Iroda költözés előtt: 5 belső kérdés, amit a vezetésnek érdemes tisztáznia

Tudatos irodakeresés

Bár a technológiai környezet és a munkavégzés formái az utóbbi években sokat változtak, továbbra is azt mondhatjuk, hogy az irodák létjogosultsága továbbra is megvan. Minden cég számára kell ugyanis egy hely, ahová kötődhet, amit könnyen azonosíthatnak velük és ami olyan körülményeket teremt, ahol a mindennapos munkavégzés kellően komfortos, illetve a partnerekkel való kapcsolattartás is rendezett módon megoldható. A kereslet pedig óriási kínálattal találkozik, hiszen ha csupán csak a főváros iroda palettáját nézzük is, kifejezetten komoly merítési lehetőségeket találunk.

Kérdés persze, hogy hogyan találhatjuk meg az ideális irodát a cég számára, ha a hirdetések között rengeteg potenciális jelöltre bukkanunk már az első körben is. Ennek megoldására a döntés megfelelő előkészítése a legjobb módszer, vagyis az, hogy már a keresés megkezdése előtt tisztázzuk azokat a legfontosabb szempontokat, amiket az irodának teljesítenie kell annak érdekében, hogy valóban jó választást jelentsen a cég számára. Ennek során objektív és szubjektív szempontok szintézisét érdemes alkalmazni. A következőkben erre mutatunk öt gyakori példát.

Miért fontos a létszámterv?

Egy iroda kapcsán talán a legadekvátabb kérdés, hogy mekkora alapterülettel rendelkezik. Ez a szám ugyanis már önmagában is képes meghatározni azt, hogy az adott ingatlan alkalmas-e a cég jelenlegi vagy a tervezett jövőbeli munkavállaló létszámának befogadására. Ezzel kapcsolatban számos kalkulációval találkozhatunk, a legújabb konszenzus szerint pedig egy munkavállaló – munkaállomással együtt – nagyjából 6m2 helyen fér el kényelmesen. Ehhez jönnek még hozzá a közlekedési útvonalak, folyosók, esetleg tárgyalók, közösségi terek stb. A cégnél rendelkezésre álló létszámterv elkészítése tehát segíthet pontos számokkal kalkulálni az iroda méretének tekintetében is.

Mit befolyásol a munkavégzés módja?

Napjaink technológiai fejlettsége a munkavégzés lehetséges módjait is átrajzolta, ezáltal egyre több cégnél alkalmazzák a home office lehetőségét és a hibrid jelenlétet. Előbbi esetben a munkavállaló általában heti minium 1-2 napot otthonából dolgozhat, de sok munkakör akár a teljes idejű távmunkát is lehetővé teszi. A hibrid munkavégzés pedig nem sokban különbözik a home office bizonyos formáitól, hiszen itt is az otthoni és irodai munkavégzés változó arányú keverékéről van szó. Ennek kapcsán merül fel leggyakrabban a kérdés, hogy továbbra is szükség van-e egy iroda bérlésére. 

A kérdés azonban elsősorban nem ez, hanem hogy a cégre jellemző munkavégzési formák tükrében hogyan érdemes kialakítani a belső teret és munkaállomásokat, illetve mekkora helyre van szükség ahhoz, hogy minden éppen bentről dolgozó kolléga kényelmesen elférjen. Ennek kapcsán a már meglévő tapasztalatokra érdemes támaszkodni, esetleg konkrét tervet készíteni, hiszen ha adott esetben egy kisebb iroda is elegendő lehet, akkor az a költségek terén is pozitívabban mutatkozik meg.

Mennyire fontos az ügyfélfogadás?

Szintén a megfelelő irodaméret és elrendezés szempontjából lehet fontos, hogy a cég számára mennyire fontos az ügyfélfogadás biztosítása. Ehhez leginkább azt kell látni, hogy milyen gyakran vannak jelen partnerek az irodában, szokás-e a helyszínen tárgyalásokat folytatni, esetleg a cég profiljából adódóan előzetes egyeztetés nélkül is várhatók-e ügyfelek. Adott esetben ugyanis szükség lehet egy recepciós/fogadó pultra és munkaállomásra, illetve tárgyalóra vagy valamilyen találkozásra alkalmas közösségi térre is, ami akár jelentősen is megnövelheti a cég számára ideális iroda alapterületét.

Milyen költségkeret áll rendelkezésre?

A választási lehetőségeket talán leginkább közvetlenül befolyásoló szempont a rendelkezésre álló pénzügyi keret. Bár a bérleti struktúrák jellemzően kedvező alternatívát jelentenek a cégeknek, hiszen ezek a költségek egyszerűbben beépíthetők a rendszeres kiadások közé, de természetesen mindenki csak addig nyújtózhat, amíg a takarója – vagyis ez esetben a költségkerete – ér. A legjobb tehát ha a rendelkezésre álló és előre meghatározott, menedzselhető büdzséhez illeszkedve válogatunk az irodák között és ennek mentén igyekszünk meghozni a lehető legoptimálisabb döntést, szükség esetén akár bizonyos kompromisszumok árán is.

Hogyan időzítsük a folyamatot?

Az irodabérlés kapcsán gyakran találkozhatunk azzal a problémával, hogy a cégek alábecsülik a folyamat által igényelt időtávot és túlságosan későn kezdik el a keresést és a bérléshez kapcsolódó teendőket. Ez pedig gyakran okozza azt, hogy kapkodva kell döntést hozniuk, ami akár olyan kényszermegoldást is szülhet, ami nem igazán megfelelő a cég igényeinek. Mivel a bérleti szerződések minimum 3-5 évre szólnak, ez hosszabb távú gond is lehet. Az irodabérlés kapcsán jellemző átlagos átfutási idő az első lépésektől a költözésig kb. 12-18 hónap, így érdemes időben elindítani a projektet.