Miért fontos az iroda?

A cégek számára az iroda többrétegű funkcióval bír. Egyrészt a mindennapos munkavégzés helyszínéről beszélünk, ahol nem csak a munkavállalók, de gyakran a partnerek is megfordulnak. A helyiség állapota, kialakítása és rendezettsége pedig mindkét tekintetben fontos. Elsőként az ergonomikus környezet a gördülékeny és kényelmes munka alapja, ami a munkavállalói elégedettségre is abszolút pozitív hatással lehet.

Másrészt az iroda egyfajta reprezentációs tér is, ami lényegében lehetőséget ad a bemutatkozásra. Egy hely, ahol nemcsak a munkavállalói, hanem a partnerekkel történő találkozások is lezajlanak. Utóbbiak szempontjából sem mindegy, hogy milyen első benyomást szereznek rólunk, amiben az irodának is döntő szerepe lehet. Egy otthonos, modern, átlátható és kreatív megoldásokkal rendelkező helyiség azonnal bizalmat ébreszt, ami a partneri kapcsolatokra is pozitívan hat. Nagyon nem mindegy tehát, hogy mit választunk.

Mi tekinthető lakásirodának?

A kiadó irodák piacán a sok, kifejezetten irodaként épült és értékesített ingatlan mellett olyan opciókat is találunk, melyek alapvetően lakhatási célokat szolgáltak, ám idővel valamilyen mértékben átalakításra kerültek és immár irodaként funkcionálnak. Ezt a hibrid megoldást szokás összefoglaló néven lakásirodának nevezni, ami a két ingatlantípus határán helyezkedik el. A definíció szerint lakások és családi házak egyaránt ide tartoznak, de sokszor lakóparkok alsó szintjén található helyiségek is ilyen módon kerülnek hasznosításra. Ez semmiképp sem összekeverendő ugyanakkor a home office fogalmával, hiszen itt nem privát ingatlanról van szó, hanem egy olyan lakóingatlanról, ahol hivatalos, céges működés zajlik, munkatársakkal, ügyfélfogadással stb.

Mikor működik jól egy lakásiroda?

A lakásirodák jellemzően sokkal költséghatékonyabb megoldást jelentenek, mint egy hagyományosnak tekinthető iroda bérlése, ám ennek az a hátulütője, hogy egy alapvetően nem üzleti tevékenységre szánt ingatlanban kell megoldani a cég működését és mindennapi munkáját, ami nem mindig egyszerű. Bizonyos helyzetekben persze egy ilyen iroda is abszolút működőképes koncepciót képvisel, így az ingatlanok jelenléte a piacon nagyon is indokolt, az irántuk mutatott igény pedig folyamatosan magas.

Egy lakásiroda ideális megoldás lehet például frissen indult vagy kisebb létszámú cégeknél, különösen ha a létszám valóban minimális, legfeljebb 3-4 fő és napi ügyfélforgalommal sem kell számolni. Mivel a új cég esetében a bevétel még nem stabil, a fókusz leginkább a költségek alacsonyan tartásán van, amire egy ilyen iroda lehetőséget is ad, ám mindemellett a cég mégis egy saját munkatérrel rendelkezik.

A lakásiroda akkor is jó választás, ha a munkavégzés alapvetően nem feltétlenül igényel személyes jelenlétet – pl. IT, online marketing, tanácsadás, grafikai munkák, könyvelés stb. Ezek tipikusan olyan területek és szolgáltatások, ahol az ügyféllel való kapcsolattartás döntően digitális. Így ha ez a helyzet, a munkavégzés és kapcsolattartás jellemzően az online térben is megoldható és a munka nem igényel komolyabb fizikai infrastruktúrát, ám a cégnek szüksége van egy telephelyre, a lakásiroda akár évekig is jól működő döntés lehet.

Mikor kezd el problémát jelenti egy lakásiroda?

A kérdésfeltevés talán nem feltétlenül szerencsés, hiszen alapvetően nem a lakásiroda okozza a problémát, hanem a cég igényei növekednek olyan szintre, amit egy ilyen iroda már nem feltétlenül képes hatékonyan kiszolgálni. Az üzleti világban a cégek növekedése teljesen természetes jelenség és a többség számára alapvető cél is. Ez a változás ugyanakkor egyre fejlettebb infrastruktúrát is igényel, így ilyen helyzetben egy lakásiroda használata már sokkal inkább problémát okoz, hiszen a komolyabb szintű munkavégzéshez szükséges körülmények nem feltétlenül állnak rendelkezésre, ahogy a kisebb alapterület vagy az elrendezés is problémás lehet.

Ha tehát a cég növekedni kezd, rendszeressé válik az ügyfélfogadás, a csapat létszáma bővül vagy éppen a cég külső megjelenése és presztízse is egyre fontosabbá válik, mindenképpen érdemes elgondolkodni egy nagyobb, modernebb, hagyományos értelemben vett iroda bérlésén. Az olyan körülmények, mint a recepció, a tárgyaló, az egyszerű parkolás, az üzleti célokra optimalizált közeg, a munkamenetet segítő szolgáltatások és a korszerű technológiai körülmények hiánya eleinte talán nem annyira feltűnő, ha azonban ezek hosszútávon is hiányoznak, egy lakásiroda akár a cég növekedése elé is akadályt gördíthet. Érdemes tehát időben felismerni a jeleket és olyan ingatlanra váltani, ami aktívan képes támogatni a cég működését.

Miért fontos a presztízs?

A céges presztízs elsősorban nem hiúsági kérdés, hanem üzleti eszköz. Egy iroda sok mindent állít a cégről, a kifelé mutatott imidzs pedig a partneri kapcsolatok tekintetében is fontos. Természetesen egy lakásiroda kialakítása és berendezése is lehet abszolút magas minőségű és reprezentatív, a növekedés és fejlődés során ez ugyanakkor már nem lesz elegendő ahhoz, hogy a cég valódi presztízsét képesek legyünk megmutatni. Egy korszerű, modern iroda ugyanakkor önmagában is olyan színvonalat képvisel, amire a partnerek is bátrabban építenek. 

Egy lakásiroda egy jó darabig költséghatékony és megfelelően használható megoldás lehet, idővel ugyanakkor mindenképpen érdemes a cég imidzsére és presztízsére is figyelni. Gondoljunk csak bele, hogy ha egy prémium szolgáltatás értékesítése a nappaliban vagy egy profi tárgyalóban történik, melyiket választanánk szívesebben. Ezeket a nyilvánvaló dolgokat az ügyfél sem fogja mindig kimondani, de kétségtelenül érzékeli a körülményeket és ezt is figyelembe véve hoz majd üzleti döntéseket. Egy modern iroda bérlése tehát stratégiai döntés is egyben.

Miért adekvát szempont a skálázhatóság?

A céges változások, a növekedés, illetve terjeszkedés tekintetében egy ingatlan skálázhatósága is rendkívül fontos szempont, ami sajnos egyben a lakásirodák egyik legnagyobb korlátja is. Egy irodaházban ugyanis lehetőség van akár az épületen belül is nagyobb helyre költözni, vagy akár plusz tárgyalók bérlésére és közös szolgáltatások igénylésére is van lehetőség, ami gördülékeny átmenetet biztosít a növekedés során is, így a munkavégzés üteme sem lassul le. Egy lakásiroda esetében ugyanakkor nincs ekkora mozgástér, ha kinőjük az aktuális ingatlant, nagy valószínűséggel teljesen új helyre kell költözni, hiszen az említett skálázhatóság nem áll rendelkezésre. Egy ilyen mozzanat pedig költséges és időigényes, illetve időszakosan a cég működésére is negatívan hathat. Ha már most látszik, hogy a cég növekedési pályán van, érdemes előre gondolkodni.

Hogyan hat az iroda a munkavállalói elégedettségre?

Az irodát leginkább aktívan használó emberek értelemszerűen a cég alkalmazottai, akik többségében minden nap ezen a helyen végzik feladataikat, találkoznak egymással és alakítanak ki egy olyan közösséget, ami a cég működésének szempontjából is fontos. Az elégedett munkavállalók esetében pedig a munka minősége is sokkal magasabb lehet, így cégvezetőként erre mindenképpen érdemes figyelni. Ebben pedig maga az iroda is fontos szerephez jut, hiszen ha a körülmények nem stimmelnek, a munkavállalók is frusztráltabbak, elégedetlenebbek lehetnek.

A megfelelő iroda kellőképpen nagy, jól használható terekkel és közlekedési sávokkal, illetve komfortos méretű munkaállomásokkal. Jó esetben rendelkezésre állnak különböző közösségi terek, ahol a munkatársak kicsit lazíthatnak és kapcsolataikat is építhetik. Emellett pedig természetesen a technológiai-műszaki környezetnek is stimmelnie kell, hogy minden eszköz és szolgáltatás rendelkezésre álljon a gördülékeny munkavégzéshez. Ennek megteremtése pedig lényegében nem óriási feladat, sokkal inkább egy tudatos választás eredménye. Az iroda pedig közvetlenül képes hatni a munkavállalói elégedettségre, így a kereséskor ezek a szempontok sem hagyhatók figyelmen kívül.

Valóban egyértelmű a döntés?

A megfelelő iroda kiválasztása sosem egyszerű feladat és természetesen a lakásiroda és hagyományosabb üzleti ingatlanok közötti döntés sem fekete-fehér. Azt mindenképpen érdemes hangsúlyozni, hogy egy lakásiroda sem jelent feltétlenül rossz választást, hiszen sok sikeres vállalkozás indult ilyen körülmények közül. Ráadásul egy valóban költséghatékony megoldásról van szó, ami így egyfajta inkubátorként is képes üzemelni olyan cégek esetében, akik még nagyon frissnek számítanak a piacon és pénzügyeik is rendezetlenebbek.

Az egyik alapvető kérdés, amit a működés során érdemes feltenni, hogy az aktuális irodatípus mennyire támogatja a cég jövőképét? Ha épp egy lakásirodát bérlünk és a kérdésre a válasz már nem annyira egyértelmű, mint az induláskor, az könnyen a növekedés és az erősebb piaci pozíció kialakításának útjába állhat. Érdemes tehát folyamatosan megvizsgálni a cég számára szükséges körülményeket, illetve azt, hogy az aktuális ingatlan milyen mértékben képes kiszolgálni azt. Ha pedig a növekedés azt diktálja, mindenképpen jó döntés lehet egy nagyobb, felszereltebb irodába költözni, ahol a későbbi skálázhatóság is megoldható.

Összefoglalás

A lakásirodák jelenléte a piacon abszolút indokolt, hiszen elsősorban induló vállalkozások számára kínálnak alacsonyabb áron elérhető, jól használható opciót. Mindenképpen érdemes ugyanakkor a növekedéssel is számolni és a cég igényeit figyelembe véve irodát választani. A magasabb dolgozói létszám és a sűrűbb ügyfélforgalom eleve kérdéseket vet fel a lakásirodák használhatósága kapcsán, de több gyakorlati szempont mentén is felmerülhet az igény egy nagyobb, kifejezetten üzleti célokat szolgáló iroda bérlése iránt.

GYIK

Legális lakásban irodát működtetni?

Igen, de feltételekhez kötött. A lakás rendeltetésétől, az alapító okirattól, a helyi szabályozástól és a társasház hozzájárulásától is függhet, hogy végezhető-e benne üzleti tevékenység.

Hány főig működhet jól egy lakásiroda?

Általában 1–4 főig tekinthető hosszabb távon is kényelmes megoldásnak, feltéve, hogy nincs rendszeres ügyfélforgalom. 5–6 fő felett már gyakran jelentkeznek térbeli, zaj- és infrastruktúra-problémák. 

Mennyivel olcsóbb a lakásiroda egy irodaháznál?

Első ránézésre a lakásiroda kedvezőbbnek tűnhet, mivel alacsonyabb lehet a bérleti díj. Ugyanakkor számolni kell a rezsivel, átalakítási költségekkel, bútorozással, karbantartással és az esetleges imázsbeli hátrányokkal is. Egy irodaházban a szolgáltatások (recepció, takarítás, biztonság, közös terek) gyakran beépülnek az üzemeltetési díjba, így kiszámíthatóbb költségstruktúrát adnak.

Mikor érdemes lakásirodából klasszikus irodába költözni?

A váltás jellemzően akkor indokolt, amikor rendszeressé válik az ügyfélfogadás, nő a csapat létszáma, fontosabbá válik a márkaépítés, vagy a cég prémium szolgáltatást értékesít. Ha az iroda már nem támogatja a professzionális megjelenést és a növekedést, akkor a költözés nem presztízsdöntés, hanem stratégiai lépés.

Befolyásolja az iroda típusa az ügyfélszerzést?

Igen, különösen B2B és magasabb értékű szolgáltatások esetén. A fizikai környezet része a márkának és az első benyomásnak. Egy modern irodaház stabilitást, szervezettséget és hosszú távú jelenlétet sugallhat, ami növelheti a bizalmat.