Miért a bérleti díj az egyik legfontosabb szempont?

Ha egy cég aktuálisan kiadó irodát keres, egy igencsak összetett feladattal és kifejezetten szerteágazó, rendkívül sokrétű kínálattal találkozhat. Éppen emiatt a keresés folyamata is rendkívül elhúzódhat, különösen ha nem készülünk fel kellően arra, hogy hatékonyan szűrjük a számunkra releváns kínálatot. Ez azonban könnyen megtehető, hiszen akár néhány alapvető paraméter is elegendő ahhoz, hogy befogadhatóbbá szűkítsük a kínálatot. Az egyik legáltalánosabb választási szempont pedig nem más, mint a bérleti díj.

A kiadó iroda hirdetésekben ez általában egy euróban megjelölt összeg, ami a négyzetméterenkénti árra vonatkozik, tehát az iroda komplett bérleti díja értelemszerűen az alapterület mentén kerül kalkulációra. Ehhez persze még hozzájönnek a különböző üzemeltetési költségek, rezsi és sok egyéb, ami miatt a bérleti díj csak egy alapkiadásnak tekinthető. Az irodabérlés területén már rutinosabb bérlők ugyanakkor jól tudják, hogy a végső árra a bérbeadók által kínált különböző kedvezmények is hatással lehetnek.

Mi az a bérleti kedvezmény és miért kínálják fel?

A bérleti kedvezmény neve természetesen beszédes, hiszen ez esetben pontosan arról van szó, amit a többség első blikkre is gondol. Ezek lényegében olyan pénzügyi ösztönzők, amit a kiadó iroda tulajdonosa kínál fel a leendő bérlőnek a szerződés aláírásáért cserébe. Ez tűnhet akár egyszerű marketingfogásnak és az is jogosan merülhet fel, hogy miért nem csökkentik egyszerűen az alapvető bérleti díjat a különféle, beépített kedvezmények helyett?  A válasz az ingatlan értékbecslésében rejlik. Az irodaházak piaci értékét a szerződés szerinti, névleges, bérleti díj, vagyis face rent határozza meg. A bérbeadónak elemi érdeke, hogy ez a szám magasan maradjon a banki finanszírozás és az épület későbbi eladhatósága miatt. 

Emiatt inkább adnak jelentős kedvezményeket a bérlet elején, minthogy tartósan csökkentsék a négyzetméterre vetített árat. Az tehát, hogy a bérbeadók különféle, a bérlést ösztönző csomagokkal igyekeznek vonzóbbá tenni a saját ajánlatukat, egy abszolút elterjedt és jól bevált szokás az üzleti ingatlanok piacán. A látszólagos nagyvonalúság mögött ugyanakkor természetesen üzleti érdek rejlik, ám ez nem jelenti azt, hogy bérlőként ne járhatnánk jól ezekkel a lehetőségekkel, feltéve ha ügyesen élünk velünk.

Mit jelent a bérleti díjmentes időszak?

A kifejezés hallatán a bérlők joggal érezhetik azt, hogy óriási szerencse érte őket, hiszen lényegében ingyenesen használhatják az adott ingatlant. Nem eszik azonban ennyire forrón a kását, hiszen valójában csak arról van szó, hogy a bérbeadók ilyen formában építik be a felkínált kedvezményeket ahelyett, hogy a hosszabb távú bérleti díjat csökkentenék. Ezek a bérleti díjmentes hónapok jellemzően a bérleti időszak elején kerülnek beiktatásra, de adott esetben akár a szerződés teljes időtartama alatt is szétoszthatják. Ezzel a konstrukcióval pedig egy tökéletes win-win helyzet alakul ki. 

A bérbeadó ezzel a látszólag kifejezetten nagyvonalú ajánlattal sokkal vonzóbbá tette az adott ingatlant és valóban bérlésre ösztönözte az adott céget. A beköltözők/bérlők számára pedig igencsak kellemes indítás az, hogy néhány hónapon keresztül nem kell bérleti díjat fizetniük a kiadó iroda használatáért, így a forrásokat máshová csoportosíthatják át, például a költözés vagy berendezkedés költségeire. Fontos azonban tisztázni, hogy a mentesség szinte minden esetben csak a bérleti díjra vonatkozik. Az üzemeltetési díjat és a közműfogyasztást ezekben a hónapokban is fizetnie kell a bérlőnek. Egy 5 éves szerződés esetén a 3-6 hónap bérleti díjmentesség piaci sztenderdnek számít, de ez nagyban függ az irodaház telítettségétől is.

Mi az a fit-out és mire fordítható?

A fit-out támogatás, vagy bérbeadói hozzájárulás szintén abszolút bevett séma a kiadó irodák piacán és ha úgy tetszik, ez is a kedvezmények egyik formájának tekinthető. Mivel ritka, hogy a bérlő éppen abban az elrendezésben és kialakításban vegye át az irodát, ahogy azt az előző bérlő hagyta, a különböző átalakítása és felújítási munkák akár komoly költséget is jelenthetnek, különösen ha falak is mozgatásra kerülnek, vagy nagyobb volumenű kivitelezési munkák kezdődnek. Ilyen esetekben jöhet jól a fit-out.Ennek a lényege, hogy a felújításhoz a bérlő is hozzájárul, általában egy előre megállapított költségkerettel – például 150-300 EUR/m². 

Ezt az összeget a bérlő az iroda testreszabására, átalakítására fordíthatja.  Ez számára hatalmas segítség, hiszen nem a saját tőkéjét kell a bérelt ingatlanba fektetnie a beköltözéskor, ugyanakkor a bérbeadó is jól jár, hiszen az ingatlan értéke növekszik, a munkálatok kivitelezésének megszervezése pedig elsősorban a bérlő feladata lesz. Azt mindenképpen fontos megjegyezni a fit-out kapcsán, hogy jellemzően csak azokat a munkákat fedezi, amik a bérlő kiköltözése után is az irodában maradnak – falak, ablakok, hálózatfejlesztés stb. A fit-out kereteit persze érdemes már előzetesen, dokumentáltan is rögzíteni.

Hogyan számolható ki az effektív bérleti díj?

A kiadó iroda bérleti díjára vonatkozó kalkulációkat mindenképpen érdemes frissíteni a kialkudott/megkapott kedvezmények tudatában. Ahhoz tehát, hogy két ajánlatot érdemben össze tudjunk hasonlítani, nem elég a listaárat nézni, hanem az effektív bérleti díjjal kell számolni. Ez az az összeg ugyanis, amit valóban kifizetünk a teljes bérleti időszak alatt, elosztva az ott töltött hónapok számával. Például ha a bérleti díj 15 EUR/m², a szerződés 60 hónapra szól, és kapunk 6 hónap mentességet, akkor a számítás: (54 hónap × 15 EUR) / 60 hónap = 13,5 EUR/m². Ebben az esetben a 13,5 EUR az effektív díj. Ha egy másik irodaház 14 EUR-t kér kedvezmények nélkül, hiába alacsonyabb a listaára, valójában drágább lesz, mint az első opció.

Mikor jó választás a fit-out a díjmentesség helyett?

A korábban tárgyalt kedvezmény típusok közül mindegyik egy jól járható utat jelent a bérlők és bérbeadók számára egyaránt, ám természetesen abszolút szituációfüggő az, hogy mikor melyik éri meg inkább a cégek számára. Ez a döntés lényegében a pénzügyi stratégiáról szól, hiszen mindkét megoldás más-más módon támogatja a cég működését. Ha például egy gyorsan növekvő startup cégről van szó, ahol a készpénzállomány kritikus a növekedéshez, a kialakítási hozzájárulás jobb választás lehet, mert megkíméli a tőkét. 

Ezzel szemben, ha már stabilabb céges háttérrel rendelkezünk, de nem szeretnénk rögtön magasabb bérleti díjak mellett működni, vagyis a fix kiadások mennyiségét csökkentenénk, akkor a bérleti díjmentes hónapok jelentik a jó megoldást. Ezek ugyanis közvetlenül javítják az eredménykimutatást, ami pozitív tendenciákat eredményez. A legjobb üzlet persze természetesen a kettő kombinációja: egy kiadó iroda élhető kiépítési kerettel és néhány „ingyen” hónap a beköltözés után.

Milyen rejtett buktatói lehetnek a nagyvonalú kedvezményeknek?

Bár a kiadó irodákat érintő különböző bérbeadói kedvezmények minden cég számára csábítóak, természetesen nem árt körültekintőnek lenni. Ellenkező esetben egy-egy vonzónak tűnő, de valójában csalóka ajánlatba is beleszaladhatunk. Az aranyszabály szerint, ha valami “túl szép, hogy igaz legyen” az már önmagában is okot ad a gyanakvásra. A bérbeadók ugyan valóban sokszor alkalmaznak akár jelentős kedvezményeket is, de ne feledjük, hogy ezek mögött a saját üzleti érdekeik is ott vannak, így egy hihetetlennek ható ajánlat sokszor valójában is az.

Gyakori, hogy a bérbeadó rendkívül magas kedvezményt ad, de cserébe hosszú, pl. 7-10 éves bérleti időtartamot vár el. Egy másik csapda a visszafizetési záradék. Ez alapján ha a bérlő idő előtt, tehát szerződésszegéssel távozik, a bérbeadó követelheti az addig igénybe vett kedvezmények időarányos megtérítését. Mindig vizsgáljuk meg azt is, hogy a kedvezmények az opciós, hosszabbítási időszakra is vonatkoznak-e. Mivel általában nem, így  például a 6. évtől hirtelen megugorhatnak a költségek, de ez persze a szerződés alapvető hosszától függ.

Mi a legjobb stratégia a tárgyalás során?

A tárgyalások során az a legfontosabb, hogy bátran merjünk kérdezni és különböző alternatívákat felvázoltatni a bérbeadóval. Mivel jellemzően ők is kellően rugalmasak, és például a felajánlott fit-out keret számunkra nem prioritás, némi egyeztetés után akár díjmentes hónapokra is cserélhetjük a felkínált kedvezményt, vagy éppen fordítva. A lényeg, hogy mindig a teljes csomagot hasonlítsuk össze, amiben benne van a bérleti díj, az üzemeltetési költség, a parkolás és a kedvezmények értéke is. A transzparencia jegyében érdemes lehet akár irodapiaci tanácsadót bevonni, aki látja a piaci viszonyokat és tudja, hol lehet még némi mozgástér a tárgyalások során.

Összefoglalás

A bérleti kedvezmények nem ajándékok, hanem a modern irodapiac pénzügyi eszközei. A bérleti díjmentesség és a kialakítási hozzájárulás segít optimalizálni a költözés költségeit és fenntartani az ingatlan értékét. A sikeres bérlet kulcsa az effektív bérleti díj kiszámítása és a hosszú távú kötelezettségek mérlegelése. A kedvezménycsomag szerkezetét mindig igazítsuk a cég aktuális cash-flow igényeihez.

GYIK

Az üzemeltetési díjat is elengedik a bérleti díjmentes időszak alatt? 

Nem, szinte soha. Az üzemeltetési díj az irodaház napi működését (takarítás, őrzés, liftek) fedezi, amit a bérbeadó minden hónapban kifizet a szolgáltatóknak, így ezt továbbhárítja a bérlőre.

Kaphatok-e készpénzt a kialakítási hozzájárulás helyett, ha magamnak építem ki az irodát?

A bérbeadók ritkán adnak készpénzt. Általában számla ellenében térítik meg a kivitelezési költségeket, vagy közvetlenül ők rendelik meg a munkálatokat a saját alvállalkozótól.

Függ-e a kedvezmények mértéke a bérleti idő hosszától?

Igen, egyenes arányban. Egy 3 éves szerződésre jellemzően sokkal kevesebb kedvezmény jár, mint egy 5 vagy 7 éves elköteleződésre, mivel a bérbeadónak meg kell térülnie a befektetett kedvezményeknek.

Mi történik a kedvezményekkel, ha a bérleti idő lejárta előtt felmondom a szerződést?

A legtöbb szerződés tartalmaz egy visszakövetelési záradékot, amely szerint a bérlő köteles a kapott kedvezmények időarányos részét egy összegben visszafizetni idő előtti távozáskor.

Csak új irodaházaknál vannak kedvezmények?

Nem, a használt, „B” kategóriás irodaházaknál is bevett gyakorlat, különösen, ha az épületben magas az üresedés, vagy ha a bérlő jelentős területet köt le hosszú távra.