Mi alapján választunk irodát?

Az elején szeretnénk leszögezni: az irodakeresés egyáltalán nem egyszerű feladat. A kínálat ugyan óriási, de ez adott esetben akár kontraproduktív is lehet, hiszen ha határozott elképzelések nélkül állunk neki a kiválasztási folyamatnak, akkor könnyen azon kaphatjuk magunkat, hogy már hónapok óta csak a lehetséges opciókat válogatjuk, de érdemi előrelépés igazából nem történt. Egy iroda Budapesten rendkívül sokféle lehet, ahogy a cégek igényei is szerteágazóak, a kettő metszetét pedig egyáltalán nem egyszerű rövid időn belül, hatékonyan megtalálni.

Az olyan alapvető paraméterek, mint az alapterület, a bérleti díj, az üzemeltetési költségek vagy éppen a lokáció szinte minden cég számára adekvát irányokat jelölhetnek ki, de sok esetben más kritériumokat is érdemes figyelembe venni. Például talán kevesen gondolnak rá, de a tárgyalók és a közösségi terek megléte, illetve azok száma és mérete is fontos lehet, különösen azon cégek esetében, ahol a partnerforgalom nagyobb vagy a csapatmunka és az időszakos relaxáció is fontos szerephez jut. Egy modern iroda erre is kész megoldásokat kínál, de ez esetben már a keresés során érdemes ez alapján is szűkíteni a kínálatot.

Mi a különbség alapterület és hasznos tér között?

Bár két rendkívül fontos paraméterről van szó, ami az iroda alapvető kapacitására is hatással van, sokan elfelejtik, hogy a kettő egyáltalán nem ugyanaz. Az iroda alapterülete elsősorban a bérleti díj miatt fontos, hiszen ez általában négyzetméterre vetítve szerepel a hirdetésekben, tehát 1 négyzetméternyi iroda árával találkozunk. Az alapterület tehát értelemszerűen egy szorzó, ami az irodák budapesti kínálatának árszínvonalát is egyértelműen meghatározza. Ez azonban nem jelenti azt, hogy ez a terület teljes egészében kihasználható, ami a kapacitás szempontjából is okozhat problémákat.

A hasznos tér ezért is lehet fontos keresési paraméter, illetve erre a tárgyalás során is érdemes figyelmet fordítani. Sokszor áll elő ugyanis az a helyzet, hogy bár egy meglehetősen nagy alapterületű irodát bérel ki a cég, annak egy része nehezen vagy egyáltalán nem hasznosítható, így pedig tulajdonképpen az a néhány négyzetméter feleslegesen kerül kifizetésre minden hónapban. Az irodák budapesti kínálatát tehát e különbségtétel mentén is érdemes vizsgálni, illetve természetesen az elérhető extra helyiségek és terek is befolyásolhatják a döntést.

Miért fontosak a közösségi terek?

Habár egy iroda elsősorban munkahely, ahol a mindennapi munkavégzés oroszlánrésze zajlik, alapvetően minden cég egy közösséget alkot, a benne dolgozó emberek számára pedig fontos, hogy ne csak a gördülékeny feladatvégzéshez szükséges körülmények álljanak rendelkezésre, hanem adott esetben különböző közösségi terek is támogassák a mindennapi jelenlétet. Ez azért is fontos, mert a mókuskerékből akár pár perc szünet, egy kávé, egy rövid beszélgetés vagy pár felszabadultabb beszélgetés is fontos kitérő lehet, ami a produktivitásra is jótékony hatással van.

Az irodák budapesti kínálatában sok olyan irodaházat találunk, ahol számos közösségi tér áll rendelkezésre, ami olyan szempontból hasznos lehetőség, hogy az iroda konkrét bérleti díjában ez a többlet tér nem jelentkezik költségként. Sok cég ugyanakkor inkább azt igényli, hogy egy-egy ilyen közösségi tér inkább a saját irodája részeként legyen elérhető, ezzel egy sokkal privátabb közeget biztosítva a munkavállalók számára. Ez ugyan plusz költséggel jár, de a kollégák elégedettsége érdekében ez egyáltalán nem nagy ár, hiszen az ő munkájuk a cég eredményeire is közvetlen hatással van.

Hogyan számolhatunk a szükséges tárgyaló kapacitással?

A közösségi terek mellett sok cégnek tárgyalóra is szüksége van, hiszen akár a cégen belüli, akár a külsős partnerekkel történő egyeztetés ilyen módon oldható meg a leghatékonyabban, kulturált, szeparált környezetben, mégis az iroda szerves részeként. A partnerkapcsolatok tekintetében az iroda eleve fontos alap lehet, hiszen egy modern, igényes, ízlésesen berendezett és hatékonyan működő iroda már önmagában is képes növelni egy cég presztízsét az ügyfelek tekintetében. Ha tehát jelentősebb ügyfélforgalmat bonyolítunk, a tárgyaló kihagyhatatlan része az irodának.

A tárgyalókapacitás menedzselése ugyanakkor már belső feladat, és sok múlik azon is, hogy mekkora cégről van szó. Ha feleslegesen túl sok tárgyalóval számolunk, az jelentősen megnövelheti a bérleti költségeket, ha azonban alábecsüljük az igényeket, akkor gondok lehetnek a kapacitással. Érdemes tehát egyfajta arany középutat választani, a találkozókat pedig jól meghatározott rendben, transzparensen kommunikálva megszervezni. A tárgyalók az irodák budapesti kínálatának szerves részét képezik, így sok olyan alternatívát találunk a piacon, ami rendelkezik ilyen helyiségekkel.

Open office vagy szeparált terek?

Bár szorosan nem kapcsolódik a tárgyalók és közösségi terek kérdésköréhez, mégis sok mindent meghatároz az, hogy az iroda kialakítása nyitott vagy inkább több zárt térrel rendelkezik. Az open office koncepció napjainkban felemás megítélésben részesül ám az is tény, hogy a közösségi terek funkcióját ez esetben az iroda maga is képes betölteni plusz terek nélkül, hiszen az egyetlen, összefüggő tér nem csak munkára, hanem a kollégák közötti kommunikációra és adott esetben kikapcsolódásra is szolgál.

A tárgyalók tekintetében ugyanakkor általában kevésbé működőképes az open office irány, így az olyan cégek számára, akik napi szinten több meetinget tartanak, mindenképpen érdemes a szeparáltabb terekkel rendelkező megoldásokat keresniük, hogy a tárgyalásokat nyugodt, fókuszált körülmények között bonyolíthassák le. Az irodák budapesti palettája mindkettőre kínál megoldásokat, így a cég saját prioritásai jelentik a fő irányvonalat.

Mekkora területre van szüksége egy dolgozónak?

Végezetül egy egyszerű, általános kalkulációt nézünk meg, ami alapján az iroda szükséges hasznos tereinek mérete is jól meghatározható a cég dolgozói létszámának tükrében. Az alapvető kérdés tehát az, hogy mekkora helyet foglal egy átlagos munkavállaló. A fellelhető, tapasztalati becsléseken alapuló konszenzus alapján a dolgozó és a munkaállomás, a szükséges térrel és közlekedési útvonalakkal együtt nagyjából 6 négyzetméter helyet követel magának, így alapvetően ezzel érdemes számolni. A tárgyalók és közösségi terek pedig még ezen felül számítandók bele az igényekbe abban az esetben, ha a cég szeretne áldozni az ilyen helyiségekre is, ezzel is segítve a gördülékenyebb mindennapokat és a munkavállalók komfortját.

Összefoglalás

Az irodakeresés során az alapterület és az ebből hasznosítható tér olyan paraméterek, melyek alapvetően is meghatározzák a leendő választást. Ezen felül ugyanakkor mindenképpen érdemes átgondolni azt is, hogy a cég számára mennyire fontosak a közösségi terek, illetve kell-e számolni kisebb-nagyobb tárgyaló kapacitással is, hiszen ezek a plusz terek a bérleti díjban is megjelennek. Ezek megléte a munka gördülékenységét, a komfortos és fókuszált környezetet, illetve a munkavállalói elégedettséget egyaránt segítik, így nem feltétlenül ezen érdemes spórolni a bérlés során.

GYIK

Honnan tudható, hogy valóban kevés a tárgyaló, vagy csak rosszul használjuk őket?

A legbiztosabb jel a „szellem-foglalás”: a naptár szerint minden terem tele van, de ha körbejárzs az irodában, a tárgyalók fele üresen kong. Ha a munkatársak rendszeresen 1-2 fős hívásokra foglalnak be 8 fős termeket, akkor nem feltétlenül több tárgyalóra, hanem differenciáltabb terekre (pl. fülkékre, fókusz szobákra) van szükség.

Hogyan számoljam ki a pontos tárgyaló kapacitást?

Nincs kőbe vésett szabály, de a heti átlagos meeting órák és az irodai munkaórák jó alapot képeznek a számításokhoz, amik esetén érdemes egy 20-30%-os puffert kalkulálni a zsúfoltabb időszakokra.

Hogyan tehermentesíthetik a közösségi terek a tárgyalókat?

A kötetlenebb, operatív egyeztetésekhez teljesen felesleges formális tárgyalót használni. A kollégák közötti gyors egyeztetésekre a közösségi terek is tökéletesen megfelelnek. 

Milyen technikai eszközök segíthetnek elkerülni a torlódásokat?

A fejlett technológiai megoldások segíthetnek pontos képet kapni a tárgyalók várható és aktuális foglaltságáról is, így pl. jól használható lehet egy online foglalási rendszer, a check-in lehetőség vagy akár a különböző vizuális jelzések a tárgyaló aktuális foglaltságát illetően.

Bevezettük a szabályokat, de semmi sem változott. Mit rontottunk el?

A szabályok önmagukban, edukáció és alternatívák nélkül nem működnek. A térnek és a vállalati kultúrának kéz a kézben kell járnia.