Hogyan találjuk meg az ideális irodát?

A legtöbb cégvezető fejében talán az a kép él, hogy az ideális iroda felkutatása nem túl bonyolult feladat, hiszen világosan látja milyen költségkerettel dolgozhat a cég és ez alapján pillanatokon belül megtalálják majd a leginkább megfelelő ingatlant. Kétségtelen, hogy az már eleve egy jó kezdő lépés, ha valamilyen konkrét számhoz vagy elváráshoz köthetjük a keresést, a folyamat ugyanakkor nem ennyire egyszerű, az óriási és kifejezetten összetett kínálat pedig sokszor nem hogy segíti, de akár hátráltathatja is a folyamatot. Ez pedig egy rendkívüli módon, akár több hónapon keresztül húzódó keresést eredményezhet, ami akár anyagi kockázatot is jelenthet.

Mit tehet tehát egy cég, hogy hatékonyabban találja meg a megfelelő irodaházat és benne található irodát? Elsőként semmiképpen sem érdemes alábecsülni a folyamatot, és az sem árt, ha már előre jól körülhatárolható paraméterekkel és igényekkel készülünk rá. Ez a gyakorlatban annyit tesz, hogy listázzuk a cég alapvető elvárásait, illetve lehetőségeit, valamint az is jó vezetői döntés, ha a munkavállalók véleményét is kikérjük. Ez alapján már összeáll egy olyan checklist, ami mentén sokkal hatékonyabban szűrhetjük még a leggazdagabb kínálatot is, ezzel időt és energiát spórolva magunknak és a cégnek.

Milyen paraméterekre érdemes figyelni?

A cégek által listázott paraméterek rendkívül sokfélék lehetnek, hiszen mindenki számára más szempontokon át vezet az út az ideális választás felé. A legbiztosabb ugyanakkor az, ha a már említett költségkeret mellett bizonyos alapvető paramétereket is meghatározunk, amik egyben hatékony szűrési feltételként is jól működnek. Ez lehet az alapterület, a hasznos tér, a lokáció, a műszaki felszereltség, az irodaház állapota és szolgáltatásai, illetve sok más, ennél szubjektívebb szempont. Ezek egy jelentős része a hirdetésekből is kiderül, ugyanakkor az online keresés során nem feltétlenül kaphatunk teljes képet a valós körülményekről. Érdemes tehát több potenciális jelöltre szűkíteni a kínálatot, több ajánlatot bekérni és természetesen személyesen is megtekinteni a leendő irodát.

Miért fontos a személyes, helyszíni bejárás?

Az irodaházak hirdetései értelemszerűen azt a célt szolgálják, hogy minél több érdeklődőt vonzzanak be, ezáltal pedig igyekeznek az irodák legelőnyösebb arcát mutatni. A műszaki paraméterek kapcsán persze nehéz lenne ferdíteni, hiszen ezek rövid úton kiderülnek, ugyanakkor sok olyan részlet is rejtve maradhat, ami egyébként az iroda mindennapi használatóságát és a bérlőket érintő költségeket is befolyásolhatja. Ha hatékonyan vagyunk képesek szűrni a megfelelő hirdetéseket, az már félsikernek tekinthető, ugyanakkor a figyelmünk azután sem hagyhat ki, hogy megtaláltuk a potenciális jelölteket.

Ezért sem győzzük eleget hangsúlyozni, hogy mennyire fontos az ingatlanok személyes bejárása, ami során olyan részletekre is fény derülhet, ami a döntést is alapvetően befolyásolhatja. Ez nem feltétlenül egy szigorúan műszaki jellegű szemle, de mindenképpen érdemes figyelni az összes olyan körülményre, ami a keresés és a választás során felmerült. A végleges döntést enélkül nem is hozhatjuk meg érdemben, hiszen ez esetben utólag is érhetnek minket kellemetlen meglepetések. De még ha meg is van a végső választás, az átadás-átvétel során sem árt még egyszer végigfutni a kritériumokon és az irodaház esetleges kérdéses pontjain.

Hogyan zajlik az iroda átvétele?

Az iroda átvételének folyamata egyéni megállapodás szerint is történhet, és ez esetben nem feltétlenül kell ragaszkodni az új építésű lakásoknál bevett műszaki átvétel és birtokbavétel kettőséhez, hiszen ez akár egy füst alatt is megoldható. Ezekben az esetekben a bérlő és a bérbeadó közösen járják be az ingatlant, ami során fontos, hogy ez ne csak az irodatérben, hanem az irodaházban is megtörténjen. Ebben a fázisban a szerződést érintő tárgyalások jellemzően már lezajlottak és nagy valószínűséggel a hivatalos dokumentáció is aláírásra került, ugyanakkor ez nem jelenti azt, hogy ne lenne lehetőségünk bérlőként ellenőrizni és kiegészítő dokumentumokkal rögzíteni az áradás-átvétel során tapasztaltakat.

E folyamat során sem kell félni a kérdésektől, hiszen bérlőként vélhetően egy több éves szerződést kötünk az irodaház és az iroda tulajdonosával vagy bérbeadójával, így idő előtt érdemes tisztázni minden felmerülő problémát vagy igényt. Legyünk tehát körültekintőek, vizsgáljuk meg érdemben az iroda jellemzőit, műszaki állapotát, illetve arra is érdemes figyelni, hogy az előzetes bejáráshoz képest változott-e valami, ami akár a mindennapi használatra is hatással lehet. A feladat tehát adott, bár nem egyszerű, így semmiképp sem vehető félvállról.

Mi a szerepe az üzemeltetésnek?

Az irodaházak üzemeltetése általában egy kiszervezett tevékenység, amit az ebben jártad szolgáltató cég végez. Adott esetben persze a tulajdonos a saját kezébe is veheti ezeket a feladatokat, de jellemzően számukra is sokkal hatékonyabb, ha az irodaház mindennapi működtetéséért egy szakértő cég felel. Az üzemeltetés minősége pedig a bérlők mindennapjaira is hatással van, hiszen ha az irodaház műszaki körülményei, a rendszerek működése vagy akár a közös helyiségek állapota és rendezettsége nem megfelelő, az nem csupán presztízs- hanem a gyakorlati működést befolyásoló kérdés is. Az átadás-átvétel során tehát elsősorban nem is a tulajdonos felelősségi körét kell megvizsgálni, hanem azt, hogy az üzemeltetés láthatóan jól végzi-e a feladatát. A kérdés azért is trükkös, mert a hatékony üzemeltetés általában láthatatlan, hiszen ez azt jelenti, hogy a problémák elhárítása folyamatos.

Az irodaház tulajdonosánál persze nyugodtan rákérdezhetünk, hogy mik a tapasztalatok az ingatlanüzemeltetés kapcsán, ahogy akár a szolgáltatási szintű (SLA) szerződések tartalmát is kikérhetjük, amiben pontos feladatköröket, határidőket és vállalásokat találunk. Ez persze nem feltétlenül az átadás-átvétel része, ám ha ennek során tapasztalunk szokatlan dolgokat vagy változásokat, akkor mindenképpen érdemes figyelmet fordítani az irodaház megfelelő üzemeltetésének kérdéseire is.

Milyen műszaki pontokat érdemes ellenőrizni?

Az átadás-átvétel során a fókusz egyértelműen az irodán van, így elsősorban az erre vonatkozó műszaki kritériumokra érdemes fókuszálni. Az irodaház, mint nagy egész persze szintén fontos része a mindennapoknak, de a cégek munkájának szűkebb közege mégiscsak az irodatér, így számukra ez a leginkább releváns. A folyamat során érdemes figyelmet fordítani a körülményekre, az esetleges hibákra, a rendszerek állapotára – hűtés/fűtés, internet stb. – illetve azokra a szubjektív szempontokra is, amik a cég számára fontosak.

Különösen akkor fontos, hogy tisztázzuk a körülményeket, ha azt tapasztaljuk, hogy a bejáráshoz képest negatív változások történtek. Ugyanez igaz azokra az esetekre is, ha a bejárás után és a szerződéskötés előtt jeleztünk bizonyos igényeket, illetve javítandó problémákat, amire a bérbeadó vállalást tett, de ezek esetleg mégsem lettek elvégezve, vagy hiányosnak találjuk a készültségi állapotot. Fontos kiemelni, hogy az átadás-átvétel során még lehetőségünk van rögzíteni ezeket a kérdéses pontokat, aminek kapcsán rendkívül fontos a megfelelő dokumentáció.

Miért lehet szükség jegyzőkönyvre?

A dokumentáció sokak számára csak felesleges nyűgnek tűnik, ugyanakkor az átadás-átvételi jegyzőkönyv nagyon fontos annak érdekében, hogy hivatalosan is rögzítsük, milyen állapotban vettük át az irodát. Erre egyrészt azért van szükség, mert már jó előre feljegyezhetjük, hogy milyen kérdéses pontokat találtunk, ami adott esetben az üzemeltető vagy tulajdonos számára lesz megoldandó feladat, a megkötött szerződés értelmében. 

Másrészt az átadás-átvételi jegyzőkönyv révén magunkat is védhetjük. Ha csak egy kilazult konnektort, egy foltot a falon vagy bármilyen olyan tényezőt észlelünk, ami az iroda állapotát befolyásolja, azt képekkel és írásban is rögzítsük, mivel így későbbi, esetleges vitás helyzeteknél is használhatjuk a jegyzőkönyvet annak igazolására, hogy a körülmények már az átvételkor is fennálltak, így a felelősség nem a bérlőt terheli. Ha tehát már ekkor is kellően körültekintőek vagyunk, az a jövőben akár költséget is spórolhat a cég számára, mivel az esetleges problémák javítása nem a büdzsét terheli majd.

Összefoglalás

Az irodakeresés során rengeteg különböző szempont merülhet fel, ami által a folyamat is leegyszerűsíthető, hiszen a szűrési feltételek mentén hatékonyan szelektálhatjuk a kínálatot. A hirdetések ugyanakkor nem árulnak el mindent, így a személyes bejárás, a kérdéses pontok tisztázása és az átgondolt tárgyalások is fontos részét képezik az egésznek. Az átadás-átvétel során pedig szintén érdemes észnél lenni, hiszen ez az utolsó lehetőség arra, hogy minden olyan körülményt hivatalosan, jegyzőkönyv formájában is rögzítsünk, ami a jövőben kérdéses helyzeteket eredményezhet.

GYIK

Miért fontos az iroda műszaki állapota?

Az iroda műszaki állapota közvetlenül befolyásolja a használhatóságot is, ami a cég mindennapi működésére is hatással van. Legyen szó akár az internetkapcsolatról, a villamoshálózatról, a közösségi helyiségek állapotáról, vagy éppen az alapvető komfortról, ezek a végleges döntést is érdemben befolyásolhatják.

Mi az üzemeltetés szerepe?

Az irodaház és az irodák megfelelő állapotban tartása, illetve a napi, gördülékeny működés biztosítása az esetek többségében nem a tulajdonos, hanem az ingatlanüzemeltető felelőssége. Ezért is lehet érdemes rákérdezni az eddigi tapasztalatokra, vagy akár a szolgáltatási szintű szerződések tartalmára, hiszen így könnyen képbe kerülhetünk azzal, mire számítsunk.

Miért fontos a jegyzőkönyvezés?

A jegyzőkönyv egy jól működő, hivatalos és jogilag is érvényes formátum arra, hogy az átadás-átvétel hivatalos adatait, illetve az esetleges megjegyzéseket, kérdéseket és hibákat megfelelően rögzítsük, ami később is hasznos hivatkozási alap lehet.

Hogyan spórolhatunk, ha körültekintőek vagyunk?

Az átadás-átvétel során megfelelően felfedezett hibák és általános problémák megfelelő dokumentációja révén később is igazolhatjuk, hogy a jelenségek már a birtokbavétel idején is fennálltak, ezáltal ha a jövőben kérdéses helyzet adódik, esetleg a bérbeadó ránk szeretné terhelni ezek javításának költségeit, a jegyzőkönyv segíthet pénzt spórolni.

Mit érdemes rögzíteni a jegyzőkönyvben?

Az alapvető információk és adatok – bérbeadó képviselője, cég képviselője, dátum, hely stb. – mellett az ekkor esetleg felmerülő kérdések, hibák és észrevételek is jó, ha helyet kapnak a hivatalos dokumentumban.