Milyen időtávra szól egy bérleti szerződés?

Az iroda bérlés kapcsán számos kérdés, igény és általános paraméter felmerülhet, amik alapjaiban határozzák meg a döntést, az egyik legfontosabb talán mégis az időtartam, hiszen ez nem csak a jelenben, hanem a jövőben is meghatározza egy cég lehetséges mozgásterét, illetve az esetleges változások, vagy az ingatlan lecserélésének kritériumait. Bár azt szokás mondani, hogy a bérleti konstrukciók kellő rugalmassággal bírnak, az iroda bérlés kapcsán általában legalább 5, ritkább esetben 3 éves szerződésekről beszélhetünk.

Előbbi esetben a cégnek lehetősége van kedvezőbb feltételeket kialkudni a szerződéskötés során, hiszen ilyen távlatban a bérbeadó is nagyobb biztonságban érezheti magát, így általában sokkal inkább hajlik arra, hogy bizonyos, a vállalkozás által igényelt kitételeket is a szerződésbe foglaljon. A 3 éves szerződések már jóval merevebb keretek között mozognak, mivel ez az időtartam eltér a piaci átlagtól, ha pedig arról van szó, hogy a bérleti szerződés idő előtt felmondásra vagy átalakításra kerül, annak komoly következményei is lehetnek, akár anyagi szempontból is.

Mikor lehet szükség hirtelen változtatásra?

Egy vállalkozás élete ritkán követ egyenes vonalat, főleg hosszú éveken keresztül, márpedig az irodaházak tulajdonosai, illetve az irodák bérbeadói – különösen az A-kategóriás ingatlanok esetén – 5 vagy akár 10 évre szóló elköteleződést várnak a bérlőktől. A cégek működése és felépítése ugyanakkor gyakran megváltozik, hiszen a gazdasági ciklusok és az esetleges piaci átrendeződések érdemben változtathatják meg a struktúrát, illetve a személyi állomány méretét, összetételét is. Az iroda bérlés során pedig nem feltétlenül lehet ennyire előre gondolkodni, mikor az adott ingatlan kiválasztásra kerül. 

Egy cég növekedése vagy éppen zsugorodása tehát benne van a pakliban, ez azonban arra is hatással van, hogy milyen méretű iroda jelenti az optimális megoldást, akár az alapterület, akár a bérleti díj szempontjából. Ha például a munkavállalók többsége otthonról dolgozik, esetleg a létszám optimalizálása miatt csökkent a dolgozók száma, akkor egy túlságosan nagy iroda bérlése felesleges pénzégetés lehet. Növekedés esetén pedig a komforthoz nagyobb helyiségekre és több térre van szükség, ami egy startup esetén akár a kezdeti dupláját is jelentheti. Az albérlet és a szerződésátruházás ilyen esetekben nem csupán opció, hanem a pénzügyi túlélés vagy a korlátlan növekedés záloga, amely megóvja a céget a súlyos kötbérektől és a felmondási szankcióktól.

Mi a különbség albérlet és szerződésátruházás között?

Ha a cég növekedése miatt vagy más okból a szerződés futamidejének lejárta előtt kell elhagynia a bérelt irodát, a két leggyakoribb megoldás erre az albérlet, vagyis al bérbeadás, illetve a szerződésátruházás, vagyis a bérlő cseréje. A két fogalmat azért is szokás néha keverni, mert lényegében mindkettő ugyanazt eredményezi, vagyis hogy új bérlő költözik az irodába. Mégis érdemes különbséget tenni, hiszen jogi szempontból, illetve a szerződést tekintve némiképp máshogy zajlanak a folyamatok.

Albérlet esetén az eredeti bérleti szerződés érintetlen marad. A cég továbbra is közvetlen jogviszonyban áll a tulajdonossal, a cég fizeti az iroda bérlés teljes díját, illetve felel a bérlemény épségéért. Ezzel párhuzamosan azonban egy második, „al-bérleti” szerződés is megkötésre került egy harmadik féllel, aki nekünk fizet bérleti díjat. Ezzel szemben a szerződésátruházás (vagy bérlőcsere) során az addigi bérlő cég teljesen kiszáll a történetből. Egy háromoldalú megállapodás keretében az új bérlő átveszi a  helyét a főbérleti szerződésben, minden joggal és kötelezettséggel együtt. Ekkor a cég végleg mentesül a jövőbeni fizetési kötelezettségek és felelősségek alól.

Hogyan alkudhatjuk ki a rugalmas opciókat?

A fent említett opciók azért is működnek megfelelően, mert a főbérlő számára nem járnak bevétel kieséssel, sem különösebb plusz munkával vagy ügyintézéssel, ugyanakkor a kiköltözni kívánó cég számára is gyors megoldást jelent, ha valami miatt egy másik irodára van szükség. Mivel azonban a felek – és különösen a bérbeadó – egyik legfontosabb érdeke a stabilitás és kiszámíthatóság az általában létrejövő szerződések szinte mindig kategorikusan tiltják az albérlet és az átruházás lehetőségét.

A kulcs az iroda bérlés tárgyalási szakaszában rejlik: még a beköltözés és az aláírás előtt kell kialkudni ezeket a jogokat. Nem érdemes irreális, korlátlan szabadságot kérni, mert azt a tulajdonos azonnal elutasítja. Ehelyett törekedjünk a kompromisszumra- Kérjük meg a tulajdonost hogy  alapos ok nélkül ne tagadhassa meg a hozzájárulást, vagy a felek rögzítsék, hogy a cégcsoporton belüli leányvállalatoknak, kapcsolt vállalkozásoknak automatikusan, külön engedély nélkül is bérbe adható legyen az iroda egy része.

Mit érdemes kötelezően rögzíteni a szerződésben?

Ha a kérdésesnek tekinthető pontokat már a tárgyalások során sikerül kialkudni, akkor azokat mindenképpen érdemes a szerződésben is rögzíteni, ezzel is elkerülve a későbbi viták lehetőségét. Fontos, hogy ilyen esetekben a definíciók és jogkörök tűpontosan kerüljenek meghatározásra, hiszen egyszerűen így a legnehezebb belekötni. Azt azonban mindenképpen hangsúlyoznunk kell, hogy egy jól összeállított és hivatkozási alapként is működő szerződés megírása mindkét fél jól megfontolt érdeke.

A kötelezően rögzítendő pontok között az alábbiakkal érdemes foglalkozni az iroda bérlés kapcsán. Határozzuk meg, hogy a tulajdonosnak hány napja van válaszolni az albérleti kérelemre, és ha nem válaszol, az beleegyezésnek minősül-e. Szintén rögzíteni kell a pénzügyi feltételeket: ha a cég drágábban adja ki az albérletet, mint amennyiért kibérelte, megtarthatja-e a profitot, vagy osztoznia kell a tulajdonossal? Szerződésátruházás esetén pedig kulfontosságú lefektetni az új bérlővel szembeni minimális elvárásokat, mint pl. megfelelő hitelképesség, tőkeerő, az irodaház profiljába illő tevékenységi kör stb.,  hogy a tulajdonos ne utasíthassa el koholt indokokkal a cserét.

Milyen buktatókkal járhat az albérlő kiválasztása?

A két felvázolt opció közül a nagyobb kockázatot kétségtelenül az albérletbe adás hordozza, hiszen ebben az esetben az irodát alapból is bérlő cég  anyagilag és jogilag is felel az albérlő viselkedéséért. Ha az albérlő nem fizet, a cégnek akkor is utalnia kell a teljes díjat a főbérlő felé. Ha az albérlő kárt tesz az irodaház gépészetében vagy közös tereiben, a tulajdonos tőlünk fogja követelni a kártérítést. Buktató lehet a szolgáltatási és üzemeltetési díjak megosztása is: a szerverszoba hűtése, a takarítás, az internet vagy a recepció költségeinek arányos szétosztása komoly belső konfliktusokhoz vezethet, ha a határokat nem fektetik le előre írásban, mérhető módon. Ezért is szeretnénk ismét hangsúlyozni a szerződésbe foglalt pontos feltételek fontosságát, amik segíthetnek elkerülni az ilyen és ehhez hasonló buktatókat, illetve vitás eseteket.

Összefoglalás

Az irodapiacon a rugalmasság ma már többet ér, mint a kedvező négyzetméterár. Az albérletbe adás és a szerződésátruházás olyan stratégiai eszközök, amelyek lehetővé teszik a cégek számára, hogy dinamikusan alkalmazkodjanak a piaci változásokhoz, minimalizálják a veszteségeiket, vagy éppen zökkenőmentesen költözzenek nagyobb területre. A siker kulcsa azonban nem a válsághelyzetben, hanem a bérleti szerződés megkötésének pillanatában dől el. Ha előrelátóan, jogi szakértő és tapasztalt irodapiaci tanácsadó segítségével már az alapdokumentumban rögzítjük a rugalmassági záradékokat, a cég olyan mozgásteret kap, amely egy bizonytalan gazdasági környezetben szó szerint életmentő lehet.

GYIK

Kérhetünk-e magasabb bérleti díjat az albérlőtől, mint amennyit mi fizetünk a tulajdonosnak?

Igen, jogilag van rá lehetőség, sőt, ha az irodát bútorozottan, gépesítve vagy extra szolgáltatásokkal (pl. takarítás, recepció) együtt adjuk bérbe, ez teljesen indokolt is. Ugyanakkor ellenőrizni kell a főbérleti szerződést, mert a tulajdonosok sokszor kikötik, hogy a profit egy része őket illeti meg, vagy maximalizálják az albérleti díj összegét.

Mi történik az albérlővel, ha a cégünk főbérleti szerződése megszűnik?

A főszabály szerint az albérleti szerződés osztja a főbérleti szerződés sorsát. Ha a bérleti jogunk valamilyen okból megszűnik, az albérlő jogviszonya is automatikusan véget ér. Az albérlő ilyenkor közvetlenül nem követelheti a tulajdonostól, hogy maradhasson, kivéve, ha erről korábban külön háromoldalú megállapodás született.

Kötelező-e írásos engedélyt kérni a tulajdonostól, ha a cég saját leányvállalata költözik be az irodába?

Ez kizárólag a főbérleti szerződés szövegezésétől függ. Ha a szerződés általánosságban tiltja a harmadik fél részére történő használatba adást, akkor a jogilag különálló leányvállalat is harmadik félnek minősül, tehát engedélyköteles. A modern szerződésekben azonban standard könnyítés, hogy a kapcsolt vállalkozások szabadon használhatják a területet bejelentési kötelezettség mellett.

Megtagadhatja-e a tulajdonos a szerződésátruházást, ha az új bérlő tevékenysége teljesen más?

Igen, alapos indokkal megtagadhatja. Az irodaházak tulajdonosai ügyelnek a „bérlői mixre” és az épület presztízsére. Ha például egy csendes ügyvédi iroda helyére egy nagy ügyfélforgalmat bonyolító, zajos ügyfélszolgálat vagy egy speciális hatósági engedélyeket igénylő tevékenységű cég lépne, a tulajdonos jogszerűen hivatkozhat arra, hogy ez zavarná a többi bérlőt vagy túlterhelné a ház infrastruktúráját.

Ki fizeti a szerződésátruházás vagy az albérletbe adás jogi és adminisztratív költségeit?

Erről a felek szabadon állapodnak meg, de a piaci gyakorlat szerint a költségeket az a bérlő viseli, akinek az érdekében a módosítás történik. A tulajdonosok gyakran felszámítanak egy fix adminisztrációs vagy ügyvédi díjat a szerződésmódosítások és a háttérellenőrzések elkészítéséért, amit érdemes már előre belekalkulálni a folyamatba.