Milyen szempontok irányítják az irodakeresést?

Az irodakeresés első blikkre talán egyszerűen végigvihető folyamatnak tűnik, a valóság ugyanakkor egészen mást mutat. Bár a piacon valóban folyamatosan rengeteg kiadó iroda hirdetésével találkozhatunk, az óriási mélységű kínálat csak bizonyos szempontból értékelhető pozitívnak. Ha azonban nem határozott elképzelésekkel vagy éppen kellő rutinnal kezdünk neki a keresésnek és a lehetséges opciók szűrésének, egy rendkívül időigényes folyamatba csöppenhetünk, ami emellett nagy mennyiségű erőforrást is felemészt.

Fontos tehát, hogy a megfelelő szempontok mentén kezdjük el a találatok szűrését, hiszen így sokkal gyorsabban és hatékonyabban juthatunk eredményre. E szempontok listája meglehetősen változó lehet, hiszen a céges igények sokban különbözhetnek, de a munkavállalók elvárásai is érdemben alakítják a végső döntést. Az olyan alapvető paraméterek azonban, mint például az alapterület, a hasznos tér, a bérleti díj, a lokáció, a közlekedési lehetőségek, a környező infrastruktúra, vagy éppen az elérhető plusz szolgáltatások máris segíthetnek a döntéshozatalban. A folyamat során rugalmas és merevebb pontokkal egyaránt találkozhatunk, ezeket pedig nem árt külön kezelni ahhoz, hogy valóban a megfelelő kiadó irodát válasszuk.

Melyek a kevésbé rugalmas pontok?

A kevésbé rugalmas pontok között egyrészt azokat a paramétereket találjuk, melyeken nem igazán van lehetőség változtatni, másrészt azokat, amelyekből a cég nem hajlandó engedni a keresés során. Ez utóbbiak akár segíthetik is a folyamatot, hiszen bár bizonyos fokú kompromisszum szinte biztosan elkerülhetetlen, a kizáró tényezők mentén a kiadó irodák szűrése is egyszerűbb lehet, és biztos ezután is sok olyan alternatíva marad, ami alapvetően megfelelő lehet a cég számára. 

Az adottságok és nem megváltoztatható paraméterek pedig szintén ilyen hatással lehetnek a keresésre. Ezek között általában az alapterületet, a lokációt, a hasznos teret, az irodán belüli közlekedési folyosókat, az emeletet, tájolást és más fix műszaki paramétereket találjuk. Ezekkel értelemszerűen nehéz mit kezdeni, de a szerződéskötés és az azt előkészítési tárgyalások során sok olyan szempontot is találunk, amikkel érdemes foglalkozni.

Milyen rugalmasabb szempontokat vegyünk figyelembe?

A rugalmas szempontok érdemben befolyásolhatják a kiadó iroda megfelelőségét, ezekkel pedig azért érdemes tisztában lenni, mert így a cégek számára is világosabb, hogy a tárgyalások során mivel kapcsolatban lehet érdemes alkudni. Az elsődleges tétel ezen a téren értelemszerűen az árazás, ami a leggyakrabban formálható szempont. Az ingatlanpiac árai sok esetben eleve úgy kerülnek megállapításra, hogy abba egy bizonyos fokú alku lehetőségét is belekalkulálják, így természetesen egyik cég sem bérelhet anélkül kiadó irodát, hogy legalább megpróbálná valamelyest lentebb vinni a négyzetméterenkénti árat.

Az ár mellett az esetleg külön elérhető szolgáltatások – őrzés, recepció, takarítás, parkoló stb. – kapcsán is érdemes lehet tárgyalásokba bocsátkozni, hiszen ez is hatással lehet az árakra és az iroda komfortjára egyaránt. Amire azonban talán kevesebben gondolnak, azok az olyan feltételek és lehetőségek, amik a cég jövője szempontjából lehetnek létfontosságúak, illetve azt is meghatározzák, hogy az irodabérlés mennyire szól hosszútávra. A bővítési és területmódosítási opciók például épp ilyenek, így ezekre is érdemes figyelmet fordítani.

Mi kerüljön bele feltétlenül a szerződésbe?

A kiadó iroda kapcsán a szerződéskötés talán az egyik legfontosabb lépés, ami során nagyon észnél kell lenni és érdemes minden részletet pontosan tisztázni ahhoz, hogy valóban a cég számára megfelelő eredményre jussunk. Ennek biztosítására bizonyos elemek kihagyhatatlanok a szerződésből. Ezek jelentős része anyagi természetű, így például a bérleti díj, a fit-out költségek, az üzemeltetéshez kapcsolódó költségek, a biztosítékok és biztosítások kötelezettségeit járja körül, de a hosszabb távú feltételeket is szabályozzák, így például a felmondás feltételeiről, annak módjáról is rendelkeznie kell. A kiadó iroda kapcsán ugyanakkor nagyon is fontos kérdés az, hogy az esetleges bővítési lehetőségek, átalakítások és az egyéni opciók hogyan bekerülnek-e a szerződésbe, hiszen ez a hosszútávú használhatóságot hivatott biztosítani.

Miért fontos a bővülés lehetősége?

A kiadó iroda kapcsán rendkívül fontos szempont az optimalizáció, ami a megfelelő méretű térre is vonatkozik. Egy túl kicsi iroda vélhetően diszkomfortos választást jelent, ahol a munkavállalók kényelme sem biztosított, így pedig a mindennapi munkavégzés is nehezebb, annak minősége romlik, illetve a munkavállalók elégedetlensége növekszik. Egy túl nagy alapterülettel rendelkező iroda ugyanakkor szintén rizikós választás lehet, hiszen a magasabb bérleti díj mellé valószínűleg nem párosul kellő kihasználtság.A legjobb megoldás tehát itt is az arany középút, vagyis egy olyan helyiség, ami a cég jelenlegi igényeinek maradéktalanul megfelel, de akár a bővítésre is lehetőséget ad. 

Egy vállalkozás céljai között ugyanis minden bizonnyal szerepel a fejlődés és a növekedés, ami nagyobb dolgozói létszámmal vagy nagyobb ügyfélforgalommal jár, ami az iroda kapcsán is igényeket szül. A keresés és szerződéskötés során tehát érdemes olyan helyiséget és feltételeket választani, ahol a bővülés lehetősége adott, akár komolyabb átépítés vagy nagyobb költözés terhe nélkül is. Ha hosszabb távra tervezünk, ez kihagyhatatlan része a választási folyamatnak.

Milyen egyéni opciókat vegyünk számításba?

A cég számára fontos, személyre szabott opciók pontos körét nehéz meghatározni, hiszen ezek rendkívül sokfélék és eltérőek lehetnek, ugyanakkor fontos, hogy a szerződéskötés során ezekre is gondoljunk. Ezeket általában a cég saját igényei és egyben lehetőségei határozzák meg. Természetesen ha olyan kritériumokról van szó, melyek nem alakíthatók rugalmasan, ott elfogy a mozgástér, de ha flexibilis feltételek mentén igyekszünk a saját elvárásaink szerint alakítani a szerződés pontjait, akkor egy hosszútávon is jól működő, kedvező ár/érték arányú és a munkavégzés szempontjából is kifogástalan kiadó irodához juthatunk, aminek természetesen a bővítés lehetősége is a sajátja.

Hogyan befolyásolja a területmódosítás a választást?

Egy kiadó iroda kapcsán nélkülözhetetlen szempontot jelent a fit-out lehetősége, illetve az ehhez kapcsolódó költségek. Ez a kifejezés az iroda átalakításának vagy éppen felújításának opcióját jelenti, amivel sok cég előszeretettel él. Az iroda saját képre formálása ugyanis segíthet közvetíteni a cég saját identitását és elképzeléseit, a terek kialakításakor pedig a munkavállalók igényeit is van lehetőség figyelembe venni. Egy ingatlanhirdetés tehát sok esetben csak egy alapot jelent, ami aztán sok különböző módon alakítható át vagy újítható fel, a szerződéskötés előkészítése során ugyanakkor mindenképpen érdemes tisztázni azt, hogy a főbérlő erre lehetőséget ad-e, illetve a fit-out költségek kit terhelnek vagy milyen módon kerülnek törlesztésre. Ezek a kritériumok a választást is nagyban befolyásolhatják, így mindenképpen érdemes foglalkozni velük.

Miért érdemes szakértő segítséget kérni?

Ahogy talán a fentiekből is kitűnik, egy kiadó iroda keresése nem csak a kínálat böngészését jelenti, hanem a kiválasztás és szerződés összetett folyamatát is. A megfelelő ingatlan kiválasztása önmagában is nehéz, különösen ha nem a megfelelő kritériumok mentén történik, de az utolsó fázisban, a tárgyalások és dokumentáció során is nagyon sok minden félremehet. A szakértő segítség tehát bármikor jól jöhet, hiszen a piaci tapasztalat és a tárgyalási rutin rengeteget segít, ami nem csak az optimális döntéshozatalt támogatja, de akár anyagi szempontból is segíthet megfelelőbb eredményre jutni, mint ha magunk vágnánk neki a keresésnek és bérlésnek.

Összefoglalás

Az irodakeresés és a szerződéskötés során számos rugalmas és kevésbé rugalmas szempont merülhet fel, melyeket egyaránt érdemes figyelembe venni. Utóbbiak esetén persze minimális a mozgástér, előbbiek szempontjából ugyanakkor nagyon könnyen alakíthatjuk a saját igényeink szerint a történéseket, és a megfelelő fit-out szempontok szerződésbe foglalásával magát az irodát is. Egy rendkívül összetett folyamat lévén ugyanakkor nem árt, ha szükség esetén szakértő segítséget kérünk, hiszen ez segíthet egy hosszútávon is megbízható és stabil megoldást találni a sokszínű ingatlanpiacon.

GYIK

Milyen szempontokat kövessünk az irodakeresés során?

Az elsődleges irányvonalat értelemszerűen a cég igényei és lehetőségei jelentik, így a konkrét paramétereket is érdemes ez alapján meghatározni. Az alapterület, a hasznos tér, a lokáció és a bérleti díj egyaránt fontos, ahogy a bővítési lehetőségek sem elhanyagolhatók.

Miért fontos a növekedési lehetőség?

Egy cég a működése során ideális esetben fejlődik, növekszik, ami idővel több munkavállalót és nagyobb helyigényt eredményez. Egy iroda bérlése során ezt a szempontot is érdemes figyelembe venni.

Jellemzően mennyi időre szól egy bérleti szerződés?

Irodák esetén a jellemző bérleti időtartam minimum 3-5 év, de elsősorban utóbbi. Ez kellő biztonságot kínál a bérbeadók számára is, de a cégek részére is tervezhetőbb jövőt biztosít.

Milyen átfutási idővel számolhatunk az irodakeresés során?

Az irodakereséshez szükséges időt sokan alábecsülik, ami komoly hiba. A teljes folyamat ideális esetben is jellemzően legalább 6 hónapot vesz igénybe, de nem ritka, hogy 12-18 hónap is eltelik a keresés kezdete és a költözés között.

Mit jelent és miért fontos a fit-out?

Az irodák esetén a fit-out lényegében a személyre szabást, átalakítást, felújítást jelenti, amikor egy cég valamilyen módon a saját igényeire szabja a helyiséget. A költségek kapcsán mindenképpen érdemes tisztázni, hogy azokat ki vállalja magára és milyen formában kerül rendezésre a bérlő és a bérbeadó között.