Mit jelent a rendeltetésszerű használat?

Az irodabérleti szerződések egyik fontos alapeleme, hogy a bérlő és bérbeadó megállapodik abban, hogy az irodát csak rendeltetésszerűen, funkciójának megfelelően használják. A fogalom tehát egyáltalán nem ismeretlen a különböző szerződések világából, nem árt azonban tisztázni, hogy egy olyan üzleti célú ingatlan, mint egy iroda kapcsán pontosan mit is jelent ez a rendeltetésszerűség, hiszen a fogalom részleteinek tisztázása segíthet egyszerűbben megoldani a kérdéses helyzeteket is, illetve a felelősségi körök kijelölését is támogatja.

Az iroda használatának alapvető célja értelemszerűen a munkavégzés, illetve a cég mindennapi működésének támogatása. Emellett azonban a rendeltetésszerű használat magában foglalja például azt, hogy a bérlő nem alakítja át engedély nélkül a helyiségeket, nem folytat olyan tevékenységet, amely túlzott zajjal vagy egyéb zavaró körülménnyel jár, illetve nem használja az ingatlant a szerződésben meghatározott céltól eltérően. Mivel a különböző profilú cégek működése teljesen más terhelést jelenthet az épület számára, a bérbeadó számára is fontos lehet, hogy az ingatlan használata megfeleljen annak a funkciónak, ami a bérlés során megállapításra került.

Milyen karbantartási feladatok tartoznak a bérlőre?

Még az iroda rendeltetésszerű használata mellett is előfordulhat, hogy valamilyen kisebb-nagyobb javítási munkára van szükség, illetve az iroda különböző műszaki rendszereinek rendszeres karbantartása is fontos lehet abból a szempontból, hogy az iroda valóban képes legyen betölteni alapvető funkcióit. Az irodabérlet során épp ezért az egyik leggyakoribb kérdés az, hogy meddig terjed a bérlő felelőssége a karbantartásban. A felelősségi körök tisztázása a szerződésben is lehetséges és az erre vonatkozó egyéni megállapodások is gyakoriak, de ennek kapcsán is léteznek általános jellemzően alapvetések.

Általános szabály, hogy a napi használatból eredő kisebb karbantartási feladatok elvégzése a bérlő kötelezettsége. Ide sorolható például a lámpák izzóinak cseréje, a saját eszközök karbantartása vagy az iroda belső tisztán tartása, hiszen ezek könnyen megoldhatók, és a mindennapi gördülékeny és kényelmes működés feltételeinek tekinthetők.A nagyobb épületgépészeti rendszerek – például a központi légtechnika, a felvonók, a fő elektromos hálózat vagy az épületszerkezeti elemek – ugyanakkor már jellemzően a bérbeadó felelősségi körébe tartoznak, hiszen ezekhez már jellemzően szakemberekre van szükség és a bérbeadó érdeke is, hogy az ingatlan állagmegóvása adott legyen.

Hogyan kezelhető a bérlői károkozás?

Még az iroda rendeltetésszerű használata során is előfordulhatnak kisebb nagyobb balesetek, káresemények. Ráadásul mivel az irodabérleti szerződések jellemzően minimum 5 évre szólnak, már csak a nagy számok törvénye alapján is szinte lehetetlen megúszni azt, hogy valami ilyesmi problémával szembesüljünk. Kérdés persze, hogy a felelősség kié, hiszen ha a kárt a bérlő okozza, akkor nehezen várható el a bérbeadótól, hogy ő intézze az ezzel kapcsolatos költségek rendezését.Egy sérült padlóburkolat, egy betört üvegfal vagy egy nem megfelelően használt berendezés meghibásodása mind olyan helyzet, amelyért a bérlő felelőssé válhat. 

A legtöbb szerződés szerint a bérlő felel azokért a károkért, amelyeket saját munkatársai, alvállalkozói vagy látogatói okoznak. Ez különösen fontos olyan modern irodaházakban, ahol a közös terek, recepciós zónák vagy tárgyalók magas értékű burkolatokkal és berendezésekkel rendelkeznek. A károkozás költségeit gyakran a bérleti biztosítékból vagy kaucióból fedezik, amennyiben a bérlő nem tud vagy nem akar önállóan gondoskodni a helyreállításról. Éppen ezért célszerű olyan belső szabályokat kialakítani, amelyek segítenek megelőzni az indokolatlan károkat.

Mikor érvényesül a bejelentési kötelezettség?

Az iroda állagmegóvása, az esetleges káresetek mielőbbi kezelése, illetve a rendeltetésszerű használat nyomonkövetése miatt az irodabérleti szerződések gyakran külön kitérnek a bejelentési kötelezettség kérdésére, vagyis hogy a bérlő mikor, milyen helyzetekben és hogyan köteles jelezni a bérbeadó felé a felmerülő problémákat. Ha úgy tetszik a bérlő egyik legfontosabb kötelezettsége a hibák és rendellenességek időben történő bejelentése.

Ha például vízszivárgás, elektromos hiba, légtechnikai meghibásodás vagy egyéb műszaki probléma jelentkezik, a bérlőnek általában haladéktalanul értesítenie kell a bérbeadót vagy az üzemeltetőt. Sok esetben ugyanis nem is maga a meghibásodás okozza a legnagyobb kárt, hanem az, hogy túl későn érkezik a bejelentés, hiszen egy kezdetben még könnyen javítható probléma napoka vagy hetek alatt sokkal súlyosabbá válhat. Épp ezért a gyors kommunikáció mindkét fél közös érdeke, amire a profi, modern irodaházakban külön hibabejelentő rendszer működik, ezzel leegyszerűsítve a folyamatot.

Hogyan használhatók a közös területek?

A bérlő felelősségi köre, illetve a rendeltetésszerű használatra vonatkozó elvárások ma már sok esetben nem csak magára az irodahelyiségre, hanem az irodaházakban elérhető, közös használatú terekre is kiterjednek. Ide tartozhatnak a recepciók, folyosók, mosdók, teakonyhák, közösségi terek, parkolók vagy kerékpártárolók. Mivel ezek a terek a közös terület szorzó révén az irodabérleti költségek szintjén is megjelenhetnek, értelemszerűen anyagi felelősséggel is jár ezek állapotának megóvása, és odafigyeléssel történő használata. 

A megfelelő használat kapcsán egy sor kritériumot felsorolhatunk, melyek egy jó része abszolút magától értetődő, de természetesen a bérbeadó vagy tulajdonos egyéni kérései is szerepet játszhatnak a pontos részletekben. Gyakori példa, hogy a bérlő nem tárolhat engedély nélkül eszközöket a folyosókon, nem akadályozhatja a menekülési útvonalakat, és nem sajátíthatja ki saját céljaira a közös használatban lévő tereket. A közös területek szabályozása különösen fontos nagyobb irodaházakban, ahol több tucat vagy akár több száz cég működik egy időben. A szabályok betartása biztosítja, hogy az épület minden használója biztonságosan és kényelmesen vehesse igénybe a szolgáltatásokat.

Végezhetők-e átalakítások az irodában?

Az irodabérleti szerződések gyakran tartalmazzák az úgynevezett fit-out lehetőséget, amit magyarul bérbeadói hozzájárulásként is szokás említeni. Ennek lényege, hogy a bérlő a bérbeadóval közösen egyeztetve bizonyos mértékű átalakításokat eszközöl az irodán, hogy az jobban képes legyen kiszolgálni a működéshez kapcsolódó igényeket. Az ehhez kapcsolódó költségeket pedig részben vagy egészben a bérbeadó vállalja magára, hiszen a felújítási és átalakítási munkák akár az ingatlan értékét is növelhetik.

A fit-out opció kritériumait azonban érdemes nagyon pontosan tisztázni, de az sem ritka, hogy a feltételek részletezése és a hozzájárulás mértéke miatt egyéni megállapodásra lesz szükség. A bevett szabályozás szerint a fit-out keretében leginkább olyan átalakítások végezhetők, melyek a bérlő költözése után is az iroda részét képezik majd – falak áthelyezése, nyílászárók cseréje, műszaki fejlesztések stb. Az átalakítások kapcsán szintén kifejezetten fontos a pontos egyeztetés és az bérbeadó jóváhagyásának kérése, hiszen a nem engedélyezett módosítások később jelentős költségeket okozhatnak.

Összefoglalás

Az irodabérlet a mindennapokban jóval több feladattal jár, mint pusztán a bérleti díj megfizetése. A bérlő felelőssége kiterjed a rendeltetésszerű használatra, a kisebb karbantartási feladatokra, a károk megelőzésére és bejelentésére, valamint a közös területek szabályos használatára is. Minél pontosabban ismeri egy vállalkozás ezeket a kötelezettségeket, annál kisebb az esélye a váratlan költségeknek vagy a bérbeadóval kialakuló vitáknak. A jól működő bérleti kapcsolat alapja mindig az átlátható felelősségi körök és a folyamatos kommunikáció.

GYIK

Ki felel az iroda kisebb javításaiért?

Általában a napi használatból eredő kisebb karbantartási feladatok és javítások a bérlő felelősségi körébe tartoznak, de a pontos szabályokat mindig a szerződés tartalmazza.

Bejelentési kötelezettsége van a bérlőnek műszaki hiba esetén?

Igen. A legtöbb szerződés előírja, hogy a bérlő haladéktalanul jelezze a műszaki hibákat vagy rendellenességeket a bérbeadó vagy az üzemeltető felé.

Használhatók tárolásra a közös folyosók és közlekedők?

Általában nem. A közös területeket rendeltetésszerűen kell használni, és a menekülési útvonalakat szabadon kell hagyni.

Engedély nélkül átalakítható egy bérelt iroda?

Jelentősebb átalakításokhoz rendszerint a bérbeadó előzetes írásos hozzájárulása szükséges.

Mi történik, ha a bérlő kárt okoz az épületben?

A bérlő által vagy az ő érdekkörében okozott károk helyreállításának költsége általában a bérlőt terheli, és szükség esetén a kaucióból is levonható.