Miért számít a létszám?

Az irodakeresés sok különböző módon közelíthető meg, a fővárosi irodaházak pedig bőven hagynak teret a gondolkodásra, hiszen hatalmas kínálattal és sok különböző lehetőséggel várják a leendő bérlőket. A leggyakoribb irányt ugyanakkor talán a műszaki paraméterek szerinti első szűrés jelenti, hiszen ha ezek nem stimmelnek, akkor a komplett ingatlan sem felelhet meg a cég számára. De mire gondolunk ez alatt: bérleti díj, műszaki felszereltség, alapterület, hasznos tér, elrendezés, helyiségek száma és típusa stb. Ezek abszolút alapvetésnek számítanak, ugyanakkor a döntést alapvetően is meghatározhatják.

A keresés során természetesen nem csak az iroda, hanem a cég paramétereit, elvárásait és lehetőségeit is számításba kell venni. Ennek kapcsán mindenképpen érdemes kicsit a létszámról is beszélni, hiszen ez a választásra is hatással van. Egy 50 főnél kisebb cég számára értelemszerűen nem muszáj egy hatalmas alapterületű irodát bérelni, efölött ugyanakkor már jobban meg kell gondolni, hogy a valóban hatékony mindennapi működéshez pontosan mekkora helyre lehet szükség.

Mekkora hellyel kell számolni?

A pontos kalkuláció az iroda mérete és a cég létszáma kapcsán nehezen megoldható, bár sokan foglalkoztak már ezzel a kérdéssel a konkrét számok szintjén is. Az ilyen típusú számítások alapján egy munkavállaló számára – munkaállomással együtt – nagyjából hat négyzetméter tér szükséges a kényelmes mindennapi munkavégzéshez. Az olyan változók azonban, mint a munkaállomások távolsága, a közlekedési útvonalak, az alapterület és a hasznos tér különbségre, az iroda jellege – szeparált helyiségek vagy open office – megnehezítik az előzetes becsléseket. Kiindulási alapnak mindenképpen jó lehet az, ha korábban már bérelt a cég irodát és az a hely szempontjából működőképes volt, de persze az is jó irány, ha a létszám és a szükséges munkaállomások alapján egy előzetes tervet készítünk.

Hibás elképzelés lenne persze azt gondolni, hogy az optimális iroda kizárólag a dolgozói létszámhoz igazított alapterület szerint is megtalálható. Egy 50+ fős cég esetén ráadásul még összetettebb a helyzet, hiszen itt nagy valószínűséggel már különböző részlegekről, csapatokról beszélünk a cégen belül is, akik igényei különbözhetnek. Ilyen esetben pedig már az irodaházak által kínált szolgáltatások is sokat nyomnak a latba, hiszen ezek egy része akár üzletileg is kritikus lehet, mivel a mindennapi működésben is szerepet vállalnak.

Miért hasznosak az irodaház szolgáltatásai?

Egy cég gördülékeny, mindennapi működéséhez a különböző ügyek intézését és a megfelelő, komfortos körülményeket biztosító szolgáltatások is elválaszthatatlanul hozzátartoznak. Bár ezek nem minden, a kínálatban elérhető kiadó iroda sajátjai, a modern irodaházak többsége már eleve az ilyen jellegű igények tudatában kerülnek megtervezésre és kivitelezésre. 

Sok cég talán nem is gondolná, mekkora pluszt jelenthet, ha ezek a plusz szolgáltatások a közvetlen környezetben érhetők el sőt, adott esetben akár üzleti szempontból is kritikusnak tekinthetők. A következőkben ezek közül nézünk meg néhányat, hogy átfogóbb képet kapjunk a jelentőségükről. Ez a rövid összefoglaló pedig adott esetben akár egy jövőbeli irodakeresés során is hasznos lehet, ha az elérhető extrák mentén vizsgáljuk az opciókat.

Működési biztonság – a stabilitás alapja

Egy irodaház nem csak egy egyszerű ingatlan, hanem a cége mindennapi működési környezete. Ezzel együtt maga az épület is saját működéssel, üzemeltetési igényekkel rendelkezik, ami jellemzően egy profi ingatlanüzemeltető cég kezében összpontosul. Ez pedig egy rendkívül összetett feladat, számos műszaki jellegű és adminisztratív teendővel, emellett pedig a bérlők közötti kommunikáció, az igényeknek való megfelelés, illetve az érdekegyeztetés is fontos része a munkának. Ha tehát az irodaház nincs megfelelően menedzselve, annak a cégek is kárát látják.

A nem megfelelő üzemeltetés önmagában még nem feltétlenül jelent üzleti kockázatot, ám a hosszútávon fennálló problémák, az irodai környezet minőségének romlása, a szolgáltatások akadozása és az ügyintézés belassulása már nagyon is ebbe a kategóriába sorolható. Ha tehát azt tapasztaljuk, hogy az irodaház üzemeltetése folyamatos problémákkal küzd, azt érdemes lehet jelezni a tulajdonos felé, hiszen szerencsés esetben a fenntartóváltás is segíthet. Azonban ha nem marad más megoldás, a költözés is segíthet kiküszöbölni az esetleges kockázatokat.

Vendégkezelés – presztízs és biztonság egyben

A nagyobb partnerforgalmat bonyolító cégek számára kulcsfontosságú, hogy a vendégek kezelése ne csak átlátható és gördülékeny, de kellően udvarias is legyen. Ha ennek megoldását a cég a saját kezébe veszi, akkor nagy valószínűséggel nem is lesz gond. A nagyobb irodaházakban ugyanakkor már az épület előterében is recepció, illetve beléptetőrendszer fogadja a látogatókat. A vendégfogadás tehát ily módon kiszervezhető és ideális esetben kiválóan, transzparens módon működik, a cégek igényeinek megfelelően, velük szorosan együttműködve.Ennek kapcsán ugyanakkor nem árt tisztázni a fogadó személyzettel az esetleges speciális elvárásokat, vendég kezelési metódusokat, ha van ilyen a cégnél.

A szolgáltatás egy másik megközelítésében pedig a biztonságról is érdemes szót ejteni. Egy irodaházban jellemzően több cég is bérel irodát, így a vendégforgalom akár egészen nagy lehet egy átlagos hétköznapon is. Az épületbe érkezők nem megfelelő szűrése, azonosítása, illetve a hozzáférések kiosztásának akadozása vagy összevisszasága nem csak üzleti, hanem biztonsági kockázatot is jelenthet. Ennek kapcsán pedig akár már biztonságtechnikai kérdéseket is érdemes lehet feszegetni.

Mire figyeljünk a közös terek kapcsán?

Az irodaházak közös tereit értelemszerűen nem csak a saját cégünk alkalmazottai, hanem minden bérlő és adott esetben a vendégek is használhatják. Ezek állapotának és rendezettségének megőrzése tehát közös feladat. Épp ezért van szükség egy olyan konszenzusra a bérlők és az üzemeltető között, ami lehetővé teszi a közös terek szabad használatát, de egyben bizonyos szabályok mentén biztosítja azt, hogy azok valóban képesek betölteni alapvető közösségi funkcióikat. A nem megfelelően koordinált használat, a látványosan elhanyagolt terek és az ebből fakadó feszültségek nem cska a mindennapi, munkahelyi stresszt válthatják ki, ami a munkavállalók teljesítményére is hatással van, de a vendégek felé is negatív üzenetet közvetíthet a bérlők alapvető minőségbeli elvárásairól.

Hogyan befolyásolja a karbantartás a döntést?

A karbantartási munkák egy irodaház üzemeltetésének alapvető, rendszeresen felmerülő feladatai, amik időzített formában, de ad hoc jelleggel is megjelenhetnek. Ezek kivitelezése vagy a kivitelezés megszervezése az ingatlanüzemeltető feladata. A karbantartási munkák sokszor láthatatlanok és jellemzően ez a legjobb hír, hiszen ha nincs hiba, akkor nincs is mit észrevenni. A problémák inkább ott kezdődnek, ha a rendszeres és eseti karbantartások hiánya miatt az irodai környezet erodálódik, ami a mindennapok során is egy sokkal kevésbé komfortos, nem megfelelően használható környezetet teremt. Ez pedig hosszabb távon a dolgozói elégedettségre és teljesítményükre is hatással lehet, ami egy komplett cég működésére is kihathat. A karbantartási munkák hiánya tehát talán nem tűnik közvetlen üzleti kockázatnak, de valójában nagyon is rejt ilyen veszélyeket.

Milyen ‘nice to have’ extrák befolyásolhatják a döntést?

Az irodaházak kapcsán sok olyan szolgáltatás is felsorolható, amik a cég működése szempontjából nem tekinthetők létfontosságúnak, de jelenlétük segíti hatékonyabban teljesíteni a mindennapi feladatokat, illetve ahhoz is hozzájárulnak, hogy a munkavállaló élmény és wellbeing még magasabb polcra kerüljön. A különböző relaxációs helyiségek jelenléte, az ergonomikus bútorok használata a közös terekben, a közös terek extrái, mint pl. kávé- vagy snackpont, lounge terek, a külső, szabad levegőn kialakított zónák mindegyike ezt szolgálja. Emellett pedig a fejlett technológiai, kényelmi extrák, illetve a fenntartható, zöld megoldások is abszolút képesek növelni az irodaházak által nyújtott prémium élményt, amit a munkavállalók és a vendégek is nagyon könnyen észrevehetnek. Ezek a ‘nice to have’ elemek tehát nagyon könnyen válhatnak HR vagy alapvető üzleti eszközzé is.

Összefoglalás

Az irodakeresés során az alapvető műszaki paraméterek mellett érdemes lehet azokat a tényezőket is figyelembe venni, melyek elsőre talán nem evidensek, hiányuk ugyanakkor akár üzleti kockázatot is jelenthet. Ezek között számos olyan szolgáltatást találunk, ami az irodaházak üzemeltetéséhez vagy éppen a cég megfelelő körülményeinek megteremtéséhez kapcsolódik. A kötelezőnek említhető elemek mellett pedig azokkal is érdemes foglalkozni, amelyek megléte nem elvárás, de sokat adhat hozzá a mindennapi felhasználói élményhez.

GYIK

Miért kulcsfontosságú a cég létszáma az irodaválasztásnál?

A létszám alapvetően meghatározza a szükséges alapterületet és az iroda kialakítását. Egy kisebb csapatnak elegendő lehet egy kompakt tér, míg 50 fő felett már komplexebb igények jelennek meg, például külön részlegek vagy eltérő munkavégzési módok.

Mekkora iroda szükséges egy munkavállaló számára?

Általános irányelv szerint egy fő számára körülbelül 6 négyzetméter szükséges munkaállomással együtt. Ugyanakkor ezt számos tényező befolyásolja, például az elrendezés, a közlekedő folyosók vagy az open office vs. zárt iroda kialakítás.

Mennyire fontosak az irodaház által nyújtott szolgáltatások?

Nagyon fontosak, mivel közvetlen hatással vannak a napi működésre. A megfelelő üzemeltetés, recepció, biztonsági rendszerek vagy karbantartás mind hozzájárulnak a gördülékeny és hatékony munkavégzéshez.

Mire érdemes figyelni a közös terek használatánál?

A közös terek állapota és használati szabályai jelentősen befolyásolják a munkakörnyezet minőségét. A rendezettség, tisztaság és jól szabályozott használat nemcsak a dolgozók komfortérzetét javítja, hanem a cégről alkotott benyomást is.

Milyen extra („nice to have”) szolgáltatások növelhetik az iroda értékét?

Ide tartoznak például a relaxációs terek, ergonomikus bútorok, kávézók, lounge zónák, kültéri pihenőhelyek vagy fenntartható megoldások. Ezek nem létfontosságúak, de jelentősen javítják a munkavállalói élményt és akár HR-eszközként is működhetnek.