Mik lehetnek az irodaváltás nehézségei?

A kérdést természetesen úgy is feltehetnénk, hogy mik lehetnek az irodakeresés vagy az első iroda megtalálásának nehézségei, hiszen a folyamat nagyon hasonló és értelemszerűen a kihívások is közel azonosak. A problémák pedig akár már a kínálat hatékony átnézése és szűrése során jelentkezhetnek, hiszen az iroda bérlés Budapesten azért sem egyszerű feladat, mivel egy rendkívül széles és sokszínű paletta áll a cégek rendelkezésére, ha épp új irodát keresnek maguknak. Az időzítés ugyanakkor már az első lépésnél is kritikus, így érdemes időben és határozott elképzelések, igények birtokában elkezdeni a böngészést.

A nehézségek közé tulajdonképpen a folyamat minden egyes lépése odasorolható, különösen ha még kevesebb rutinnal rendelkezünk az ilyen ingatlanügyletek terén. A profi segítség így ilyenkor is jól jön, hiszen ez jelentős mennyiségű időt és akár pénzt spórolhat meg nekünk. A különböző műszaki paraméterek, tárgyalási kondíciók, szerződési feltételek, a költözéshez kapcsolódó logisztika, az esetleges fit-out költségek és feltételek önmagukban is kihívást jelentenek, de ha ehhez hozzávesszük, hogy ideális esetben ezeknek nem kellene hatással lenniük a cég gördülékeny működésére, még komolyabb feladatról beszélünk. Ezután talán mondanunk sem kell, miért létfontosságú, hogy akár évekre előre gondolkodjunk.

Mi az ideális időpont a kezdéshez?

Sokak szerint az iroda bérlés Budapest városában egy rendkívül egyszerű, akár 1-2 hónap alatt lebonyolítható ügylet, így a tapasztalatok szerint a többség kifejezetten későn kezd neki a folyamatnak. Eközben ugyanakkor nagyon hamar realizálhatják, hogy a véltnél egy sokkal összetettebb procedúrába vágtak bele, aminek minden egyes lépését érdemes nagyon tudatosan megszervezni, különösen akkor, ha még kevesebb tapasztalattal rendelkezünk ezen a területen. Általános igazságokat persze nehéz lenne rögzíteni, a piaci rutin ugyanakkor egy viszonylag stabilnak tekinthető időkeretet diktál.

Ez alapján ha egy cég szeretne új irodába költözni, a folyamatot érdemes akár már a tervezett időponthoz képest 12-18 hónappal korábban elkezdeni. Az üzleti világban ez persze óriási távlat, hiszen ennyi idő alatt rengeteg minden történhet, akár a cég működése vagy anyagi lehetőségei kapcsán is. Épp ezért ez egy kifejezetten ideális szcenárió, de sajnos nem mindig megvalósítható. Tény azonban, hogy ha optimális, a cég érdekeit mindenben szolgáló döntést szeretnénk hozni és gördülékenyen átköltözni az új helyre, legalább egy évet érdemes hagyni a folyamatra, ami egyáltalán nem időhúzás, hanem megfontolt döntések sorozata.

Hogyan lehet hatékony a keresés?

A kérdés némiképp általánosító és talán nem is létezik egyetlen olyan formula, ami minden cég esetében egyaránt alkalmazható, hiszen a műszaki és szubjektív igények, vagy akár a megszabott keretek is nagyon változóak lehetnek. Ugyanakkor ahhoz, hogy az iroda bérlés Budapesten is gördülékeny lehessen, mindenképpen fontos a tudatosság és a szervezettség. Ha csak tessék-lássék módon kezdünk bele a keresésbe és előzetesen nem mérjük fel saját lehetőségeinket, illetve kérjük ki a munkatársaink véleményét, máris nehezebb helyzetbe sodortuk magunkat.

Senki nem áltathatja magát ugyanis: a fővárosi kiadó irodák kínálata óriási. Ezek az ingatlanok pedig nem csupán a műszaki paraméterek, hanem például az árazás terén is rendkívül sokszínű képet mutatnak. A nulladik lépés tehát az igények és reális lehetőségek feltérképezése akár anélkül, hogy a kínálatra egyáltalán rápillantottunk volna. Az alapvetően szükséges paraméterekkel történő kalkuláció és a komfortos munkavégzéshez szükséges körülmények ugyanis enélkül is összeszedhetők, ezen adatok birtokában pedig a keresés is sokkal egyszerűbb és gyorsabb lehet.

Mi az első lépés?

A legelső, mindent megelőző mozzanat a már említett nulladik lépés, ha azonban a konkrét kiválasztási, bérlési és költözési folyamatot nézzük, akkor mindenképpen egy vagy több longlist készítésével érdemes kezdeni. Ez vonatkozhat a cég alapvető igényeire és elvárásaira is, illetve a kínálat előzetes feltérképezése után a szóba jöhető ingatlanokra is. Ha az alapvetőnél valamivel kisebb szegmensre tudjuk szűkíteni a kínálatot, máris egy hatalmas lépést tettünk a komplett folyamatban, hiszen így jóval fókuszáltabban mehetünk tovább, csak azokra az opciókra fókuszálva, melyek az első rosta után is bentmaradtak. Itt azonban nem állhatunk meg, hiszen az iroda bérlés Budapesten nem egyetlen szűrési fázist igényel, így a második rosta is elkerülhetetlen.

Miért érdemes shortlistet készíteni?

A shortlist több szempontból is nélkülözhetetlen része az iroda bérlésnek, hiszen ez már az a fázis, ami közvetlenül a kiválasztást előzi meg. Egy látszólag a korábban már elkészített, hosszabb, több alternatívát tartalmazó lista lerövidítése, de valójában ennél többről szól. Egyrészt ez esetben már komoly döntéseket kell hozni, aminek köszönhetően csak a valóban ideálisnak tekinthető ingatlanok maradnak felszínen. Másrészt a cég igényei kapcsán is egyértelműen szükségessé válik a priorizálás, hiszen az iroda bérlés Budapesten sem jár kompromisszumok nélkül. 

Míg a longlist általában minden olyan szempontot tartalmaz, aminek teljesülését a cég optimális esetben elvárná, a valóság azonban sokszor mást mutat, így a hatékonyabb keresés kapcsán a shortlisten már csak azokat a kritériumokat érdemes meghagyni, melyek a fellelt ingatlanok által is teljesíthetők, illetve amikből a cég sem hajlandó engedni, a megfelelő ütemű átállás és munkavégzés érdekében.

Mire figyeljünk a tárgyalások során?

Az iroda bérlés kapcsán zajló tárgyalások sokszor meglehetősen időigényes folyamatok, különösen ha a bérlő vagy a bérbeadó kevésbé rugalmas és a két fél nehezen jut megegyezésre. Ahogy azonban említettük, a kompromisszum a folyamatok természetes része, amire a gördülékeny ügymenet érdekében mindkét félnek késznek kell lennie. A tárgyalások során tehát az a legfontosabb, hogy minél előbb megegyezésre jussunk, de természetesen a cég igényei és az ingatlan által kínált lehetőségek is teljesülni tudjanak. A tárgyalás már a befejező fázisok egyike, így rendkívül kellemetlen, ha éppen itt akad el a folyamat. Bár ez alapvetően egy jogi procedúra, a feltételek személyre szabására is abszolút lehetőséget ad, érdemes ugyanakkor figyelni.

Egy készen kapott szerződés ugyanis sokszor tartalmazhat olyan pontokat, melyek a cég számára kellemetlenek lehetnek: láthatatlan költségek, túl hosszú időtartam, nem egyértelmű áremelések stb. Az első feladat tehát a kérdéses pontok tisztázása, ezzel is elkerülve a jövőbeli kellemetlen helyzeteket. Ha egy bérbeadó túlságosan rugalmatlan és ragaszkodik a saját álláspontjához, érdemes lehet egy másik listázott ingatlanra áttérni, hiszen még akár így is időt spórolhatunk. Az érdekérvényesítés ugyanis mindkét fél részéről fontos, de a felesleges időhúzás és az akadozó tárgyalások miatt nem érdemes akár hónapokkal is meghosszabbítani az egyébként sem rövid procedúrát.

Hogyan befolyásolja a fit-out a folyamatot?

Az iroda bérlés során a cégek nem csak az ingatlan aktuális állapotát és adottságait nézik, hanem sokszor már előre gondolkoznak azon, hogy az miképpen szabható át a saját igényeik szerint. Ez egy abszolút bevett szokás, ezért is alakult ki a fit-out fogalma, ami lényegében erre vonatkozik. Ennek azonban természetesen költségei vannak, amit adott esetben a bérlő cég, de sokszor a bérbeadó vállal magára. 

Ez aztán valamilyen módon kompenzálásra kerül, így például előbbi esetben a bérbeadó csökkenti a bérleti díjat – hiszen az ingatlan értéke nő – vagy éppen, ha ő vállalta magára a fit-out költségek jelentősebb részét, azt valamilyen módon beépíti a díjakba. A szerződéskötés során tehát mindenképpen érdemes tisztázni ennek esetleges feltételeit, illetve írásban is rögzíteni azokat, ezzel mindkét felet érdemben megvédve a kockázatoktól.

Miben segíthet egy szakértő cég?

Talán a fentiekből is látszik, hogy az iroda bérlés Budapesten nem egyszerű folyamat, hiszen akár már a nulladik lépésnél is lehetnek fennakadások. Egy profi, szakértő cég megbízása ugyanakkor segíthet rendkívüli módon felgyorsítani a folyamatokat, ráadásul annak esélyét is növeli, hogy egy valóban minden szempontból optimális ingatlanhoz jusson a cég. Ennek persze megvan a maga költsége, de az összetett feladatok leegyszerűsítése és a cégek válláról levett extra teher bőven megér ennyit. Egy tapasztalt, a piacot ismerő cég ráadásul akár kedvezőbb feltételeket is képes lehet kialkudni a bérlés kapcsán, így a plusz kiadások idővel nagyon könnyen meg is térülhetnek.

Összefoglalás

Az iroda bérlés egy rendkívül összetett és sokszor nagyon sokáig húzódó folyamat, amit sokan mégis hajlamosak kissé félvállról venni és a tervezett költözéshez képest csak 1-2 hónappal elkezdeni. Ideális esetben ugyanakkor érdemes már jóval előbb, akár 12-18 hónappal a céldátum előtt elkezdeni a procedúrát, hiszen az egyes lépésekre érdemes megfelelő időt hagyni. Egy profi cég segítsége ugyanakkor mindenképpen jól jöhet, hiszen ezáltal még optimálisabb megoldásra juthatunk.

GYIK

Mennyi idő alatt zajlik le egy teljes irodabérlési folyamat?

Egy tipikus iroda bérlési folyamat akár 6–12, a kereséstől számítva pedig akár 18 hónapot is igénybe vehet. A fentebb is felsorolt sok különböző lépés megfelelő teljesülése ugyanis kifejezetten időigényes lehet, így mindenképpen érdemes időben elkezdeni a tervezést.

Miért fontos időben elkezdeni a fit-out tervezését?

A fit-out, vagyis az iroda belső kialakítása gyakran 3–6 hónapot is igénybe vehet a tervezéstől a kivitelezésig. Ebbe beletartozik a belsőépítészeti tervezés, a műszaki egyeztetések, az engedélyezések és a kivitelezés. Ha a folyamat túl későn indul, az könnyen a költözés csúszásához vezethet.

Mi történik, ha túl későn kezdődik az irodakeresés?

Ha egy vállalat csak néhány hónappal a szerződés lejárta előtt kezd el új irodát keresni, jelentősen beszűkül a választható lehetőségek köre. Gyakran kompromisszumokat kell kötni az elhelyezkedés, a méret vagy a bérleti feltételek tekintetében, és a költözés szervezése is sokkal stresszesebbé válik.

Egy szakértő cég segíthet az irodakeresés felgyorsításában?

Igen. Egy irodapiacra specializálódott tanácsadó segít a megfelelő épületek kiválasztásában, megszervezi a megtekintéseket, támogatja a bérleti tárgyalásokat, valamint koordinálhatja a fit-out és költözési folyamat egyes lépéseit is. Ez jelentősen csökkentheti a bérlőre háruló adminisztrációt és időráfordítást.