Milyen szempontok befolyásolják a döntést?

Az irodakeresés során rengeteg cég már a nulladik lépésnél elrontja a folyamatot, és bármiféle előzetes igényfelmérés, vagy a döntéshozatali szempontok mérlegelése nélkül kezdi átnézni a kínálatot. Ez ugyanakkor egy rendkívül hosszadalmas és problémás keresési periódust eredményezhet, ráadásul a végső döntés szempontjából is esélyesebb, hogy nem a legoptimálisabb iroda kerül kiválasztásra. Mielőtt tehát bármit kezdenénk az elérhető opciókkal, érdemes egy átfogó döntési mátrixot készíteni, amiben a cég számára legfontosabb paraméterek mellett a saját igények is szerephez jutnak.

Az olyan kritériumok, mint a lokáció, az iroda alapterülete, a hasznos terek, az irodaház műszaki állapota vagy éppen a különböző szolgáltatások elérhetősége általában helyet kapnak ebben a mátrixban, a valóságban azonban a legtöbbször mégis az iroda bérleti díjak játszanak döntő szerepet. Mivel a cégek anyagi szempontból is az optimalizációra törekszenek, sokan automatikusan a legolcsóbb négyzetméterárat kínáló irodák közül választanak. A költségek ennél azonban összetettebb hálózatot alkotnak, így a keresés során más kiadásokat is érdemes számításba venni a valóban megfontolt döntés érdekében.

Miért fontos a bérleti díj?

Az iroda bérleti díjak minden hirdetésben szerepelnek, hiszen a már említett döntési mátrixban ez az adat tekinthető a legfontosabbnak. A különféle vonzó paraméterek, extra szolgáltatások és az irodákról, irodaházakról készült minőségi fotók sokak figyelmét képesek ugyan megragadni, de a kiválasztás során végül mindenki hajlamos a költségek oldaláról megközelíteni a döntést. A kiadó irodák hirdetéseiben a bérleti díj jellemzően négyzetméterre vetítve jelenik meg, így tehát az iroda alapterülete jelenti majd a szorzót a valós költségek kiszámításához. De miért fontos ez a fajta kiszámíthatóság a cégek számára?

Az irodabérlési konstrukciók eleve azért tekinthetők népszerűnek, mert az ingatlanvásárlással szemben egy jóval rugalmasabb és a költségek terén is kezelhetőbb megoldást jelentenek. A céges költségvetésben egyszerűen számolhatnak a havi bérleti díjjal, az előzetes kalkulációk alapján pedig azt is könnyebb meghatározni, hogy havi szinten mennyi jut ilyen jellegű kiadásokra, ami a döntésben is szerepet játszik majd. Az iroda bérleti díjak tehát a stabil kalkulációs alapot jelentik. Sok cég azonban ott hibázza el, hogy csak ezzel számol, és a döntés során nem veszi figyelembe azokat a tényezőket, amik a fenntartási költségeket, ezzel pedig az iroda teljes bérleti díját is alakítják.

Milyen más költségeket érdemes számításba venni?

Az iroda bérleti díja egy kiszámítható és transzparens költség, ami minden cég számára képes megteremteni egy alapvető biztonságot a bérléssel kapcsolatban. A változót sokkal inkább a fenntartási/üzemeltetési költségek jelentik, melyekben jelentős eltéréseket is tapasztalhatunk az egyes irodaházak és irodák között. Ezért is mondhatjuk azt, hogy az olcsóbb négyzetméterár nem feltétlenül jelent olcsóbb összköltséget, hiszen például egy elavultabb iroda fenntartási költségei jóval magasabbak lehetnek, mint egy modern opció esetén, a költséges kompenzációja pedig ilyenformán felborul és végül könnyen lehet, hogy egy drágább alapdíjú, de kedvezőbb fenntartású iroda lehet a befutó.

A konkrét üzemeltetési költségek egy kifejezetten összetett mátrixot képeznek és sok múlik az iroda állapotán, felszereltségén, a benne működő rendszerek korszerűségén, a szolgáltatásokon stb. Csakúgy, mint egy lakóingatlan, egy iroda is rendelkezik rezsiköltséggel és a közös költség is gyakran szerepel az elszámolásban. Előbbi értelemszerűen az iroda mindennapi használata során felhasznált energia költségeit fedezi, utóbbi pedig az iroda és irodaház megfelelő minőségű üzemeltetését támogatja. A két tételt pedig ez esetben inkább együtt szokás kezelni, ami a számlákon üzemeltetési díjként jelenik meg.

Mit tartalmaz az üzemeltetési díj?

Az iroda bérleti díjakat és üzemeltetési költségeket nem feltétlenül kezelhetjük külön, de ha a döntés során költségszinten vizsgáljuk az opciókat, akkor mindenképpen érdemes szétválasztani őket. A hirdetések terén ugyanis előbbi a nyilvános adat, utóbbi pedig jellemzően csak a tárgyalások és szerződéskötés során jelenik meg először. Érdemes tehát tudatosnak lenni, a hirdetések böngészése mellett pedig személyes bejárást is tartani, ennek során pedig felmérni az iroda általános állapotát, illetve célzott kérdésekkel megtudni a jellemző üzemeltetési költségeket.

Ha tételesen szeretnénk felsorolni az üzemeltetési díjak tartalmát, akkor nehéz dolgunk lenne, hiszen sok múlik azon is, hogy az adott irodaház milyen körülményekkel, vagy adott esetben szolgáltatásokkal rendelkezik. A rezsi+közös költség felosztás ugyanakkor ebben az esetben is adekvát, hiszen az üzemeltetés díjai ebből tevődnek össze. Utóbbi azonban egy szerteágazóbb téma, hiszen az ingatlanüzemeltetés és az elérhető szolgáltatások extra költségei mellett más tételek is jelentkezhetnek attól függően, hogy milyen minősítésű, besorolású és általános műszaki állapotú irodát bérlünk ki.

Miért fontos a megfelelő műszaki állapot?

Az üzemeltetési díjak egy jelentős része az irodához tartozó rendszerek fenntartását, rendszeres karbantartását, illetve a használatukhoz szükséges energia költséghányadát fedezi. Így tehát az sem mindegy, hogy milyen műszaki állapotú irodába költöztetjük cégünket. A régebbi irodaházak gyakran olcsóbb iroda bérleti díjakkal csábítanak, ám az elavultabb rendszerek jelentős mértékben megnövelhetik az üzemeltetési díjakat, arról nem is beszélve, hogy a nem kielégítő műszaki és technológiai környezet a mindennapi munkára, ezáltal pedig a cég hatékonyságára is negatív hatással lehet.

A modern irodaházak jellemzően kifogástalan és korszerű műszaki állapotban várják az új bérlőket, így a magasabb bérleti díj általában kedvezőbb üzemeltetési költségekkel társul. Bár az ingatlanüzemeltető cégek az összetettebb és szerteágazóbb rendszerek kezelése miatt akár magasabb díjakon is dolgozhatnak az ilyen irodaházak esetében, a korszerű körülmények által biztosított alacsonyabb rezsi miatt a végelszámolásnál mégis kedvezőbben jöhetünk ki. Érdemes tehát mérlegelni, hiszen az iroda bérleti díja csak egy része a valóságban ténylegesen felmerülő kiadásoknak, amikkel mindenképpen számolni kell.

Hogyan befolyásolja a parkolás a költségeket?

Elsőre talán úgy tűnhet, hogy eltértünk a tárgytól és valóban egy olyan körülményről esik most szó, ami talán kevesebbszer szerepel a költségek kalkulációjában, napjainkban azonban elengedhetetlen, hogy ezt is számításba vegyük. A lokáció és a megközelíthetőség az iroda kiválasztásának két fontos szempontja. Ezeket sokan hajlamosak összemosni, holott két különböző dologról van szó. A lokáció sok mindent – köztük a jellemző árfekvést is – meghatároz, de az iroda mindennapi használatának tekintetében sokkal fontosabb a megközelíthetőség, legyen szó akár tömegközlekedésről, akár autós útvonalakról. Utóbbi téren pedig a parkolás is releváns kérdés.

De mégis milyen hatással van a parkolás az iroda bérleti díjakra? Az irodaházak sok esetben saját parkolókkal rendelkeznek, az irodák mellé pedig nem ritkán automatikusan jár is 1-2 fenntartott hely, ám ez nem minden esetben elég. Ilyenkor pedig a cég kénytelen plusz helyeket bérelni, ezzel biztosítva a dolgozók kényelmét és közvetve a mindennapi hatékonyságukat is. A parkolóbérlet költségeivel tehát sokszor kénytelenek vagyunk számolni, mikor az iroda bérleti díjakat összegezzük. Egy nagyobb cég esetében ez akár jelentős többletet is jelenthet, de még egy kisebb cég is megérezheti a különbséget, ha ilyen lépésre van szükség.

Mit határoz meg a fit-out?

A fit-out az irodák átalakítására szánt keretösszeg, amit az esetek többségében részben vagy egészben a bérbeadó fedez. Ez mindkét fél számára előnyös, hiszen ilyen módon a bérlő olyan irodához jut, ami abszolút a cég számára optimalizált, a felújítások és átalakítások révén pedig az ingatlan értéke is nő, ami a bérbeadó részéről üdvös. De mit jelent ez a költségek terén? Egyrészt akár pozitívan is megjelenhet a mérlegben a fit-out opció, hiszen könnyen lehet, hogy ez a bérbeadói hozzájárulás és pár átalakítási munkálat is elegendő ahhoz, hogy a növekvő cég számára is élhető legyen az iroda, így nincs szükség egy nagyobb és drágább ingatlanra.

Másrészt érdemes odafigyelni, hiszen a fit-out mindig egyéni megállapodás kérdése, így az külön tárgyalásokat vagy akár szerződésmódosítást is igényelhet. A bérbeadók általában rugalmasan állnak a kérdéshez és mindkét fél számára előnyös megegyezés születik, de a költségek terén mindenképpen érdemes pontosan meghatározni azt, hogy ki mennyit vállal magára, illetve azok rendezése milyen módon történik. Ha ez hiányzik, akkor a fit-out is lehet kockázatos, jelentős többletköltséget jelentő opció, ami ilyenformán már nem éri meg a cégek számára.

Összefoglalás

Az iroda bérleti díjak a megfelelő ingatlan kiválasztása során az egyik leginkább alapvető szempontot jelentik. Sok cég elfelejt azonban kalkulálni az üzemeltetési díjakkal, holott ezek sok esetben az alapdíjhoz közelítő, vagy akár azt meghaladó kiadások is lehetnek. Sok múlik persze az iroda általános műszaki állapotán is, de ezzel együtt is fontos, hogy egy összetett döntési mátrix mentén válasszuk ki a cég számára leginkább megfelelő irodát.

GYIK

Miért lehet olcsóbb üzemeltetési díja egy új irodának?

Az üzemeltetési díjak, így a rezsi terén is rengeteget számít, hogy az iroda műszaki körülményei mennyire fejlettek. Egy modern hűtési/fűtési rendszer, a korszerű technológiai adottságok ugyanis sokkal kedvezőbb energetikai feltételeket teremtenek, ami alacsonyabb díjakban realizálódik.

Miért nem szabad csupán a bérleti díjjal számolni?

Az iroda bérleti díja csak az alapköltséget jelenti, ezen felül azonban mindig számolni kell az üzemeltetési díjakkal, ami irodától függően rendkívül eltérő lehet.

Hogyan kalkulálhatunk megbízhatóan a kiadásokkal?

A bérleti díj már a hirdetésből is kiderül, a döntés előtt ugyanakkor érdemes rákérdezni a bérbeadónál a jellemző üzemeltetési költségekre, hiszen a kettő összegéből már sokkal megbízhatóbb kalkulációt készíthetünk, ami hosszabb távon is megállja majd a helyét.

Miért fontos, hogy összetett döntési mátrixot alkalmazzunk?

Az irodabérlés során rengeteg különböző szempontnak kell érvényesülnie ahhoz, hogy valóban megalapozott döntés szülessen. A költséget terén sem engedhetjük el azonban ezt az összetett döntési mátrixot, hiszen az üzemeltetési költségeket is számos különböző tényező befolyásolja.

Miért lehet szükség extra parkolókra?

Az irodák használhatósága szempontjából a megközelíthetőség fontos kérdés, aminek a kielégítő számú parkolóhely is szerves része. Az iroda mellé nem jár automatikusan parkolóhely is, így ezek biztosítása a cég feladata, illetve költsége.