtáv is hatással lehet a feltételek flexibilitására. Egy rövidtávú, kb. 3 éves szerződés megkötése sem lehetetlen, ám ilyen esetben szinte biztosan jelentős kompromisszumokra kell készülni. Egy 5+ évre szóló szerződés ugyanakkor már jóval rugalmasabb is lehet. Erre pedig szükség is van, hiszen ennyi idő alatt szinte biztosan történnek változások a cég életében. Az pedig értelemszerűen kulcskérdés, hogy ehhez a bérleti szerződés milyen módon képes alkalmazkodni.

Egy kellően rugalmas irodabérlet kapcsán tehát már a szerződéskötéskor érdemes tisztázni néhány erre vonatkozó feltételt. Részterület visszaadás és albérletbe adás lehetősége, hosszabbítási feltételek, kilépési/felmondási kritériumok, további terület bérleti lehetősége vagy fit-out megoldások. A rugalmasság sokszor fontosabb lehet, mint egy néhány százalékos bérleti díj különbség. Egy jól kialkudott szerződés később jelentős költségeket takaríthat meg a cégnek, így ezen a téren is érdemes hosszabb távon gondolkozni.

Milyen HR-szempontokra figyeljünk?

Részben talán más téma, de kétségtelen tény, hogy egy hosszútávon is jól működő és a cég számára megfelelő irodabérlet kapcsán a HR-szempontokat sem hagyhatjuk figyelmen kívül. Végső soron ugyanis nem csupán egy ingatlanról van szó, hanem egy olyan központról, ahol a kollégák mindennapi munkavégzése zajlik, illetve adott esetben a partnerek fogadása is rendezett körülmények között lehetséges. E tekintetben pedig kifejezetten fontosak az olyan paraméterek, melyek erre közvetlen hatással vannak. Ilyen például:

• az iroda lokációja és megközelíthetősége
• parkolók és kerékpártárolók elérhetősége
• ergonomikus és komfortos terek és munkaállomások
• akadálymentesítés és hozzáférhetőség biztosítása
• a cég működésének megfelelően kialakított irodai környezet

A fenti szempontok talán kevésbé kézzelfogható jellemzők, mint például a bérleti díj, ugyanakkor HR-szempontból nagyon is fontos érvek amellett, hogy a leendő munkavállalókat is meggyőzzük arról, hogy érdemes a cég kötelékében dolgozni. A munkavállalók és partnerek elégedettsége pedig közvetlenül alapozhatja meg a cég hosszútávú sikerét, így az említett kritériumokat sem érdemes lehagyni az irodabérlethez kapcsolódó elvárások listájáról. 

Kiket érdemes bevonni a döntéshozatalba?

Talán a fentiekből is körvonalazódni látszik, hogy az irodabérlés mennyire összetett, számos kritériumot és szempontrendszert mozgató folyamat. Ennek megfelelően pedig ideálisan a döntés is kellően összehangolt kell, hogy legyen, ezzel egy valóban optimális, mindenki számára megfelelő opciót választva az ajánlatok közül. A döntés során minden terület hozzáteheti a saját tudását, ami által egy hosszútávon is megbízható választás születhet. Így tehát például a pénzügy a költségeket vizsgálja, a HR a munkavállalói szempontokat képviseli, az IT a műszaki feltételeket ellenőrzi, a jogi osztály pedig a kockázatelemzésben segít. Minél korábban kapcsolódnak be ezek a szereplők, annál kisebb az esélye annak, hogy később költséges módosításokra vagy kompromisszumokra lesz szükség.

Összefoglalás

Egy 5 évre vagy annál hosszabb időre szóló irodabérleti szerződés meghatározhatja a vállalat működését, költségeit és fejlődési lehetőségeit. A megfelelő döntéshez nem elegendő a jelenlegi igényeket figyelembe venni: érdemes előre megvizsgálni a várható növekedést, a munkavégzés változását, a pénzügyi kockázatokat, a szerződés rugalmasságát, valamint a HR- és működési szempontokat is. Ha ezek a kérdések már a tárgyalások elején tisztázásra kerülnek, jóval nagyobb az esélye annak, hogy az iroda évekkel később is támogatni fogja a vállalat üzleti céljait.

GYIK

Mennyi időre érdemes irodabérleti szerződést kötni egy nagyobb vállalatnak?

Ez a cég stratégiájától függ, de a nagyobb vállalatok gyakran 5–10 éves szerződéseket kötnek, mivel így kedvezőbb feltételeket és nagyobb kiszámíthatóságot érhetnek el.

Miért fontos előre tervezni a létszámváltozást?

Mert egy hosszú távú szerződés alatt jelentősen nőhet vagy csökkenhet a munkavállalók száma. Ha nincs lehetőség bővítésre vagy területcsökkentésre, az komoly pluszköltséget okozhat.

Milyen osztályokat érdemes bevonni az iroda kiválasztásába?

Jellemzően a pénzügy, a HR, az IT, az üzemeltetés, a jogi terület és az üzleti vezetők együttműködése vezet a legjobb döntéshez.

Mire kell figyelni a szerződés rugalmasságával kapcsolatban?

Érdemes tisztázni a bővítési lehetőségeket, a hosszabbítás feltételeit, az esetleges korai kilépés szabályait, valamint azt is, hogy bizonyos területek később visszaadhatók vagy albérletbe adhatók-e.

Miért nem elegendő csak a bérleti díjakat összehasonlítani?

Mert a teljes bérleti költséget az üzemeltetési díjak, az energiafogyasztás, az indexálás, az átalakítási költségek és a szerződés egyéb pénzügyi feltételei is jelentősen befolyásolják. Egy elsőre olcsóbb ajánlat hosszú távon akár lényegesen drágábbnak is bizonyulhat.