A szerződéskötés nehézségei

Az irodakeresés egyik legutolsó, már közvetlenül a költözést megelőző fázisa a szerződéskötés. Ez mind a bérbeadó, mind a bérlő számára fontos, hiszen az az a szakasz, amikor lehetőség van a különböző szerződéses feltételek tisztázására, a szükséges módosítások elvégzésére és a dokumentum közös összeállítására. Mivel az irodabérlet egy több évre szóló elköteleződést jelent, amit jogi szinten gyakorlatilag kizárólag a szerződés szabályoz, ezért nagyon nem mindegy, hogy pontosan mit is tartalmaz a megállapodás, hiszen ha kellő odafigyeléssel dolgozunk, elkerülhetjük a későbbi vitás eseteket. 

Egy kiadó iroda jogi dokumentációjának összeállítása azonban nem kis feladat. Bár rengeteg különböző jól működő sablon érhető el és nagy valószínűséggel az ingatlant bérbeadó vállalat is rendelkezik egy verzióval a saját, jellemző ügymenete szerint, egy ilyen irodabérleti szerződés lényeges ugyanakkor sokszor az egyéni részletekben rejlik. Ha egy cég rutinosabban mozog az üzleti ingatlanok piacán, akkor nagy valószínűséggel belsős feladatként is képes megoldani azt, hogy a szerződés mindkét fél igényeinek megfeleljen, ugyanakkor az sem ritka, hogy külső jogi segítségre van szükség annak érdekében, hogy minden rendben menjen.

Mikor elég a belsős csapat rutinja?

Kisebb cégek esetében kevésbé jellemző, nagyobb vállalatoknál ugyanakkor szinte kötelező egy olyan részleg működtetése, akik a különböző jogi ügyek terén is kellő rutinnal rendelkezik. Így egy irodabérleti szerződés összeállítása, ellenőrzése, illetve az előkészítő tárgyalások lefolytatása valamint a szerződéskötés is probléma nélkül megoldható a segítségükkel. Ráadásul nem minden irodabérleti szerződés igényel teljeskörű jogi átvilágítást sem, így ha egy vállalat már több hasonló szerződést kötött – akár ugyanazzal a bérbeadóval – és az új szerződés is a megszokott sémákat követi, akkor nagy valószínűséggel nincs szükség külső segítségre sőt, akár a pénzügyi vagy HR-csapat is képes megoldani a feladatot.

Ez a kitétel különösen igaz akkor, ha rövid távú bérletről van szó, nincs jelentős fit-out vagy átalakítási kritérium, a bérleti díj és üzemeltetési költségek megoszlása ismert és elfogadható, a felmondási feltételek nem térnek el jelentősen a piaci gyakorlatról, vagy ahogy már említettük, a szerződés egy ismert sémát követ. Röviden: minél egyszerűbb a szerződés tartalma, annál nagyobb valószínűséggel oldható meg a szerződéskötés külső jogi segítség nélkül. A probléma általában akkor kezdődik, ha a szerződés valamilyen egyedi vagy jelentős pénzügyi kockázatot jelent a kiadó iroda tekintetében, hiszen ilyen esetben a külsős jogász költségei eltörpülnek egy későbbi vita költségei mellett.

Milyen indexálási szabályoknál lehet szükség jogászra?

A kiadó irodák szerződése kapcsán az egyik leggyakrabban előforduló változó, ami egyben sokszor vezet vitás helyzetekhez is, az az indexálás. Habár a magyar ingatlanpiacon abszolút bevett gyakorlat az éves inflációkövető bérleti díjkorrekció, amit jellemzően valamilyen fogyasztói árindexhez kötnek, mindenképpen érdemes résen lenni annak érdekében, hogy a megállapodás erre vonatkozó részletei ne térjenek el jelentős mértékben a piacra jellemző mértéktől. Az tehát, ha a szerződésben szerepel a bérleti díj inflációkövető éves emelése, önmagában még nem probléma, de mégis számos kérdést vet fel.

Ahhoz, hogy ne érjen minket meglepetés, érdemes tisztázni az irányadó inflációs mutatót, az emelés/elszámolás alapját jelentő időszakot, egy minimum/maximum emelési korlátot, a visszamenőleges indexálhatóság kérdését, illetve azt, hogy az indexálás lehetőségként vagy kötelező pluszként jelentkezik-e a kiadó iroda költségeiben. A nem egyértelmű vagy hiányos megfogalmazások ugyanis később komoly pénzügyi vitákhoz vezethetnek. Így tehát ha a szerződés hosszabb távra szól, vagy az irodát övező kiadások a vállalat költségvetésében jelentős tételt képvisel, akkor az indexálás rendelkezéseinek külsős jogi felülvizsgálata mindenképpen indokolt.

Mikor jelent kockázatot a felmondási keretrendszer?

A szerződéskötés során a cég fókusza jellemzően az ügymenet minél gyorsabb és hatékonyabb lebonyolításán, illetve a megfelelő szerződéses feltételek meghatározásán van, ezzel is minél előrébb hozva a költözés lehetséges legkorábbi dátumát. Ilyenkor természetes, hogy a felmondás feltételei kissé elhomályosulnak, hiszen a cél az adott ponton éppen a birtokbavétel előkészítése. Egy jól felépített és működőképes szerződésben ugyanakkor muszáj kikötni a bérlet felmondásához kapcsolódó keretrendszer feltételeit is, hiszen ez világos helyzetet teremt a bérlő és a bérbeadó számára is.

Ez ugyanakkor egy olyan szerződéses pont, ahol egy külsős jogász megintcsak képes valódi hozzáadott értéket nyújtani, különösen az alábbiak tekintetében:

• rendes felmondási lehetőségek;
• határozott idejű szerződések megszüntetésének feltételei
• break option rendelkezések
• szerződésszegéshez kapcsolódó rendkívüli felmondási jogok
• értesítési és formai követelmények.

Ha egy hosszabb távú irodabérleti szerződés kerül előkészítésre, akkor igen szignifikáns különbséget jelent a bérlő szemszögéből az, hogy rendelkezik-e valamilyen formában idő előtti kilépési lehetőséggel, vagy erre csak a teljes futamidő végén van lehetősége. A hibás vagy nem a szerződés szerinti felmondás ugyanis jogi értelemben gyakran akár érvénytelen is lehet, ez pedig komoly pénzügyi következményekkel jár. Egy külsős jogász bevonása ugyanakkor már a szerződéskötés előtt segíthet tisztázni és kialakítani a felmondásra vonatkozó szabályokat úgy, hogy az mindkét fél számára elfogadható legyen.

Miért kritikus a közös költség és az üzemeltetési díjak elszámolása?

A szerződéskötés talán legösszetettebb részét a pénzügyi feltételek meghatározása és tisztázása jelenti, hiszen ez mindkét fél számára egy neuralgikus pont, bár két különböző oldalról. A kiadó iroda kapcsán sok bérlő hajlamos csupán a bérleti díja koncentrálni, holott hosszabb távon sokkal inkább az üzemeltetési költségek azok, amelyek érdemben eldöntik azt, hogy a bérlet megéri-e vagy sem. Ha szeretnénk elkerülni a vitás helyzeteket, a szerződésben az ezekre vonatkozó számokat és feltételeket is érdemes kikötni, illetve a korábban már említett indexálási feltételek mentén egy várható emelkedési rátát is megjelölni, amivel a bérlő cég is kalkulálhat. 

A szerződésből egyértelműen ki kell derülnie, hogy milyen költségelemek tartoznak az üzemeltetés körébe, tisztázni kell az elszámolás gyakoriságát, érdemes kijelölni a költségek ellenőrzésére szolgáló dokumentumok körét, illetve a költségplafon és a pénzügyeket érintő betekintési vagy audit jog is hasznos kitétel lehet. A tapasztalatok szerint az ingatlanpiacon több olyan jogvita is előfordult, ahol az eltérő értelmezés a szolgáltatási díjak vagy közös költségek növelésének lehetőségéről alakult ki. A pontos definíciók és korlátozások hiánya jelentős többletkiadásokat eredményezhet a bérlő számára. Amennyiben a költségszerkezet bonyolult vagy többféle szolgáltatási elem kapcsolódik hozzá, érdemes külső jogi kontrollt kérni.

Mikor kell különösen figyelni a felelősségi körökre?

Az irodaházak és irodák üzemeltetése során számos olyan helyzet fordulhat elő, amikor nem egyértelmű, hogy a felelősség a bérbeadót/üzemeltetőt, vagy a bérlőt terheli. Mivel ez akár komoly anyagi vonzattal járhat, nem beszélve a működési kockázatokról, mindenképpen érdemes tisztázni a különböző felelősségi köröket, és ezt a szerződésben is rögzíteni. A gyakori esetek között találjuk például az alábbiakat:

• műszaki meghibásodások;
• informatikai vagy áramellátási problémák;
• káresemények;
• karbantartási kötelezettségek;
• biztosítási kérdések.

A kereskedelmi bérleti szerződések nagyfokú szerződési szabadságot biztosítanak a felek számára, ezért sok olyan kérdés is a szerződésben kerül rendezésre, amelyet a jogszabályok nem szabályoznak részletesen. Ez egyben nagyobb kockázatot is jelent a bérlő számára.  Ha a szerződés jelentős felelősséget telepít a bérlőre, vagy a felelősségkorlátozási rendelkezések túlságosan egyoldalúak, mindenképpen célszerű jogászi véleményt kérni.

Mi a helyzet a helyreállítási és kiköltözési kötelezettségekkel?

A kiadó iroda bérleti szerződése ideális esetben nem csak a beköltözés és az aktív használat feltételeit szabályozza, hanem a kiköltözésre vonatkozó kritériumokról is rendelkezik. Ez természetesen nem arra szolgál, hogy a bérlő számára felesleges plusz feladatokat és terheket jelöljön ki, sokkal inkább arról, hogy a védje a feleket az esetleges vitás helyzetektől. A bérleti jogviszony végén jelentkezhet ugyanis az egyik leggyakrabban alábecsült kockázat. A beköltözéskor végzett átalakítások, belsőépítészeti munkák vagy egyedi kialakítások kapcsán ugyanis gyakran felmerül, hogy a bérlőnek milyen állapotban kell visszaadnia az ingatlant.

A fit-out, vagyis a bérbeadó által anyagilag is támogatott átalakítási munkák az irodabérleti szerződésekben is gyakran megjelennek, ennek részszabályozásait és a visszaszolgáltatásra vonatkozó kritériumait ugyanakkor érdemes előre tisztázni. Milyen helyreállítási kötelezettség terheli a bérlőt? Mi történik a beépített eszközökkel? Ki viseli az esetleges bontási költségeket? Milyen állapotban kell átadni az irodát a szerződés végén? Csak néhány olyan kérdés, ami komoly vitákat szülhet, mégsem biztos, hogy a cég belsős munkatársai kellő figyelmet fordítanak rájuk a tárgyalások során. Ha tehát az irodabérleti szerződés fit-out opcióval is bővül, akkor feltétlenül érdemes külsős jogi segítséget kérni.

Összefoglalás

Egy irodabérleti szerződés esetében nem feltétlenül szükséges minden alkalommal teljes körű jogi átvilágítást végezni. Vannak azonban olyan szerződéses pontok – különösen az indexálás, a felmondási feltételek, az üzemeltetési költségek, a felelősségi körök és a kiköltözési kötelezettségek –, ahol egy külső jogász bevonása jelentős kockázatokat előzhet meg. A legjobb megközelítés általában nem az, hogy a teljes dokumentumot automatikusan átadják jogi ellenőrzésre, hanem az, hogy a vállalat előre azonosítja azokat a területeket, amelyek a legnagyobb pénzügyi vagy működési hatással lehetnek a következő években és ezekkel kapcsolatban kér szakmai segítséget.

GYIK

Minden irodabérleti szerződéshez szükséges ügyvédet bevonni?

Nem. Standard feltételek mellett, ismert bérbeadóval és korábban már alkalmazott szerződésminták esetén sokszor elegendő a belső ellenőrzés. Egyedi vagy nagy értékű szerződéseknél azonban erősen ajánlott a jogi kontroll.

Melyik szerződéses pont okozza a legtöbb későbbi vitát?

Gyakran az indexálás, az üzemeltetési költségek elszámolása, valamint a felmondási és helyreállítási kötelezettségek körül alakulnak ki a legjelentősebb nézeteltérések.

Mikor érdemes külön figyelni az indexálási feltételekre?

Minden több évre szóló szerződésnél. Fontos tisztázni az alkalmazott indexet, a számítás módját és az esetleges korlátokat.

A közös költségek ellenőrizhetők a bérlő által?

Sok szerződés biztosít auditjogot vagy betekintési lehetőséget, de ezt kifejezetten rögzíteni kell a megállapodásban.

Mennyi idővel a szerződés aláírása előtt érdemes jogászt bevonni?

Ideális esetben még a végleges verzió kialakítása előtt, amikor a vitás vagy tárgyalható pontok módosítására van lehetőség. Egy már elfogadott feltételrendszert sokkal nehezebb utólag átírni.