Milyen paraméterek mentén választhatunk irodát?

Egy kiadó iroda Budapesten önmagában is remek lehetőség, hiszen egy fővárosi lokáció által a hazai gazdaság fő sodrában vehetünk részt, de a nemzetközi kapcsolatok tekintetében is egy abszolút kiemelkedő lehetőségről van szó. Így talán nem meglepő, hogy az itteni irodák iránti kereslet folyamatosan magas, de azt kell mondanunk, hogy ennek a kínálat is képes megfelelni. A városban egyébként is jelenlévő irodaházak és helyiségek mellé ugyanis szinte rendszeresen érkeznek az újabbak, köszönhetően a jelenleg is zajló fejlesztéseknek, amik modern és korszerű irodakomplexumokkal vértezik fel Budapestet.

A nagy merítési lehetőség elsőre talán pozitív tendenciának tűnik, de ha elkezdjük az iroda keresését, hamar rájöhetünk, hogy egy ilyen volumenű palettát nagyon nehéz kezelni és ezért az ideális ingatlan felkutatása is hosszadalmas és összetett folyamat. A legjobb tehát, ha jól bevált paraméterek mentén indítjuk a keresést, mint például: alapterület, hasznos tér, bérleti díj és természetesen a lokáció, ami látszólag csak egy utcanév és egy házszám, de valójában egy sok más területre kiható jellemző.

Melyek a legnépszerűbb megoldások?

Az irodakeresés kapcsán a legjobban működő kulcsszó az optimalizáció, vagyis hogy olyan megoldást válasszunk, ami a cég aktuális igényeinek és persze lehetőségeinek is megfelel. Nem érdemes tehát sem alul- sem túlbecsülni ezeket, hanem akár több körön keresztül is válogatni az elérhető ingatlanok között a számunkra legfontosabb paraméterek alapján. Ha a lokációra szorítkozunk, a tapasztalatok szerint azt mondhatjuk, hogy egy kiadó iroda Budapest belvárosában instant sikernek mondható, ami rengeteg cég figyelmét felkelti. Ha a népszerűség oldaláról közelítjük a kérdést, akkor tehát a központi elhelyezkedés a nyerő, de ennek is megvannak az árnyoldalai.

Hogyan hat a lokáció az árra?

A kérdés abszolút jogos, hiszen attól, hogy valami népszerű, még nem jelenti azt, hogy a legtöbb cég meg is engedheti magának. Az árak tekintetében azt mondhatjuk, hogy amennyiben a kiadó iroda Budapest közvetlen központjában vagy üzleti gócpontjaiban helyezkedik el, a bérleti díj a megszokott árszínvonal akár többszöröse is lehet. A belvárosi ingatlanok között ráadásul kevés igazán modern épületet találunk, így gyakoriak errefelé a lakásirodák vagy a régebbi irodaházak, amikkel alapvetően természetesen semmi probléma nincs, de ez esetben elsősorban nem az ingatlan minőségét, hanem a lokációt fizetjük meg, ami rengeteg tekintetben ideális, de sok másikban pedig nem az.

Mitől lesz “ideális” az elhelyezkedés?

Az ideális elhelyezkedés sokkal inkább egy mítosz, mint valóságos jellemző, hiszen eleve nem beszélhetünk egy teljesen objektív nézőpontról. Minden cég számára mást jelent ugyanis az optimális lokáció, ezért is lehet az, hogy a kiadó irodák Budapest számos különböző pontján érhetők el. A belvárosi, centrális elhelyezkedés persze jól hangzik, hiszen így valóban a főváros szívében végezhetjük a mindennapi munkánkat, de sok olyan gyakorlati szempontot is felsorolhatunk, ami miatt érdemes lehet megfontolni más alternatívákat.

Milyen gyakorlati szempontokat kell figyelembe venni?

A kérdésből talán jól látszik az is, hogy a lokáció önmagában nem egy gyakorlati szempont, hanem egy adottság, hiszen az épület elhelyezkedése valóban egy konkrét tény, amin változtatni nem tudunk, legfeljebb alkalmazkodni hozzá. A gyakorlati szempontokat tehát ennek viszonylatában érdemes vizsgálni, ezek között pedig olyanokat találhatunk, mint az elérhetőség és megközelíthetőség, a munkavállalók erre vonatkozó igényei, az ügyfélkapcsolatok szerepe, a cég mindennapi működésének alapjai vagy éppen a már említett és örökké érvényes kérdés, az ár. Egy kiadó iroda lokációja kapcsán tehát nem csak a konkrét címet és pozíciót, hanem annak hatásait is érdemes vizsgálni.

Hogyan befolyásolja az elérhetőség a mindennapokat?

A fővárosban mindig kritikus kérdés a közlekedés, így egyáltalán nem mindegy, hogy egy iroda mennyire egyszerűen közelíthető meg, vagyis milyen gyorsan elérhető. Ebben a tekintetben két szempontot vehetünk figyelembe. Az egyik, hogy az irodához kapcsolódó tömegközlekedési infrastruktúra mennyire jól kiépített. Budapest tömegközlekedési lehetőségei európai szinten is kiemelkedőek, így gyors és gazdaságos mindennapi ingázást tesznek lehetővé, feltéve ha maga az ingatlan is olyan helyen van, ami ezekkel az eszközökkel is egyszerűen megközelíthetővé.

A másik szempont azokat érinti, akik autóval, motorral, vagy esetleg kerékpárral szeretnek/tudnak munkába járni, hiszen ebben a tekintetben is nagyon különböző lehet két kiadó iroda Budapesten. A hétköznapi forgalom olyan, amilyen, a frekventáltabb útvonalakon gyakoriak a dugók és lassan a közlekedés, ugyanakkor a város egyes részein munkaidő előtt és után is kényelmesen megoldható az utazás. A lokáció tehát erre is hatással van, nem beszélve arról, hogy az autósokra gondolva a környékbeli köztéri vagy akár privát parkolás lehetőségét is érdemes megvizsgálni, hiszen a belvárosban ez is óriási gondot tud jelenteni.

Miért fontosak a munkavállalói szempontok?

Az iroda lelkét végtére is a munkavállalók adják, így a keresés során mindenképpen érdemes egy előzetes igényfelmérést tartani a legfontosabb paraméterekkel kapcsolatban. A lokáció persze összetett kérdés, hiszen annak megítélése leginkább azon múlik, hogy az egyes dolgozók lakóhelyétől milyen messze esik, vagy mennyire egyszerűen közelíthető meg. Ezen a téren biztosan szükség lesz valamilyen kompromisszumra, de a munkavállalói elégedettség egy figyelmen kívül nem hagyható szempont, hiszen a negatív morál idővel a munka minőségére is hatással lehet, vagy akár kilépési hullámot is indíthat. Talán ebből is látszik, hogy a lokáció hatásai messzire nyúlnak.

Hogyan hatnak az ügyfélkapcsolatok a lokációra?

A cégek jelentős része napi szinten is jelentős ügyfélforgalmat bonyolít, míg mások csak hébe-hóba találkoznak a partnereikkel, sokan pedig valamilyen közösen egyeztetett, külsős helyszínen teszik ezt. Ha előbbi kategóriába tartozunk, kétségtelenül előnyös, ha jól megközelíthető helyen van az iroda és néhány vendégparkoló sem árt. Mivel nem csak a helyben lévő ügyfelekre érdemes gondolni, jó választás lehet, ha a Budapestet övező főútvonalak és autópályák közelében keresünk irodát, hiszen így abszolút hozzáférhető eredményt kapunk. Ha az ügyfélkapcsolatok elsősorban nem személyesen kerülnek ápolásra, ez a szempont nem szól bele érdemben az ideális lokáció kérdéskörébe.

Miként szól bele a napi működés a iroda kiválasztásába?

A cég napi működése lényegében az eddig felsorolt szempontok szintetizálását jelenti, így egyértelműen azt mondhatjuk, hogy a lokáció kapcsán a legfontosabb és egyben legösszetettebb szempont éppen ez. Ha tehát az ideális helyet keressük, sok tényezőt kell figyelembe venni mindössze egyetlen kritérium kapcsán is, mivel ennek hosszabb távú és szélesebb körű hatásai is lehetnek. Egy jól megközelíthető, nem túlságosan szeparált helyen lévő, a környéken is színes szolgáltatásokkal rendelkező, a munkavállalók és partnerek szempontjából is elfogadható kiadó iroda Budapesten tehát mindenképpen jó döntés a cég optimális működésének tekintetében is.

Létezik optimális megoldás?

Az ideális helyszínnel kezdtünk, és eljutottunk az optimális megoldásig. A két fogalmat pedig valóban érdemes kettéválasztani. Előbbi ugyanis kevésbé megvalósítható, hiszen az irodakeresés folyamatában elkerülhetetlenek a bizonyos fokú kompromisszumok, de erre előre érdemes is felkészülni. Az említett kritériumokat szem előtt tartva ugyanakkor találhatunk olyan kiadó ingatlant, ami a lokáció tekintetében is optimális megoldásnak tekinthető, legyen szó akár a megközelítésről, a munkavállalói igényekről, a partnerkapcsolatokról vagy általában a cég mindennapi működéséről. Erre érdemes tehát törekedni és a lehetőségekhez mért legjobb megoldást felkutatni.

Összefoglalás

Az irodakeresés során számos különböző szempont érvényesíthető, a lokáció pedig kétségtelenül az egyik legfontosabb. Tovább bontva a kérdést ugyanakkor azt mondhatjuk, hogy még ezen az egy paraméteren belül is sok mást kell figyelembe venni annak érdekében, hogy egy a cég és a munkavállalók érdekeit egyaránt szolgáló megoldás szülessen.

GYIK

Mely szempontok a legfontosabbak irodalokációk összehasonlításakor?

A legfontosabb tényezők közé tartozik az elérhetőség (tömegközlekedés, autós megközelítés), a munkavállalói komfort (étkezési lehetőségek, szolgáltatások), az ügyfélforgalom szempontjai, valamint a napi működéshez szükséges infrastruktúra. Érdemes ezeket nem külön-külön, hanem egymással összefüggésben vizsgálni.

Miért nem elég csak az iroda bérleti díját figyelembe venni?

A bérleti díj önmagában nem ad teljes képet a költségekről. Egy olcsóbb lokáció például magasabb fluktuációt, nehezebb megközelíthetőséget vagy alacsonyabb ügyfélforgalmat eredményezhet, ami hosszú távon többe kerülhet a cégnek.

Hogyan befolyásolja a lokáció a munkavállalói elégedettséget?

Az iroda elhelyezkedése jelentősen hat a napi munkavállalói élményre. A jól megközelíthető, szolgáltatásokban gazdag környezet csökkenti a stresszt, növeli a komfortérzetet, és hozzájárulhat a dolgozók megtartásához is.

Milyen szerepet játszik a lokáció az ügyfélkapcsolatokban?

Egy könnyen megközelíthető, presztízs szempontjából is megfelelő lokáció pozitívan befolyásolhatja az ügyfélélményt. Különösen fontos ez olyan cégeknél, ahol rendszeres a személyes találkozás.

Hogyan érdemes több budapesti lokációt objektíven összehasonlítani?

Érdemes egy értékelési rendszert kialakítani, amely pontozza az egyes szempontokat (pl. közlekedés, költségek, szolgáltatások, üzleti környezet). Így könnyebben átláthatóvá válik, melyik lokáció támogatja leginkább a cég hosszú távú működését.