Milyen szempontok mentén érdemes irodát keresni?

Ezt a kérdést jó esetben minden olyan cég felteszi magának, aki új irodát keres. Már csak azért is érdemes legalább ennyi tudatosságot csempészni a folyamatba, mert a kiadó irodák kínálata egészen hatalmas és rengeteg különböző paraméterekkel rendelkező ingatlant tartalmaz. Ha egy ilyen mélységű piacra mindenféle elvárás vagy határozott kritériumok nélkül érkezünk, könnyen belecsúszhatunk egy rendkívüli módon elhúzódó, bonyolult folyamatba, aminek a végén nem is feltétlenül az ideális ingatlant béreljük majd ki.

A lehetséges keresési szempontok között rengeteg objektív és szubjektív található, a legjobb megoldás pedig ha ezeket próbáljuk szintetizálni és bizonyos fokú kompromisszumra is nyitottak vagyunk. Az olyan paraméterek, mint a bérleti díj, az alapterület, a lokáció, a műszaki felszereltség, az infrastruktúra vagy éppen az elérhető szolgáltatások egy járható utat jelölnek ki, de ettől érdemes egy kicsit távolabbra tekinteni és az irodát nem egyszerű költséghelyként kezelni, hanem egy olyan körülményként, ami a munkavállalói élményre is hatással van.

Iroda, mint egyszerű költséghely?

A kiadó iroda kapcsán sokan csak egy egyszerű ingatlanról beszélnek, pénzügyi szempontból pedig csupán egyszerű költséghelynek tekintik a céges büdzsében. Bár általánosságban nézve ez is abszolút igaz rá, de egy ilyen ingatlan valójában sokkal több, mint egy havonta fizetendő bérleti díj és a hozzá kapcsolódó fenntartási költségek. Egy iroda ugyanis a mindennapi munkavégzés helye, ami megfelelő körülményeket szándékozik teremteni a munkavállalók számára, emellett pedig egy olyan hely, amivel a céget is könnyű azonosítani, ami a partneri kapcsolatok tekintetében sem utolsó szempont.

Az ingatlanhoz kapcsolódó költségekkel persze lehet és kell is számolni, de ha csupán ilyen szempontok mentén keresünk kiadó irodát, akkor a többi, szintén releváns kritérium akaratlanul is háttérbe szorul. Jellemzően nem jó út tehát az, hogy kizárólag a bérleti díj dönt, hanem ettől sokkal tágabb nézpontot érdemes kialakítani. Sokszor elhangzik például, hogy a munkavállalók véleményének kikérése érdemben segíti az iroda keresésének folyamatát, ez pedig nem véletlen. A megfelelő helyiség ugyanis nagyon fontos HR-eszköz is lehet, amiből a cég hosszabb távon is profitálhat.

Hogyan lehet HR-eszköz az iroda?

A munkavállalók számára jellemzően nagyon sokat jelentenek a megfelelő munkakörülmények, ami a 21. században talán még fontosabb elvárás, mint eddig. Ennek kapcsán is számos kritériumot említhetünk, az alapvető komforttól kezdve a műszaki feltételek minőségén át a megközelíthetőség kérdésééig és valójában mindegyik egy nagyon is releváns nézőpontra világít rá. Nem hanyagolhatjuk azonban el a megérzések és ösztönök szerepét sem, ami nagyon sok potenciális munkavállaló döntését is befolyásolja.

Egy megfelelően kialakított, otthonos, komfortos és modern iroda önmagában is képes olyan első benyomást tenni, ami azonnal megragadja az emberek figyelmét és ezáltal sokkal könnyebben tudják magukat elképzelni egy ilyen közegben dolgozva. Egy iroda légköre ugyanis azonnal érződik, akár egy laikus számára is, ha pedig belépve pozitív hangulattal találkozik, az máris egy hatalmas plusz pont a cég irányába. Egy iroda tehát nagyon könnyen válhat HR-eszközzé is, ami segíthet a potenciális vállalkozók meggyőzésében, hogy érdemes csatlakozni a céges csapathoz.

Miként hat a munkaválallói élményre az ingatlan?

Az iroda kiválasztása során a munkavállalói igények egy semmiképp sem elhanyagolható nézőpontot kínálnak, ami alapján a választás is leegyszerűsödhet, a végeredmény pedig mindenki kölcsönös megelégedésére szolgálhat. Már a folyamat elején érdemes tehát kikérni a kollégák véleményét arról, hogy szerintük milyen az ideális iroda, milyen környezetben éreznék magukat komfortosan és mi támogatná leginkább a munkájuk hatékonyságát. A “trükk” az, hogy már önmagában ez a hozzáállás is segítheti a pozitív munkavállalói élmény kialakítását, amihez az iroda is hozzáteszi a magáét.

Ha röviden kellene összefoglalni, talán azt mondhatjuk, hogy az ideális iroda könnyen megközelíthető, kényelmes és kellően tágas, mindenki számára biztosítja a saját teret, de az egymással való kapcsolódás lehetősége is adott, és természetesen a komfortos és gördülékeny munkavégzés feltételei is adottak, legyen szó akár a technológiáról, akár a helyiség berendezéseiről. Egy közös szempontok mentén kiválasztott ingatlanba a munkavállalók is szívesebben járnak be dolgozni, a mindennapi kényelmük és elvárásaik teljesülése pedig nem csak hangulatukra, hanem teljesítményükre is pozitív hatással lehet. 

Hogyan segíti a csapatmunkát a megfelelő iroda?

Bár a legtöbb irodában fontos a saját tér, még ilyen esetekben is nélkülözhetetlen az, hogy a munkatársak kapcsolódására és közös gondolkodására is legyen lehetőség. Lényegében a komplett open office koncepció erre az elképzelésre épül, de ennek hibrid verzióira is sok példát találunk. Egy ideálisan kialakított iroda tehát azt is lehetővé teszi, hogy szükség esetén szeparáltabban és fókuszáltabban tudjanak dolgozni a munkavállalók, de ha azt kívánja meg egy-egy projekt vagy szimplán csak ki szeretnének lépni a saját munkahelyi burokból, a közösségi terek jelenléte is rendkívül fontos. 

Természetesen sok múlik a cég alapvető működésén és profilján is, hiszen ez is sok mindent befolyásol azzal kapcsolatban, hogy milyen az ideális iroda. A túlságosan szeparált vagy a teljesen open office megoldások ugyanakkor sok esetben kényelmetlenek lehetnek, így a kialakítás során mindenképpen érdemes egy egészséges egyensúlyra törekedni. A cég egy csapatot alkot, de hagyjunk teret a munkavállalók egyéni igényeinek és komfortos körülményeinek is, ezzel egy jól működő hibridet létrehozva.

Az iroda hatásai a munkavállalói elégedettségre

Az iroda a mindennapi munkavégzés helye és még abban az esetben is hatással lehet a munkavállalói elégedettségre, ha valaki nem is teljes munkaidőben, hanem hibrid rendszerben tartózkodik az irodában. Egy kellően ergonomikus és komfortos tér nélkülözhetetlen tehát ahhoz, hogy a munkavállalói elégedettség is pozitív irányba billenjen. Ehhez persze egy ingatlan önmagában kevés, sokkal inkább számít a tartalom. Az iroda megfelelő felszereltsége és kialakítása lényegében a keret, a többit pedig mag a cég adhatja hozzá, a különféle dolgozóbarát megoldásokkal, a privát és közösségi terek egyensúlyával, illetve a megfelelő légkör kialakításával.

A megfelelő iroda valóban jó alapot képez ahhoz, hogy a munkavállalói elégedettség szintje is megfelelő legyen, de ezért nekünk is aktívan tennünk kell. Az elégedett kollégák pedig értelemszerűen a cég teljesítményére és megítélésésre is pozitív hatással lesznek, hiszen munkájuk minősége is egyenes arányban nő az említett mutatóval. Az iroda kiválasztása tehát nem csak anyagi és működésbeli, hanem HR szempontból is stratégiai jelentőségű kérdés.

Miben befolyásolja az iroda a munkáltató megítélését?

Ez a kérdés lényegében a munkavállalói elégedettség témájának a fonákja, hiszen a megfelelő körülmények biztosításával a munkáltató is sokat tehet azért, hogy pozitívan ítéljék meg a beosztottjai és kollégái. Az irodára vonatkozó céges közvéleménykutatás, a dolgozói szempontok figyelembe vétele és a közös döntés érzete önmagában is sokat adhat hozzá a munkavállalók önértékeléséhez, akik úgy érzik valóban van beleszólásuk a cég jövőjének alakulásába és munkájukkal kiérdemlik azt, hogy részben ők is alakítsák a jellemző irányvonalakat.

Cégvezetőként vagy döntéhozóként mindenképpen érdemes tehát a céget egyetlen nagy egységként kezelni és annak minden részének véleményét belevonni az ilyen lépésekbe. Ez egy iroda kapcsán különösen fontos, hiszen itt nem egy ember igényeiről és elvárásairól van szó, hanem minden munkavállaló jövőbeli körülményeinek biztosításáról, ami ha nem megfelelően alakul, az az általános elégedettségre is negatívan hat és ezzel együtt a munkáltató megítélését is csorbíthatja. Az iroda keresése során tehát ezeket a szempontokat is érdemes figyelembe venni.

Mire érdemes figyelni növekvő cégként?

Ez már sokkal inkább technikai jellegű kérdés, de érdemes vele foglalkozni. A cégek számára egyértelmű cél, hogy működésük során fejlődjenek és növekedjenek. Ehhez pedig a megfelelő munkavállalói állományra, illetve idővel a hozzá passzoló méretű irodára is szükség van. Előbbi tekintetében tehát a korábban már említett szempontokat érdemes előtérbe helyezni, megfelelően komfortos, mindenki megelégedésére szolgáló körülményeket biztosítva a minőségi munkához, ami a gyakorlatban is segíti a cég fejlődését.

Az iroda kapcsán pedig azt mondhatjuk, hogy mindig érdemes szó szerint is teret hagyni a fejlődésnek, hiszen a kiterjedtebb, nagyobb volumenű tevékenység jellemzően még nagyobb csapatot igényel. Így tehát hasznos, ha az iroda valamilyen formában bővíthető, esetleg könnyen átköltöztethető egy másik, nagyobb helyiségbe, amire már a keresés során is érdemes figyelni. Mivel a bérleti szerződések jellemzően 3-5 évre szólnak, ez valójában nem egy hosszútávú szempont, hanem már az aláírás során is adekvát nézőpont.

Összefoglalás

A megfelelő iroda kiválasztása nem csak anyagi kérdés, hanem HR szempontból is felelős döntés, amibe érdemes a munkavállalókat is érdemben bevonni. Egy közös érdekek alapján kiválasztott ingatlan és a megfelelő körülmények biztosítása ugyanis segít növelni a munkavállalói elégedettséget, illetve a munkáltató megítélését is pozitív irányba billenti. Az ideális iroda tehát nem csak egy körülmény, hanem egy stratégiai lehetőség.

GYIK

Miért nem érdemes egy irodát csak az ára alapján megítélni?

Bár a cég lehetőségeit tekintve az ár az egyik legfontosabb szempont, a keresés során mindenképpen érdemes tágabb perspektívában vizsgálni a kínálatot és olyan paramétereket is figyelembe venni, amik a mindennapi munka során is fontosak lehetnek.

Miért érdemes helyet hagyni a növekedésnek?

Egy vállalkozás alapvető és természetes célja  fejlődés, ami sokszor fizikai értelemben is növekedéssel jár, a nagyobb munkavállalói állomány szükségessége miatt. A munkafolyamatok és a haladás gördülékenységének biztosítása miatt tehát már a keresés és szerződéskötés során is érdemes némi “ráhagyással” dolgozni.

Jellemzően mennyi ideig tart az irodakeresés?

Ennek időtartamát sokan alábecsülik, ami problémákat is szülhet, de az irodakeresés az első lépésektől a költözésig akár 12-18 hónapot is igénybe vehet, így mindenképpen érdemes már jó előre gondolkozni.

Miért fontos bevonni a munkavállalókat a döntéshozatalba?

Mivel a munkavállalók szintén az iroda aktív használói, kifejezetten fontos, hogy számukra is megfelelő körülményeket teremtsünk, ami pozitívan hat az elégedettségre.

Hogyan befolyásolja a munkavállalói elégedettsége a cég teljesítményét?

Az elégedett munkavállalók teljesítménye jellemzően magasabb, így munkájukkal sokkal hatékonyabban képesek segíteni a cég működését és fejlődését.