Miért kell számolni a cég változásaival?

Egy cég számára már az alapításkor érdemes különböző célokat megfogalmazni annak érdekében, hogy munkájukkal ezen konkrét vállalások elérését szorgalmazzák, ezáltal valós, ellenőrizhető irányokat meghatározva a működésben is. Ezek a célok ugyanakkor rengeteg különböző tényezőtől függenek, így mivel minden cég egy kicsit más, nehéz univerzálisan beszélni a kérdéskörről. A siker ugyanakkor egy olyan tényező, ami egyik vállalkozás esetében sem elhanyagolható, ennek pedig különböző velejáróival is érdemes számolni.

Egy sikeres cég ugyanis ideális esetben folyamatosan fejlődik, terjeszkedik, bővül, ami azzal is együtt jár, hogy a személyi állomány létszáma gyarapszik, ehhez pedig nagyobb helyre van szükség az iroda tekintetében is. Ennek persze az ellenkezője is igaz lehet, hiszen egy vállalkozás működése során sokszor az derül ki, hogy annak optimalizációja érdekében inkább szűkülésre, az erőforrások beosztásának átgondolására van szükség. Az iroda tekintetében ugyanakkor ez is változtatásokat igényel, hiszen az alacsonyabb létszám esetén már egy kisebb helyiség bérlése lehet az indokolt. 

Akárhogy is, a cégek változása egy olyan eshetőség, ami már a kezdetektől benne van a pakliban, így lehetőség szerint számolni is érdemes vele. A többség persze ideálisan az első, vagyis a bővülés felé mutató irányt képzeli el magának, és szerencsés esetben már az iroda bérlés budapesti lehetőségeit is úgy vizsgálja, hogy ennek szó szerint is hagy teret. Ez persze nem azt jelenti, hogy feleslegesen nagy irodát választ már az első lépés során, hanem figyelembe veszi a bővülési vagy akár szűkülési lehetőségeket is.

Hogyan támogathatja az iroda a változásokat?

Az iroda értelemszerűen az a környezet, ami a mindennapok során is aktívan szolgálja a cég gördülékeny működését, és a munkavégzés hatékonyságát. Ehhez számos különböző paraméter és körülmény együttálására van szükség, melyek egy része szigorúan műszaki tartalom, míg egy másik része már a cég által hozzáadott érték elhet. A iroda bérlés Budapesten azért sem feltétlenül egyszerű kérdés, mert a kínálat hatalmas és a megfelelő ingatlan felkutatása – különösen a kellő tudatosság nélkül – egy rendkívül összetett feladat és elhúzódó folyamat lehet.

Egy ilyen döntés ugyanakkor nem rövidtávra szól, hiszen egy cég ideális esetben hosszú évekre keres magának kiadó irodát. A legfontosabb kritériumok tisztázása, a szempontok priorizálása már önmagában is sokat segíthet a kínálat hatékony szűrésében, de ahogy említettük, érdemes kicsit a jövőbe is tekinteni. Ha valóban hosszútávú megoldást keresünk, akkor a cég esetleges változásaival is számolni kell, akár a bérleti futamidő ideje alatt is. Ha a bővülésben bízunk, akkor az erre szolgáló területbővítési lehetőségeket érdemes feltérképezni, de természetesen a szűkülés kapcsán sem árt kiskaput hagyni, ami leginkább a szerződés szintjén lehetséges.

Milyen jellemző szerződési futamidővel számolhatunk?

Sokan ott hibázzák el az irodabérléssel kapcsolatos kalkulációkat, hogy túlságosan rövid bérleti futamidővel számolnak, ami miatt a jövőre vonatkozó tervek realizálása is ellehetetlenül. Általánosságban az mondható el, hogy az iroda bérlés Budapesten jellemzően minimum 3-5 évre szól. Utóbbi sokkal gyakoribb, hiszen ez a bérbeadók számára is nagyobb stabilitást kínál. Előbbi, tehát a 3 éves futamidő általában már egyéni egyeztetések kérdése, de a tapasztalatok szerint ennek engedélyeztetése és elfogadtatása már bizonyos kompromisszumokkal járhat, ami a cég mozgásterét is jelentősen beszűkíti, és végtére is ebben az esetben is évekről van szó. A változás azonban így vagy úgy, de elkerülhetetlen, ezekre pedig az iroda szintjén is fel kell készülni.

Mit tehetünk bővülés esetén?

Egy sikeres cég nem csak a piacon belül terjeszkedik, hanem általában a saját állományát is növeli, ezzel még hatékonyabbá téve, egyben optimalizálva is a munkát, és felkészülve a korábbihoz képest még fokozottabb terhelésre és sokrétű feladatok elvégzésére. Mivel egy iroda jelentős részben a munkavállalók komfortjáról és a munkavégzés ergonómiájáról is szó, a bővülés értelemszerűen megköveteli azt, hogy az iroda is nagyobb terekkel, több hellyel rendelkezzen. Az általános kalkulációk szerint egy munkavállalók számára – munkaállomással együtt – nagyjából 6 négyzetméter helyre van szüksége a kényelmes munkavégzéshez.

Ha csupán ezzel az alapvető adattal számolunk is, a létszámnövekedés okán akkor is nagyobb térre lesz szükség, az elrendezés és a térkihasználás újragondolása sokszor nem elég. Természetesen bővülés esetén nem megijedni kell, hanem hatékony lépéseket tenni a helyzet optimalizálása érdekében. Erre alapvetően két út áll a cégek rendelkezésére: másik vagy extra hely bérlése, illetve a területmódosítás, vagy más néven fit -out. Alapvetően mindkét megoldás egyaránt hatékony, az persze kérdés, hogy az iroda bérlés budapesti opciói között inkább melyikre találunk jelölteket.

Miért fontos a bővülési lehetőség?

Egy kiadó iroda kapcsán kifejezetten fontos az optimalizáció, ami a megfelelő méretű térre is vonatkozó elvárás. Ha a helyiség túl kicsi, akkor az egyértelmű diszkomfortot okoz a munkavállalók szempontjából, akik így nem csak elégedetlenebbé válnak, de munkájuk hatékonysága és minősége is csökkenhet. Az alapból túl nagy alapterület azonban a költségek szintjén okozhat gondokat. Első blikkre tehát mindig a cég aktuális állapotának és méretének megfelelő ingatlant kell választani, de ahogy említettük, már a döntés során is érdemes lehet figyelembe venni az esetleges bővülési lehetőségeket. Az iroda bérlés Budapesten tehát akár ez alapján is irányításra kerülhet.

A cég lehetőségeinek szó szerinti bővítésére több út is rendelkezésre áll, ezek közül az egyik az, ha költözünk vagy extra helyiségeket is bérbe veszünk. A szerződés futamideje alatt ez persze macerás lehet, hiszen ebben az időszakban a mozgástér meglehetősen beszűkült. Első körben érdemes lehet tehát a bérbeadónál házalni a problémával, hiszen könnyen lehet, hogy fel tud ajánlani egy másik ingatlant, ezzel megkerülve a szerződés miatti kötöttségeket, de az is gyakori tapasztalat, hogy az aktuálisan bérelt helyiségből épületen belül is megoldható a költözés egy nagyobb irodába sőt, adott esetben akár szomszédos, de üresen álló helyiségek is bevonhatók a bérlet szerződés hatálya alá. 

Hogyan működik a területmódosítás?

A területmódosítás is bevett módszer arra, ha az aktuális tér már nem elegendő, és valamilyen kedvező ár/érték arányú megoldást keresünk a cég bővítésére. Az üzleti ingatlanok piacán rutinosabban mozgók már biztosan találkoztak a fit-out kifejezéssel. Ezt magyarul bérbeadói hozzájárulásként is szokás emlegetni. Ennek lényege, hogy az ingatlan tulajdonosa egy bizonyos keretösszeggel támogatja az iroda felújítását vagy átalakítását. Ezáltal a cég egy személyre szabott helyiséget kap, a bérbeadó tulajdonának értéke pedig növekszik.

A fit-out jellemzően nem a bővítés, hanem a saját képére formálás kapcsán merül fel, de akár előbbi esetre is megoldást jelenthet. Sokszor ugyanis a hasznos terek átszervezésével, pár fal áthelyezésével is megoldható az, hogy egy nagyobb létszámú munkavállalói állomány is hatékonyan dolgozhasson az irodában. Ha tehát a cég bővülés küszöbén áll, de a költözés valamiért nehezen megoldható, mindenképpen érdemes megvizsgálni a fit-out, területmódosítás lehetőségét is. Az pedig talán ebből is jól látszik, hogy az iroda bérlés Budapesten sokszor csupán az első lépés, a cég működése során ugyanakkor sokszor merülhetnek fel ilyen és ehhez hasonló igények.

Mi a helyzet, ha szűkül a cég?

Az iroda bérlés kapcsán nem csak a bővülésről, hanem a cég esetleges szűküléséről is beszélni kell, hiszen ez is abszolút reális eshetőség. Sokszor ezt nem is a cég sikertelensége okozza, sokkal inkább a működés optimalizációja. Nem ritka ugyanis, hogy már a konkrét munka közben derül ki az, hogy a cég kisebb létszámban is képes hatékonyan működni, amihez kevesebb tér is elegendő, ezzel a bérleti díjon is spórolva. Sőt, napjainkban a hibrid munkavégzési formák és a home office miatt is érdemes lehet újragondolni a vállalkozás valódi helyigényét.

A szűkülés kapcsán szintén megemlíthetjük annak lehetőségét, hogy a jelenlegi bérbeadó segítségével keresünk egy kisebb helyiséget, ami által a szerződés kötöttségei is részben feloldhatók. A nehézség ebben az, hogy a kisebb helyiség alacsonyabb bérleti díjat és ezáltal kevesebb bevételt jelent a tulajdonosnak, így neki nem feltétlenül érdeke, hogy segítse a szűküléshez kapcsolódó költözést. Ha nem akarunk felesleges köröket futni, akkor érdemes lehet megvárni az aktuális bérleti szerződés kifutását, hiszen még a plusz bérleti díj kiadásokkal is jobban járhatunk, mint ha a szerződés idő előtti felmondásából fakadó anyagi terheket magunkra vállalnánk. A szűkülés tudatában pedig már jó előre elkezdődhet a következő, optimális kiadó iroda keresése.

Összefoglalás

A cég változásait – legyen az bővülés vagy zsugorodás – a bérelt iroda tekintetében is érdemes lekövetni. Ez nem csupán a költségek optimalizálása miatt fontos hanem annak érdekében is, hogy a munkavállalók mindenképpen egy kellően komfortos, a cég méreteinek és munkavégzésének megfelelő helyen tudjanak működni a hétköznapokban. A bérleti szerződések sokszor nagyban szűkítik a cégek mozgásterét, de a megfelelő tárgyalások révén akár kifejezetten gördülékeny is lehet az átállás.

GYIK

Mit jelent a bővülési opció egy irodabérleti szerződésben?

A bővülési opció lehetőséget ad arra, hogy a bérlő a futamidő alatt további irodahelyiségeket vegyen bérbe ugyanabban az épületben vagy irodaparkban. Ez különösen hasznos gyorsan növekvő cégek számára, mert elkerülhető vele a költözés és az abból adódó extra költség vagy működési fennakadás.

Hogyan lehet kezelni, ha a cég kisebb irodára váltana a szerződés lejárta előtt?

Erre szolgálhat a szűkülési vagy területcsökkentési opció, amely előre meghatározott feltételek mellett lehetővé teszi az iroda egy részének visszaadását. Fontos, hogy ezt már a szerződéskötéskor rögzítsék, különben a bérlő a teljes futamidő alatt köteles lehet a teljes terület díját fizetni.

Milyen futamidő számít ideálisnak egy bizonytalan növekedési pályán lévő cég számára?

Nincs univerzális válasz, de általában a 3–5 éves szerződések kínálnak jó egyensúlyt a kedvező bérleti feltételek és a rugalmasság között. Startupok vagy gyorsan változó cégek esetében érdemes rövidebb futamidőben vagy rugalmas bővülési lehetőségekkel gondolkodni.

Mire érdemes figyelni a rugalmassági feltételeknél az irodabérleti szerződésben?

A legfontosabb kérdések közé tartozik, hogy milyen határidővel lehet bővülni vagy szűkülni, milyen pluszköltségekkel járhat a módosítás, illetve garantált-e a további terület rendelkezésre állása. Érdemes tisztázni azt is, hogy a bérbeadó milyen feltételekkel engedélyezi az al- vagy társbérletet.

Mikor érdemes már előre nagyobb irodát bérelni?

Ha a cég növekedése jól tervezhető és rövid időn belül várható a létszámbővülés, gyakran gazdaságosabb előre nagyobb területet bérelni. Ugyanakkor túl nagy iroda esetén a kihasználatlanság jelentős felesleges költséget okozhat, ezért fontos az egyensúly a jelenlegi és a várható igények között.