Mi változott az üzleti ingatlanok világában?

A munkaerőpiaci változások értelemszerűen az üzleti ingatlanok piacát is érintik, az utóbbi évek tendenciái miatt pedig sokan elkezdték kétségbe vonni az irodák további relevanciáját. Ennek elsődleges oka a munkavégzési formák átalakulása, aminek következtében egyre több helyen álltak át a hibrid vagy teljes idős home office munkavégzésre. Mivel a technológiai környezet erre lehetőséget ad, sokan úgy vélik a cégek számára egy jó spórolási lehetőség, ha inkább nem is bérelnek irodát, hanem ilyen módon oldják meg a munkavégzést.

A realitás ugyanakkor sokkal inkább az, hogy egy kiadó iroda továbbra kifejezetten releváns lehetőség a cégek számára, akik továbbra is igényt tartanak egy saját otthonra, ahová a cég és a munkavállalók és kötődhetnek. Az új munkavégzési formák térnyerése persze ma is tapasztalható, de egyértelműen nem az irodák rovására. Az ingatlankeresés tehát továbbra is feladata lehet azoknak a cégeknek, akik első helyüket kutatják és azok számára is, akik valamilyen okból költözni szeretnének. Az iroda pedig megmaradt annak, ami régen is volt: egy megfelelő környezetet biztosító munkahely, ahová a cég és munkavállalók is kötődhetnek.

Milyen opciókat tartogat a kínálat?

A kiadó irodák kínálata szinte végtelen lehetőséget tartogat, különösen ha elsősorban a fővárosra fókuszálunk, de természetesen vidéken is rengeteg opció érhető el azok számára, akik új céges központot keresnek. Az épületek a lokáció, az építés éve, a műszaki paraméterek, az infrastruktúra, az elérhető szolgáltatások és természetesen az árak terén is rendkívül vegyes képet mutatnak, de ez még nagyobb mozgásteret biztosít a cégeknek, akik így szinte biztosan megfelelő és költséghatékony megoldást találnak. A széles és összetett kínálat persze negatív hatásokkal is járhat, hiszen sokkal nehezebb érdemben szűrni a kínálatot és ha nem vagyunk kellően tudatosak, egy rendkívül időigényes és nehézkes folyamatba csöppenhetünk. Az átgondolt szelektálás tehát már az első lépéseknél is fontos, egy jól felépített folyamat pedig gyors eredménnyel kecsegtet.

Hogyan kezdjük a keresést?

Sok cég már ennél a kérdésnél is elakad, hiszen a rengeteg kiadó iroda miatt könnyű elveszíteni a fókuszt és nem feltétlenül csak a lényeges elemekre koncentrálni. Ha szakértőket is bevonunk a folyamatba, az jelentős mértékben segítheti az egyes lépések gördülékenységét, de a legfontosabb mégis az, hogy mit diktálnak a cég és a benne dolgozó munkavállalók igényeit. Az igényfelmérés és a shortlist készítése tehát gyakorlatilag a nulladik feladat, ami után következhet a valóban érdekes opciók kiszűrése, az ingatlanok felderítése és személyes megtekintése, illetve a bérléshez kapcsolódó adminisztratív teendők lebonyolítása. Egy meglehetősen összetett folyamatról van tehát szó, ahol alapvető fontosságú, hogy végig fókuszáltak maradjunk és képesek legyünk valóban optimalizált, költséghatékony döntést hozni.

Miért fontos az igényfelmérés?

Az iroda nem csak a cég székhelye, hanem a mindennapi munkavégzés helye is, ahol a munkavállalók is idejük jelentős részét töltik. Mivel az ő elégedettségük a cég sikerének egyik alappillére, az irodakeresést sem kezdhetjük el hatékonyan anélkül, hogy az ő igényeiket felmérnénk. Könnyen lehet, hogy sok esetben nem kapunk túlságosan konkrét válaszokat, de mindenképpen érdemes megértetni a kollégákkal azt, hogy az előzetes kérdések a saját érdeküket szolgálják, hogy egy kellően komfortos, a munka szempontjából is ergonomikus, jól használható ingatlanra essen a választás. Tökéletes iroda persze talán nem is létezik, de ideális esetben minimális kompromisszumok mellett is megtalálható a megfelelő bérlemény, ami a cég és a munkavállalók szempontjából is ideális környezetet biztosít a működéshez.

Hogyan segít a megfelelő shortlist?

A kiadó iroda keresése során számos különböző szempont és igény merülhet fel, amelyek tisztázását az előzetes felmérés is segíti. Nem hagyhatjuk azonban figyelmen kívül a cég saját elvárásait, illetve lehetőségeit és kereteit sem, hiszen a cél végtére is egy működőképes, de kellően optimalizált ingatlan megszerzése. A keresés előtt érdemes tehát shortlistet készíteni, melyen azok a kritériumok szerepelnek, amiknek lehetőség szerint teljesülniük kell ahhoz, hogy az adott iroda valóban reális lehetőségként jelenjen meg. 

Ennek kapcsán természetesen érdemes a realitások talaján maradni és elsősorban olyan paramétereket és jellemzőket meghatározni, amelyek teljesítése nem lehetetlen. A kiadó iroda eleve csak a keretet adja, a tartalmat már maga a cég adhatja hozzá, így mindenképpen szélesebb perspektívában érdemes gondolkozni. A lista kapcsán pedig elengedhetetlen a priorizálás, vagyis az olyan szempontok előtérbe helyezése, amik kapcsán nem szívesen kötnénk kompromisszumot. Bár szinte biztos, hogy bizonyos tekintetben majd megalkuvásra kényszerülünk, de ha helyén tudjuk kezelni az egyes szempontok fontosságát, a döntés is egyszerűbb lesz.

Miért elengedhetetlen az ingatlan bejárása?

Az ingatlanhirdetések igyekeznek az ingatlanok legjobb arcát mutatni, ami azonban sokszor sajnos messze áll a valóságtól. A leendő iroda személyes bejárása, állapotának felmérése, a műszaki feltételek egyeztetése ezért is nélkülözhetetlen, de természetesen akár már ebben a fázisban is elkezdődhet az előzetes ötletelés. Egy kiadó iroda kapcsán eleve fontos a személyes tapasztalat, hiszen egy tér valódi hangulata, légköre csak így tapasztalható meg, még akkor is, ha annak sokszor egy rendkívül lecsupaszított verzióját látjuk ilyenkor. A személyes bejárás során lehetőség van az első benyomások megszerzésére és természetesen a tárgyalások előkészítése is ekkor kezdődhet meg érdemben.

Hogyan hasonlíthatók össze hatékonyan az ajánlatok?

Az eddig leírt lépések egyetlen nagy folyamat részei, így természetesen ennél a pontnál is nyugodtan visszakapcsolhatunk az előzőekre. Az igények megfelelő felmérése, egy hatékony shortlist elkészítése és a szóba jöhető ingatlanok személyes bejárása során ugyanis valószínűleg már kellően kikristályosodott az, hogy melyik kiadó irodák lehetnek megfelelőek számunkra. Az ajánlatkérés során pedig értelemszerűen érdemes nem csupán egy, hanem több ingatlant is bevonni. Ezáltal ugyanis már konkrét számok mentén tekinthetők át az egyes opciók, ennek tükrében pedig az egyes tulajdonságok is más fénybe helyezhetők, hiszen az elsődleges kulcsszó innentől mindenképpen az ár-érték arány. Ha kezünkben vannak az ajánlatok, érdemes tehát leülni, részletesen összevetni azokat, akár elővenni a korábban írt shortlistet és az igényfelmérés eredményeit, amik mentén könnyen meghatározhatjuk azt, hogy az adott ingatlan megéri-e nekünk. A bérleti konstrukciók jellemzően kellően rugalmas feltételeket kínálnak, így nagy eséllyel juthatunk olyan egyezségre, amiből mindkét fél profitálhat.

Mire figyeljünk a tárgyalás során?

A tárgyalás az iroda bérlés lényegében utolsó szakasza, ahol már a konkrét adminisztrációra és az anyagiak tisztázására kerül sor. Ennek során minden részletet egyeztethetünk a bérbeadóval és szerencsés esetben a fizetési feltételeket is a saját igényeinkre szabhatjuk. A tárgyalás során szintén fontos a tudatosság és az, hogy ragaszkodjunk az előzetesen meghatározott, a cég számára esszenciális jelentőségű kritériumokhoz. Némi kompromisszumkészség itt sem árt, de jusson eszünkbe a kiadó iroda kapcsán összeállított shortlist és az azon szereplő prioritások, hiszen ezek mentén sokkal hatékonyabban kivitelezhetők a tárgyalások is. Szakértők bevonásával pedig akár javíthatunk is a kondíciókon, hiszen ebben az esetben sem árt a piaci tapasztalat és a bérlési folyamatokhoz kapcsolódó rutin.

Hogyan hozzunk valóban megfontolt döntést?

A széles kínálat és a rengeteg, papíron fantasztikus opció miatt az irodakeresés során nagyon könnyű elveszteni a fókuszt, így sokszor maga a döntés sem tekinthető megfontoltnak a komplett folyamat végén. Ha azonban tartjuk magunkat az eddig leírtakhoz, kellő tudatossággal és fókuszáltsággal visszük végig a folyamatot, ragaszkodva a prioritást élvező tényezőkhöz, de egyébként kellően kompromisszumkész magatartást mutatva, akkor minden bizonnyal olyan döntés születik, ami a cég jövőjét tekintve is abszolút pozitív hatásokkal jár majd. A megfelelő kiadó iroda megtalálása ugyanis nem egyszerű feladat, de egy jól felépített stratégia mentén egy hosszútávon is kiváló körülményeket biztosító ingatlanhoz juthatunk.

Összefoglalás

Az irodakeresés során a saját dolgunkat könnyítjük meg azzal, ha határozott lépések mentén visszük végig a folyamatot. Az előzetes igényfelmérés, a shortlist készítése, a priorizálás, illetve az ingatlanok bejárása és a megfelelő tárgyalástechnika mind fontos szempontok, de teljesítésük egyáltalán nem lehetetlen. Ha szakértő segítséget kérünk, még nagyobb valószínűséggel juthatunk ideális eredményre, de ha megtartjuk a fókuszt, akár önállóan is megtalálhatjuk azt a kiadó irodát, ami hosszú évekre otthont biztosíthat a cégnek.

GYIK

Mikor érdemes elindítani a kiadó iroda keresést?

Ideális esetben 6–12 hónappal a tervezett költözés előtt. Ez elegendő időt ad az igények pontosítására, több alternatíva feltérképezésére, a bejárásokra és az érdemi tárgyalásra. Nagyobb cégek vagy egyedi igények esetén (pl. fit-out, hosszú távú bérlet) még hosszabb átfutással érdemes számolni.

Melyek a legfontosabb szempontok az igényfelmérés során?

A négy kulcstényező: méret és bővíthetőség, lokáció, költségkeret és bérleti feltételek. Emellett fontos tisztázni a munkavégzés módját (hibrid vs. irodai), a parkolási igényeket, a szolgáltatási szintet és a jövőbeni növekedési terveket is.

Hány irodát érdemes shortlistre tenni és bejárni?

Tapasztalat szerint 3–5 iroda az ideális. Ennél több már túl sok döntési zajt okoz, kevesebb esetén pedig nincs valódi összehasonlítási alap. A shortlist akkor jó, ha minden opció megfelel az alap kritériumoknak, de eltér árban, elhelyezkedésben vagy szolgáltatásokban.

Mit kell figyelembe venni az ajánlatok összehasonlításakor?

Nem csak a bérleti díjat, hanem a teljes bérleti költséget (TCO) érdemes vizsgálni: üzemeltetés, közös területi díjak, parkolás, fit-out hozzájárulás, indexálás, bérleti idő hossza és felmondási feltételek. Ezek együtt adják a valódi képet.

Érdemes iroda közvetítőt bevonni a folyamatba?

Céges bérlésnél igen. Egy tapasztalt iroda közvetítő piaci rálátást, tárgyalási előnyt és időmegtakarítást jelenthet. Segít a reális shortlist kialakításában, az ajánlatok értelmezésében és a bérbeadóval való tárgyalásban – gyakran jobb feltételeket elérve, mint önálló kereséssel.