Mire figyeljünk a keresés és kialakítás során?

Az irodakeresés folyamatát általánosan sem érdemes csupán a konkrét keresési időszakra szűkíteni, hanem sokkal inkább egy komplett, összetett folyamatként kezelni, amibe a bérleti tárgyalások, a szerződés előkészítése és aláírása, illetve az irodahelyiség kialakítása és egyéni igények alapján történő berendezése is beletartozik. Mivel egy irodahelyiség Budapesten is számos különböző paraméterrel rendelkezhet, érdemes már idejekorán összehangolni az előzetesen várható vagy konkrét igényeket, illetve a kínálat optimális szűrését. Az összes apróságra persze szinte lehetetlen felkészülni, de ha már a keresés során is egy jól körülhatárolható képpel rendelkezünk az iroda berendezését és alapvető funkcióit tekintve, a saját dolgunkat könnyíthetjük meg.

A céges igények és a munkavállalók, illetve a vezetőség elvárásai sokfélék, és gyakran különbözőek lehetnek, ugyanakkor mindenki számára fontos szempont, hogy az irodahelyiség képes legyen maradéktalanul kiszolgálni a mindennapi munka során felmerülő igényeket, illetve mindenki számára kellően komfortos közeget jelentsen. Ennek zöme a berendezés és kialakítás során dől el, ugyanakkor néhány alapvető paraméter figyelembevételével már a keresés során is hatékony lépéseket tehetünk ebbe az irányba. Az iroda alapterülete, a hasznos tér mérete, a helyiség típusa és az esetleges fit-out lehetőségek ugyanis olyan kritériumok, melyek nagymértékben meghatározzák a bérlő cég berendezkedésének lehetőségeit.

Miért van szükség igényfelmérésre?

Az irodahelyiségek budapesti kínálatát rendkívül egyszerűen szűrhetjük a különböző konkrét műszaki paraméterek mentén, így már az első rostán is csak olyan opciók maradnak majd fenn, melyek a gyakorlatban is jó megoldást jelenthetnek a cég számára. Nem felejthetjük azonban el azt, hogy az iroda aktív használói a munkavállalók lesznek, akik adott esetben minden nap, de heti több alkalommal szinte biztosan jelen vannak és a munkavégzés zöme is ebben a térben zajlik. Ha tehát biztosra szeretnénk menni, már a keresés elején vagy azt megelőzően érdemes lehet egy kisebb felmérést tartani a kollégák körében, hogy milyen észrevételeik vannak a munkahelyi környezettel kapcsolatban, illetve szerintük milyen tulajdonsággal rendelkezik az ideális iroda.

Ezek a paraméterek és kritériumok aztán nagyon könnyen – és szervesen – beépíthetők a keresés folyamatába, ezáltal már a korai szűrések során is hatékonyan kiválaszthatjuk a legjobb jelölteket, melyek nem csak a műszaki adottságok, hanem a munkavállalói igények tekintetében is megfelelnek az előzetes elvárásoknak. A cégnél működő különböző részlegek persze más-más oldalról közelíthetik meg a kérdést, így az igények részletei is különbözhetnek. Az azonban már egy külön feladat, hogy a hozzájuk kapcsolódó terektet az optimális működés érdekében képesek legyünk menedzselni és összehangolni.

Open office vagy szeparált terek – mit befolyásol az iroda jellege?

Mielőtt részletesebben is megvizsgálnánk a cég egyes részlegei számára ideális terek kritériumait, mindenképpen érdemes egy kicsit beszélni az irodák alapvető paramétereinek jelentőségéről. Az irodahelyiségek budapesti palettáján ugyanis sok különböző megoldás létezik, melyek közül a legélesebben talán az open office és a szeparált terekkel operáló konstrukciók különülnek el. A két opció két különböző megközelítést testesít meg, így egyik sem jobb vagy rosszabb, egyszerűen csak más. Az open office, vagyis az egyetlen nagy térrel működő irodák jellemzően azon cégek számára jelentenek jó megoldást, ahol fontos a munkatársak és a különböző részlegek folyamatos, közös munkája, és az együtt történő kreatív gondolkodás, illetve a közösség tudatos megerősítése.

A szeparált terek azoknak a cégeknek jelentenek ideális választást, ahol mindenképpen nagyobb nyugalomra, esetenként fókuszáltabb munkavégzésre van szükség, vagy éppen a jelentősebb ügyfélforgalom miatt a leválasztott tárgyalók megléte is nélkülözhetetlen. A két alapkonstrukció különbségeire pedig a műszaki paraméterek terén is érdemes figyelni. Egy open office iroda akár kisebb alapterülettel is több hasznos teret képes kínálni, míg egy szeparált terekkel működő irodánál számításba kell venni a válaszfalakat, a közlekedési folyosókat és más, nem feltétlenül haznos teret. Az alapterület tekintetében – és ezáltal a bérleti díj kapcsán is – tehát az egyik alapvető kérdés az iroda jellege.

Milyen infrastruktúrát igényel a hatékony ügyfélfogadás?

A nagyobb ügyfélforgalmat bonyolító cégek számára jellemzően két paraméterre érdemes figyelni: a fogadó- és tárgyalóterekre. Ezek kialakítása, mennyisége, illetve mérete már némiképp más kérdés, bár a keresés és berendezés során is nélkülözhetetlen szempontot jelentenek. A fogadás kapcsán az irodaház is szerephez jut, hiszen a főbejáratnál található recepció és a hatékonyan működő beléptetőrendszer már önmagában is pozitív benyomást képes ébreszteni a látogatókban. Ettől függetlenül a cég saját irodájában is érdemes figyelmet fordítani a kulturált és kényelmes forgadóterekre, egy információs pult vagy recepció kialakítására, ami az ügyfelek magas színvonalú köszöntését, vagy szükség esetén várakoztatását is lehetővé teszi.

Bár az ügyfelek fogadása alapvetően az open office koncepcióban is működik, ha tárgyalásokra kerül sor, akkor a privát terek kiemelt fontossággal bírnak. A nagyobb ügyfélforgalommal működő cégek számára tehát működőképesebb lehet a szeparált terekkel működő koncepció, de legalábbis 1-2 leválasztott tárgyalótér alkalmazása. Az irodahelyiségek budapesti opciói között erre is sok különböző megoldást találunk, arra azonban mindenképpen érdemes figyelni, hogy a tárgyalóigények volumenétől függően jóval nagyobb alapterületre, vagy az alap berendezési koncepció átgondolására lehet szükség. Ennek kapcsán pedig a recepció és a fogadótért is jelentős pluszt jelenthet az optimális irodaméret tekintetében. 

Mit igényel a megfelelő back office működés?

A back office egy cég “láthatatlan” tőkéje, vagyis az a részleg, ami ugyan a háttérben végzi tevékenységét, de munkájuk nélkül a cég működése rövid időn belül ellehetetlenülne. Ebbe a kategóriába számos terület és munkakör beletartozhat, így ezek felsorolására most nem is vállalkoznánk. A fogadóterekkel és a front office munkatársak igényeivel szemben ugyanakkor ez esetben sokkal inkább a privátabb, szeparáltabb terek kerülhetnek előtérbe. A back office számára az ideális munkahelyi környezet ugyanis a csendesebb közeget, a saját, ergonomikus teret, illetve a fókuszáltabb munkavégzés lehetőségét jelenti. 

Ez természetesen nem jelenti azt, hogy az open office koncepción belül ne lenne lehetőség a back office munkatársak kulturált körülményeinek megteremtésére, ám sok múlik azon is, hogy pontosan milyen részlegről van szó. Mást igényel a pénzügy, a HR, a kreatív munkatársak stb. így az irodakeresés és bérlés során azt is érdemes figyelembe venni, hogy a cég milyen különböző területeken alkalmaz munkavállalókat és ezek mentén mely koncepciók tudnak leginkább érvényesülni. Egy irodahelyiség Budapesten sok különböző lehetőséget kínál ezek összehangolására, ugyanakkor ez már a bérlő cég feladatai közé tartozik.

Miért érdemes külön kezelni a vezetői tereket?

A már említett részlegekhez hasonlóan a vezetői terek jellegét és szükségességét is nehéz egységesen kezelni, hiszen minden cégvezető attitűdje egy kicsit más, ehhez kapcsolódóan pedig az igények is eltérőek lehetnek. Az általános berendezkedés szerint ugyanakkor a vezetők számára mindig szükséges egy különálló, szeparált tér kialakítása, hiszen a döntéshozatal, a cég folyamatainak összehangolása, a tárgyalások vagy éppen munkáltatói megbeszélések abszolút ezt igénylik. Épp ezért, még egy open office koncepcióban is érdemes valahogy megoldani azt, hogy legyen lehetőség egy leválasztott, komfortos vezetői tér kialakítására. Erre persze nem elsősorban azért van szükség, hogy éreztessük a vezető(k) hierachiában betöltött magasabb pozícióját, sokkal inkább azért, hogy kellő tisztelettel és a megfelelő körülményekkel biztosítsuk a cégvezetés sokszor bonyolult feladataihoz kapcsolódó munkát és a megfontolt döntéshozatalt egyaránt.

Hogyan hangolható össze a különböző terek működése?

Talán a fentiekből is jól látszik az, hogy a különböző részlegek összehangolt munkáját nem feltétlenül bonyolult a megfelelő terekkel is támogatni. Tény, hogy munkakörtől függően más-más igények merülhetnek fel, de egy jó vezető ismeri annyira a cégét, hogy a struktúra alapján már az irodakeresés során is az annak megfelelő opciókat szűri ki a kínálatból. Az iroda berendezése és kialakítása pedig külön lehetőséget kínál arra, hogy a végletekig képesek legyünk optimalizálni a teret annak érdekében, hogy minden munkavállalók a szükségleteinek megfelelő körülményekhez jusson.

Az open office és szeparált koncepciók mindegyike működőképes, ám mindenképpen érdemes felismerni azt, hogy a cég működését melyik szolgálja hatékonyabban. A hibrid megoldások is jelen vannak ugyan a piacon, de általában a tisztább, egy konkrét koncepciót követő struktúrák a működőképesek, ha gördülékeny munkavégzésről és ergonomikus, komfortos munkahelyi környezetről van szó. Az irodahelyiségek budapesti felhozatalában sok különböző lehetőséget találunk, melyek közül mindegyik lehetőséget ad arra a cégek számára, hogy a saját igényeinek és működésüknek megfelelő környezetet alakítsanak ki.

Összefoglalás

Az irodakeresés során számos műszaki paraméter mentén szűrhetjük hatékonyan a kínálatot, ugyanakkor egy előzetes munkavállalói igényfelmérés és közvéleménykutatás is sokat segíthet az ideális helyiség felkutatásában. A keresés és berendezés során pedig mindenképpen érdemes figyelembe venni a cégnél működő különböző területek hatékony munkavégzéséhez szükséges körülményeket, és ezek összehangolásával egy ergonomikus és a munkát támogató közeget létrehozni.

GYIK

Milyen műszaki paraméterek alapján keressünk irodát?

Az irodakeresés során számos objektív műszaki paraméter segítheti a keresést, így például a bérleti díj, az alapterület, a hasznos tér mérete, a kialakítás, a műszaki felszereltség, az irodaház besorolása és minősítésre, a lokáció vagy éppen a megközelíthetőség is döntő szempont lehet.

Miért már az open office koncepció?

Az open office koncepció az irodát egyetlen nagy, nyitott térként kezeli. Bár jellemzően itt is különálló munkaállomások vannak jelen, a cél ez esetben a közös, kreatív gondolkodás, a munkavállalók folyamatos együttműködése és a céges összetartás erősítése. Az alapterület tekintetében ez a koncepció gazdaságosabb megoldást jelenthet.

Miért lehet szükség szeparált terekre?

Bizonyos munkakörök kapcsán nélkülözhetetlen az, hogy legyen valamilyen leválasztott, privátabb tér, ahol fókuszáltabb, nyugodt munkavégzésre van lehetőség. A hagyományosabb irodák általában ezt a koncepciót követik, de adott esetben az open office irodákban is van lehetőség privát terek/fülkék kialakítására.

Hogyan hat a vendégfogadás az iroda méretére?

A nagyobb ügyfélforgalmat bonyolító cégek számára nélkülözhetetlen egy recepciós pult, illetve egy kulturált fogadótér kialakítása, ahol a látogatók üdvözlése, navigálása és komfortos várakoztatása is megoldható. Ez persze saját, külön teret igényel magának, így ezekben az esetekben nagyobb alapterületre vagy kreatívabb térkihasználásra lesz szükség.

Miért fontos a terek összehangolása a működés szempontjából?

A cégek hatékony működésének egyik alapvetése a részlegek összehangolt munkavégzése, amihez a terek tudatos és szinkronban lévő menedzselésével is hozzájárulhatunk. Ezzel kapcsolatban a leginkább arra érdemes figyelni, hogy az egyes részlegek a munkavégzéshez szükséges ideális terekben kerüljenek elhelyezésre, de legyen lehetőség a kapcsolódásra és közös gondolkodásra is – például közösségi terekben.