Miért van nehéz dolga egy cégnek?

A kérdés meglehetősen általános, de ebben az esetben természetesen az irodák kapcsán került feltevésre, ami közelebb visz ugyan a megoldáshoz, de még így is rengeteg szemponttal számolhatunk. Az alaptétel, hogy egy cégnek szüksége van egy saját térre, ahol a mindennapi munkavégzés történik, amihez maga a cég is kötődhet, illetve egy olyan találkozási pontra, ahol a munkavállalókkal és a partnerekkel is komfortos körülmények között zajlanak az interakciók. A képlet ezen része tehát egyszerű, de nagyon könnyen bonyolítható.

Felmerül ugyanis a kérdés, hogy milyen is egy ideális iroda és hogyan választhatja ki egy cég a számára leginkább megfelelő ingatlant? Először magát a konstrukciót kell eldönteni, tehát hogy vásárlásról vagy bérlésről beszélünk. Bár különbözőek lehetnek a szempontok, a tendenciák egyértelműen azt mutatják, hogy az érdeklődés a kiadó irodák felé billen, hiszen egy sokkal rugalmasabb és költséghatékonyabb megoldásról beszélhetünk.

Ezután következik a konkrét ingatlan, aminek kiválasztása óriási feladat, hiszen egy minden nap, sokak által használt helyiségről van szó. Ennek pedig feltétlenül illeszkednie kell a cég és a dolgozók igényeihez, hiszen csak ezáltal lehet esély megteremteni egy olyan munkakörnyezetet, ami kellően komfortos, produktív és a partnerek felé is egyértelműen pozitív üzenetet közvetít. Egy irodával a cég valamilyen formában arculatot is választ magának, amihez az ingatlan az alap, a többit pedig saját maga adhatja hozzá.

Miért lehet hátrány a széles kínálat?

Az üzleti ingatlanok kínálata egészen óriási, ami első blikkre talán rendkívül pozitív ténynek tűnhet az irodakeresés kapcsán. Valóban jó dolog, hogy a cégek rengeteg különböző opció közül választhatnak, melyek tárháza lényegében hónapról-hónapra változik és bővül, de ez az előny egyben óriási hátrányt is jelenthet. A túl sok opció egy idő után ugyanis könnyen interferenciát szülhet, a cégek pedig elveszítik a fókuszt azzal kapcsolatban, hogy valójában mit is keresnek és mire van szükségük. Egy vadiúj, hipermodern vagy éppen hatalmas alapterületű kiadó iroda valóban csábító lehet, de érdemes feltenni a kérdést: valóban szükség van rá?

Az irodakeresés során sok személyes preferencia is előtérbe kerülhet, de a hatékony szűréshez és az optimális választáshoz érdemes inkább az objektív tényezőkre és konkrét paraméterekre támaszkodni. Ezek közül is a legalapvetőbb talán a méret, hiszen önmagában ez is képes meghatározni azt, hogy egy iroda alkalmas-e az adott cégnek vagy sem. Talán túlságosan leegyszerűsítőnek tűnik ez az álláspont, de valahol el kell kezdeni a szűrést, az alapterület pedig egy rendkívül konkrét, kézzelfogható jellemző, ami egyértelműen segít a jó irányba elindulni.

Hogyan határozható meg az optimális iroda méret?

A kiadó iroda ideális méretének meghatározásakor értelemszerűen a cég dolgozói létszámát érdemes alapul venni. Minél több alkalmazott, annál nagyobb szükséges tér – az alapszabály lényegében ennyi. A pontos számok pedig ezután következnek, amire ugyan léteznek jól bevált kalkulációk, de természetesen az egyedi igények és az elképzelt iroda tereinek szükségletei is beleszámítanak a végeredménybe. Amivel mindenképpen érdemes számolni:

• munkaállomások
• tárgyalók
• közösségi terek
• közlekedésre szolgáló folyosók, terek

Ezzel a felsorolással abszolút a felszínt kapargatjuk, de mindenképpen jó alapot jelent a kalkulációhoz. Az sem mindegy, hogy “egyterű” open office, vagy szeparált terekkel rendelkező irodáról van szó, hiszen ez is módosíthatja a döntést, hiszen utóbbi esetben akár 15-30 százalékkal több térre is szükség lehet a kialakítás miatt. 

Ha konkrét számokat szeretnénk az induláshoz, érdemes a munkaállomásokkal kezdeni, hiszen ilyenre vélhetően minden munkavállalónak szüksége van. Az erre meghatározott minimális alapterület kb. 3 m2 , de egy dolgozónak összesen nagyjából 6 m2 helyre van szüksége a komfortos munkához. Ha ezt felszorozzuk az összlétszámmal, beleveszünk egy vagy több, nagyjából 10-20 m2-es tárgyalót és a közösségi tereket is, akkor végül egy egészen jól körülhatárolható eredményt kapunk a kiadó iroda szükséges alapterületét illetően.

Hol csúszhat el könnyen a döntés?

Az iroda alapterülete mindenképpen fontos támpont az optimális döntéshozatalhoz, de természetesen az olyan szempontok is relevánsak, mint az infrastruktúra, az iroda lokációja, a közlekedési/megközelítési lehetőségek, extra szolgáltatások stb. Ezek egyesével is számos buktatót tartalmaznak, mégis azt mondhatjuk, hogy az ideális iroda kiválasztása kapcsán a leggyakoribb probléma az, ha a bérlő alul- vagy túlbecsüli a saját igényeit, akár a méretet, akár a szükséges paramétereket illetően. Ez elsősorban azért van így, mert ez az egyetlen paraméter is számos más területre van hatással, a költségektől kezdve, a nem megfelelő munkakörnyezeten át a dolgozói elégedettséggel bezárólag. A kiválasztás során tehát akár egyetlen alapvető paraméter is esszenciális jelentőséggel bírhat sok más szempontból is, így nem árt valóban átgondolt és megfontolt döntést hozni a kiadó iroda kapcsán, akár konkrét kalkulációkkal is megtámogatva.

Mi a probléma egy túl kicsi irodával?

Egy kisebb méretű kiadó iroda értelemszerűen sokkal olcsóbban bérelhető ki, mint nagyobb társai, ugyanakkor a megfelelő munkakörülmények biztosításával szemben a költségvetés sem jelenthet döntő érvet. Egy alulméretezett helyiségben ugyanis nincs lehetőségünk megfelelően komfortos, élhető környezetet kialakítani a munkavállalók számára, akik nem csak személyes terükben, hanem sokszor a közösségi terek szempontjából is hátrányba kerülnek. Ez pedig hosszabb távon nem csak a produktivitást csökkenti, de a céggel szembeni lojalitás, illetve az általános elégedettség is negatívba fordulhat. Sokan talán nem is gondolnák, hogy egy iroda mennyi különböző területre van hatással, holott akár egy rosszul megválasztott helyiség is komoly problémákat okozhat ezer más területen, így mindenképpen fontos, hogy a valós igényekhez mérten válasszunk.

Miért nem gazdaságos egy túl nagy iroda?

Sok cégvezető és döntéshozó szeret nagyban gondolkozni, ami a projektek és a munka terén nem is igazán probléma, hiszen abszolút motiválttá teheti a komplett céget is, az ingatlanok kapcsán ugyanakkor érdemes eggyel hátrébb lépni és realistább attitűdöt mutatni. Ha ugyanis már első körben is egy szükségtelenül nagy irodát választunk, azzal feleslegesen terheljük meg a cég mindennapjait.

Az elsődleges szempontot értelemszerűen a költségek jelentik, hiszen a magasabb bérleti díj mellett akár a rezsire fordítandó kiadások is az ideális többszörösét tehetik ki. Egy túlságosan nagy tér pedig a dolgozók számára sem komfortos, a csapatot nehezebb összefogni és irányítani, illetve a kommunikáció is nehézkesebbé válik. Ha túlbecsüljük a szükséges tér méretét, egyértelműen csökken az ergonómia, ami a mindennapi, kényelmes munkavégzéshez nélkülözhetetlen.

Hogyan szólhat bele a döntésbe az iroda típusa?

Ahogy korábban, az optimális méret kapcsán már említettük, az iroda típusa is döntően befolyásolhatja azt, hogy melyik ingatlanra esik a választásunk. Az open office koncepció térnyerése napjainkban is egyértelmű, de sokszor nélkülözhetetlenek a szeparált terek a komfortos munkához. Az iroda típusa nem csak a szükséges alapterület, hanem a dolgozói igények kapcsán is abszolút releváns kérdés. Egy sok kreativitást és csapatmunkát igénylő cég esetében nagyon jól működhet a nagy, nyitott tér, ahol mindenki együtt gondolkodhat és dolgozhat, de ha fontos a fókuszáltság, a nyugalom és a szeparált személyes tér, akkor mindenképpen a hagyományosabb, külön helyiségekből álló koncepcióban érdemes gondolkozni. A választás során tehát ne csak a műszaki paraméterek, hanem a céges és dolgozói igények mentén is gondolkodjunk.

Miért érdemes szakértőket is bevonni?

Az ideális kiadó iroda felkutatása óriási feladat, ami a cégek részéről is nagy erőforrások bevetését igényli. A valóban optimális helyiség keresésére pedig sokszor egyáltalán nem jut elég idő és energia, hiszen a kínálat valóban óriási, rengeteg különböző opcióval. Egy szakértő, üzleti ingatlanokban jártas cég bevonása ugyanakkor segíthet érdemben áramvonalasítani a folyamatokat és akár olyan alternatívákat is a szemünk elé tárni, ami alapvetően talán elkerülné a figyelmünket. Egy rutinos, releváns piaci tapasztalattal rendelkező cég tehát pontosan azt a pluszt adhatja hozzá a keresés folyamatához, ami segíthet gyorsan optimális megoldást találni, sokszor a vártnál kedvezőbb költségek mellett is.

Összefoglalás

A megfelelő kiadó iroda keresése során számos különböző szempont érvényesíthető, de első körben érdemes az olyan konkrét tényekre fókuszálni, mint amilyen az alapterület is. Ehhez jó támpontot jelent a dolgozói létszám, ami alapján egyszerűbben számolhatjuk ki a számunkra szükséges tér méretét. Semmiképpen sem érdemes azonban alul- vagy túlbecsülni azt, hiszen ez sok különböző problémát szül. Egy szakértő cég bevonásával pedig még hatékonyabb eredményre juthatunk.

GYIK

Honnan tudom mekkora irodára van szükség?

A dolgozói létszám és a szükséges alapterületre vonatkozó standard mérőszámok és kalkulációk segítenek eldönteni a kérdést, jellemzően +/- 20% szórással, ami ez esetben meglehetősen pontos eredményt jelent.

Milyen terekkel érdemes számolni?

A munkaállomások mellett a cég saját igényei szerint szóba jöhetnek a tárgyalók, közösségi terek, konyha, közlekedő folyosók, saját irodák stb.

Miért nem éri meg nagyobb irodát választani?

A feleslegesen nagy tér a költségek szempontjából előnytelen választást jelent, de a dolgozók komfortja és a mindennapi feladatok elvégzésének tekintetében sem hatékony.

Miért jobb, ha az iroda bérlést választjuk?

A bérleti konstrukciók cégek számára sokkal rugalmasabb feltételeket teremtenek, így ha netán a későbbiekben másik irodára, kisebb vagy nagyobb helyiségre van szükség, a költözés adminisztratív része is sokkal egyszerűbb. Emellett pedig természetesen a vásárláshoz képest sokkal költséghatékonyabb megoldásról van szó.

Miért fontos az iroda mérete a munka szempontjából?

Az ideálisan kialakított, optimális és kellően ergonomikus térben a mindennapi munkavégzés is kényelmesebb és hatékonyabb lehet, ami a munkavállalók elégedettségét, illetve a cég teljesítményét is növelheti.