Miért nehéz a céges költözés?

Egy cégnek mindenképpen szüksége van egy olyan helyre, amihez kötődhet, illetve a partnerek és üzletfelek is köthetik magát a céget. Ez lényegében egy olyan központot jelent, ahol a mindennapi operatív munka zajlik, de egyben a közösség építése – munkavállalók, partnerek stb. – aktívan megtörténhet. Bár a hibrid munkavégzés és a home office rohamos terjedése miatt sokan már megkérdőjelezik az iroda hagyományosabb koncepcióját, egy ilyen ingatlan valójában ma is nélkülözhetetlen a cégek működéséhez.

A változás ugyanakkor az élet természetes része, így időről-időre előfordulhat, hogy egy cégnek is új helyre kell költöznie, akár külső okokból, akár belső, saját döntést követően. A megfelelő iroda felkutatása nem egyszerű feladat, hiszen a kínálat óriási, ráadásul ha már egy korábbi helyről tesszük át székhelyünket, elkerülhetetlen az azzal történő összevetés, az érzelmi szempontok előtérbe kerülése és a kevésbé objektív hozzáállás. Ez ugyanakkor könnyen tévútra vezethet, hiszen a lényeg minden esetben az, hogy a cég igényeinek megfelelő ingatlant találjunk.

Hogyan választhatjuk ki az ideális irodát?

Ha a régi irodáról váltunk újabbra, talán akaratlanul is ugyanazt keressük, amit már korábban megszoktunk. Ez ugyanakkor hibás elképzelése, hiszen bár a jól bevált sémák továbbra is képesek működni, új iroda keresésénél mindig a cég aktuális igényei és elképzelési jelentik az alapot. Egy új, tiszta lappal érdemes tehát kezdeni a kutatást és minden olyan gyakorlati szempontot figyelembe venni, ami megkönnyíti a döntést. Mivel a kínálat hatalmas és a fókuszt emiatt könnyű elveszíteni, adott esetben szakértők bevonása is segíthet a döntéshozatalban, illetve a releváns kínálat is sokkal nagyobb eséllyel tárul majd elénk. A tervezettség és tudatosság mindenképpen fontos, így akár listát is készíthetünk az ideális iroda tulajdonságai kapcsán.

Milyen szempontokra érdemes figyelni?

Egy cég igényei rendkívül szerteágazóak lehetnek, mégis fontos az, hogy egy iroda lehetőleg ezek többségének képes legyen megfelelni. A tökéletes helyiség felkutatása ugyanakkor talán lehetetlen feladat, így a kompromisszumok mindig a folyamat sajátjai. Nem árt azonban priorizálni, vagyis összeállítani egy listát, melyen fontossági sorrendben szerepelnek a különböző szempontok. Ezeken sorba haladva és pipálgatva a legrelevánsabbakat nagyon könnyen olyan irodát tudhatunk magunkénak, ami valóban képes teljesíteni a cég saját és a munkavállalók aktuális igényeit is. A nyilvánvaló műszaki paraméterek mellett pedig mindenképpen érdemes progresszívan gondolkozni és némiképp a jövőbe is tekinteni, ami költözés előtt kifejezetten hasznos attitűd lehet, illetve természetesen a különböző részlegek és munkatársak bevonása is hatékony módszer.

A növekedés realitása

Az iroda bérlés mellett szóló érvek közül sokszor kiemelésre kerül az, hogy egy rendkívül rugalmas konstrukciót biztosít a cégek számára. Ez valóban így is van, a jövő esetleges igényeit és fejlődési lehetőségeit pedig már az iroda kiválasztásakor is érdemes lehet figyelembe venni. Az alapszabály szerint sem alul- sem túlbecsülni nem érdemes a cég számára aktuálisan szükséges iroda alapterületét, de némi “puffer” teret érdemes lehet hagyni a növekedésnek. Ez persze nem azt jelenti, hogy a fényes jövő reményében rögtön a szükségesnél 2-3x nagyobb irodába kellene költözni, de egy egészséges méretű plusz tér hasznos tartalékot jelenthet a következő évek várható növekedéséhez is.

A céges meeting-kultúra

Az iroda bérlés kapcsán nagyon is releváns szempont, hogy open office vagy szeparált terekkel rendelkező ingatlant keresünk. Ez elsősorban a cég kultúrája és általános igényei mentén dől el, de a helyiség típusa a szükséges alapterületre is hatással van. Ennek kapcsán pedig mindenképpen érdemes figyelembe venni a meeting-kultúrát is, hiszen nem mindegy, hogy a partnerek kezelése és a velük való kommunikáció hogy zajlik. Irodatípustól függetlenül érdemes lehet 1-2 szeparáltabb tárgyalóval is számolni, de nyitott terek esetén is hagyjunk helyet a partnerek megfelelő minőségű fogadásához. A meetingek kérdésköre talán nem elsődleges, ha irodát keresünk, nagyobb távlatban vizsgálva ugyanakkor egy sok más területre ható, nagyon is releváns tényezőről van szó.

Professzionális vendégfogadás

Egy iroda nem csak a saját munkavállalók, hanem a partnerekkel való találkozás fontos színtere is, így a keresés és kialakítás során is érdemes figyelni arra, hogy ebből a szempontból is jól használható helyiséget válasszunk. Az iroda hangulata, alapvető légköre és a belső terek rendezettsége mind árulkodóak lehetnek magával a céggel kapcsolatban is és jelentős pluszt jelent, ha a partnereket olyan közegben tudjuk fogadni, ami számukra is komfortos, könnyen megjegyezhető és pozitív érzeteket kelt. Ebben persze nagyobb szerepe van magának a cégnek és saját stílusának, de a megfelelő iroda ehhez nyújt nélkülözhetetlen alapot.

A tárolóhelyek kérdése

A cége működése rengeteg dokumentum termelésével, kézhezvételével és megőrzésével jár együtt. Egy jó iroda pedig lehetőséget ad ezek és a különféle kellékek, irodai eszközök rendezett tárolására is, ami nem mindig egyszerű feladat. A helyiség kényelmes és ergonomikus használatához ugyanakkor nagyon is fontos, hogy a megfelelő tárolóhelyek is rendelkezésre álljanak. Hiába a tágas tér vagy a nagy alapterület, az ehhez szükséges megfelelő infrastruktúra nélkül az átlátható rendszerezés is lehetetlen. Az irodakeresés során tehát erre is érdemes figyelmet fordítani és ha alapvetően nem is találhatók meg az erre szolgáló bútorok és kiegészítők, a hozzájuk szükséges helyet akkor is kalkuláljuk hozzá a nagy egészhez.

A munkavállalók komfortja

Egy iroda elsődleges használói végső soron a munkavállalók, akik minden nap ebben a térben végzik munkájukat. Az ő komfortjuk tehát talán a leglényegesebb szempont, hiszen ez az iroda és a cég működését is pozitívan érinti. A dolgozók kényelméhez sok módon járulhat hozzá egy ingatlan és annak berendezése is. A megfelelő elhelyezésű, méretű és kialakítású munkaállomások, az elérhető közösségi terek, a kikapcsolódást és feltöltődést segítő kényelmi szolgáltatások és a munkavégzéshez szükséges technikai és tárgyi feltételek mind szerepet játszanak abban, hogy napról-napra hatékonyan végezhessék munkájukat. Egy komfortos munkakörnyezet az általános hangulatra és légkörre, illetve a feladatvégzés minőségére is jó hatással van, ami a cég sikerében is fontos szerepet játszik.

Mit közvetít egy iroda a partnerek felé?

A megfelelő ingatlan kiválasztásával még nem áll meg az ideális iroda létrehozásának folyamata, hiszen az alapok megszerzése után következhet maga a cég, akinek lehetősége van, hogy valami egyedit alkosson a rendelkezésre álló térben. A kényelem és ergonómia is fontos szempontok a munkavégzés szempontjából és már ezek is sokat elárulnak a cég kultúrájáról, de az iroda berendezése, a terek hangulata, stílusa is rengeteg állít és közvetít a céggel kapcsolatban nem csak a munkavállalók, hanem a partnerek felé is. Egy modern, otthonos iroda HR szempontból is hasznos lehet, hiszen a munkavállalók elégedettsége növekedhet, az új munkavállalók bevonzása pedig szintén egyszerűbb lehet. Egy átgondolt és jól működő iroda pedig legalább annyira a brand része, mint a cég maga.

Miért érdemes bevonni több részleget is?

A megfelelő iroda kiválasztása során rengeteg különböző szempontot érdemes figyelembe venni, így amikor azt mondjuk, hogy a kollégák bevonása is nélkülözhetetlen, ez alatt több különböző részlegre gondolunk. Ahány terület, annyi különböző elképzelés, igény és nézőpont, melyek mindegyike releváns lehet a döntés kapcsán. A döntéshozók jellemzően a vezetők, de a már említett HR tényezők is fontosak lehetnek, ahogy természetesen a pénzügy is adekvát tanácsokkal szolgálhat a költségek kapcsán. A céget tehát az iroda kiválasztása és költöztetése kapcsán is érdemes nagy egészként kezelni, ahol minden részegység véleménye számít.

Összefoglalás

Ha a cégnek költöznie kell fontos, hogy ehhez olyan irodát válasszon, ahol minden adott a hatékony működéshez, a cég minden részlege megtalálja a saját számításait és ami a partnerek felé is pozitív képet tud közvetíteni. A tudatos döntéshez érdemes lehet listát írni azokkal a legfontosabb szempontokkal. Lényeges az is, hogy megfelelően tudjunk priorizálni, hiszen ez lehet képes garantálni a legoptimálisabb eredményt.

GYIK

Hogyan priorizáljuk az irodakeresés szempontjait?

Kezdjük a legfontosabb, alapvető igényekkel, amelyeket nem szívesen engednénk el, a kevésbé fontos és kompromisszumkész szempontokat pedig soroljuk bátran hátrébb.

Hogyan segíthet a kollégák bevonása?

„Több szem többet lát” alapon a különböző igények és elvárások felmérése, illetve a más-más területek sokszínű és jól használható alapot jelenthetnek a döntéshozatalhoz.

Miért fontosak a közösségi terek?

Az iroda nem csak a munkavégzés helye, hanem egy olyan – lehetőleg komfortos – közeg is, ahol a kollégák találkozhatnak, együtt ötletelhetnek, kapcsolódhatnak és egymás munkáját is segíthetik. Ehhez pedig elengedhetetlenek a közösségi terek is, ahol lehetőség van a kötetlenebb kommunikációra és kapcsolatépítésre.

Érdemes a szükségesnél nagyobb irodát választani?

A kulcsszó minden esetben az optimalizáció, így a legjobb ha a cég aktuális igényei mentén választunk irodát. Nem érdemes tehát túlságosan nagy helyet bérelni, hiszen ez semmilyen szempontból sem költséghatékony. A jövőbeli fejlődésre gondolva ugyanakkor némi plusz teret engedélyezhetünk, ezzel is biztosítva az iroda hosszútávú megfelelőségét.

Miben segíthetnek a szakemberek?

Az üzleti ingatlanok piacán jártas szakemberek sok hasznos, gyakorlati szemponttal gazdagíthatják a keresés folyamatát és addig talán számításba sem vett opciókat is a szemünk elé tárhatnak. A hozzáértő segítség pedig az ingatlan ár/érték arányának tekintetében is kifejezett pluszt jelenthet.