Hogyan hat az iroda a hatékonyságra?

Az irodakeresés során talán sokan hajlamosak ezt figyelmen kívül hagyni és szigorúan csak a különféle műszaki paraméterekre támaszkodnak, de egy iroda nem egyszerűen egy ingatlan, hanem egy cég mindennapi tevékenységének a helyszíne. Így tehát az is alapvető elvárás kell, hogy legyen, hogy az adott helyen a vállalkozás és a munkavállalók egyaránt komfortosan érezzék magukat. Ehhez sok esetben elegendő egy kisebb, ám kellően ergonomikus irodahelyiség, míg máskor az a bizonyos plusz sem árt ahhoz, hogy a cég érdemben tudjon növekedni.

Az irodahelyiség bérlés tehát nem egyszerű üzleti, hanem sokkal inkább stratégiai lépés. A mindenki számára megfelelő környezetben ugyanis a munka hatékonysága is kimagasló lehet, a munkavállalói elégedettség is könnyebben megalapozható, a cég pedig sokkal nagyobb valószínűséggel indulhat növekedésnek. Az elvárásokat és lehetőségeket persze érdemes reálisan kezelni, hiszen az irodabérlés kapcsán is fontos kulcsszó az optimalizáció. A motiváló és komfortos közeg alapvető szempont, de nem minden cég értelmezi ugyanúgy a kérdést.

Mikor lehet elég egy önálló irodahelyiség?

A kérdés elsőre talán kicsit furcsa, hiszen egy iroda mindig egy önálló helyiséget jelent, legyen szó akár open office, akár szeparáltabb terekkel rendelkező konstrukcióról. Ez ugyanis a cég saját kis világa, ahol a mindennapi munkavégzés történik, a közös munka pedig képes felvenni a jól megszokott ritmust, ezzel téve hatékonnyá a vállalkozás működését. Iroda és iroda között persze jelentős különbségek lehetnek, így a fenti kérdést érdemes inkább ilyen szempontból megközelíteni, vagyis hogy mikor elegendő az, ha az iroda valóban “csak” egy iroda, mindenféle különösebb extra nélkül. Az ilyen, önálló irodahelyiségek elsősorban kisebb vállalkozások és újonnan induló cégek számára jelenthetnek optimális választást.

A munkavégzés rendezett körülményei így is teljesülnek, a bérleti költségek terén ugyanakkor az alacsonyabb kategóriában mozgunk. Ha tehát a munkavégzés főként csendes környezetet igényel, minimális az ügyfélforgalom, és nincs szükség nagy közösségi terekre vagy speciális infrastruktúrára, akkor egy kisebb iroda költséghatékony választás lehet – a bérleti és üzemeltetési díjak terén egyaránt. Egy kisebb iroda fenntartása egyszerűbb, a napi működés kevésbé összetett, és az adminisztratív feladatok is könnyebben kezelhetők. Azt azonban mindenképpen érdemes figyelembe venni, hogy egy ilyen típusú irodahelyiség bérlése kevésbé támogatja a cég növekedését.

Mi jelzi az igényt a nagyobb térre?

A nagyobb, korszerűbb irodára mutatkozó igényt sokan csak a létszám növekedésében mérik, ugyanakkor többről van szó, mint egyszerű létszám limit. A váltás pillanatát ugyanis több tényező együttállása jelzi, amikből egyértelművé válik, hogy megérett az idő a váltásra. Természetesen a növekvő munkavállalói állomány is ezek egyike, hiszen mikor az új belépők kényelmes és ergonomikus elhelyezése már problémába ütközik, az kifejezetten árulkodó.

Szintén figyelmeztető jel lehet, ha rendszeressé válnak az ügyféltalálkozók, belső képzések vagy csapatmegbeszélések, amelyekhez már nincs megfelelő tárgyaló vagy közösségi tér. Ilyenkor a munkavégzés hatékonysága csökkenhet, hiszen a különböző funkciók ugyanabban a helyiségben próbálnak meg működni. A hibrid munkavégzés is új szempontokat hozott játékba. Bár emiatt alapvetően kevesebb munkaállomásra lehet szükség, valójában gyakran több tárgyaló, telefonfülke, projektterület és közösségi tér válik fontossá. Ez pedig már sok esetben meghaladja egy hagyományosabb irodahelyiség lehetőségeit.

Milyen előnyöket kínál egy modern irodaház?

A modern irodaházak talán legnagyobb előnye, hogy már a kivitelezés első fázisától is abból a célból építették azokat, hogy minden lehetséges módon képesek legyenek támogatni a bennük működő cégek mindennapi tevékenységét. A korszerű, jól felszerelt, mindenfajta modern technológiával és műszaki rendszerekkel rendelkező irodák képezik ehhez az alapot, az irodahelyiség bérlése egy ilyen modern komplexumban ugyanakkor ennél is sokkal többet jelent. Az irodaházakban ugyanis jellemzően számos olyan szolgáltatás érhető el, amelyek jelentősen képesek megkönnyíteni a vállalkozások mindennapos működését.

A recepció, a professzionális beléptetőrendszer, a biztonsági szolgálat, az üzemeltetési háttér vagy a professzionális és ütemezett műszaki karbantartás mind olyan feladatokat vesznek le a bérlők válláról, amelyek önálló iroda esetén külön szervezést igényelnének. Emellett a közös használatú tárgyalók, konferenciatermek, kerékpártárolók, öltözők, éttermek és más extra szolgáltatások érdemben járulnak hozzá ahhoz, hogy az iroda ne csupán munkahely, hanem vonzó munkakörnyezet is legyen. Ilyenformán pedig egy modern irodaház nem csak lehetőség a növekedésre, de HR-szempontból is komoly fegyvertény lehet.

Hogyan hat a várható növekedés az iroda kiválasztására?

Az irodahelyiség bérlését érintő döntésnek sok esetben már idejekorán érdemes támogatnia a cég jövőbeli, várható fejlődését. Egy ilyen ingatlan ugyanis nem néhány hónapos, hanem több éves elköteleződést jelent, hiszen a piacon jellemző bérleti szerződések általános időtartama minimum 5 év. Egy gyorsan növekvő cég számára pedig különösen fontos kérdés, hogy az iroda képes lesz-e alkalmazkodni a következő évek változásaihoz. Bár a növekedés nem minden cég esetében elvárás vagy reális lehetőség, ha a cél a fejlődés és terjeszkedés, azt érdemes az irodabérléssel is megalapozni.

Ha a létszám várhatóan évente 15-20 százalékkal nő, új üzletágak indulhatnak, vagy egyre több partnerkapcsolat épül ki, ezáltal érdemben nő az ügyfélforgalom, akkor célszerű olyan irodaházban gondolkodni, ahol később további területek is bérelhetők. Ez nemcsak a költözések számát csökkenti, hanem az üzletmenet folytonosságát is segíti. Egy épületen belüli bővítés lényegesen kisebb fennakadást okoz, mint egy teljes iroda áthelyezése. A már említett plusz szolgáltatások pedig amellett, hogy a mindennapi munkavégzést megkönnyítik, a fejlődés ütemét is felgyorsíthatják.

Miért nem érdemes csak a bérleti díjban gondolkozni?

Az irodahelyiség bérlése során döntő szempontot jelent a bérleti díj, illetve az ingatlan üzemeltetési költségei, hiszen ezek a kiadások éveken keresztül, fix havi költségként realizálódnak a cégen belül. Tévedés ugyanakkor azt gondolni, hogy kizárólag a bérleti díjak összehasonlításával megalapozott döntést hozhatunk az irodabérléssel kapcsolatban. A négyzetméterár és az teljes bérleti díj persze fontos szempont, de adott esetben akár félrevezető is lehet. Egy önálló iroda első ránézésre kedvezőbb havi költséget jelenthet, ugyanakkor számos olyan kiadás jelenhet meg mellette, amelyet egy irodaház már eleve biztosít. 

Ide tartozhat például a recepció működtetése, a biztonsági rendszer, a takarítás, a közös tárgyalók kialakítása, az informatikai infrastruktúra vagy akár a parkolás megszervezése. Ezek külön-külön nem mindig jelentősek, összességükben azonban komoly költséget képviselhetnek. Érdemes ezért a teljes költséget vizsgálni, vagyis azt, hogy egy adott iroda hosszú távon mennyibe kerül a vállalkozás számára minden kapcsolódó szolgáltatással együtt.

Milyen szempontok fontosak a munkavállalók számára?

A megfelelő irodahelyiség bérlése a cég egésze, így a munkavállalók szempontjából is stratégiai kérdés, hiszen végső soron ők azok, akik napi szinten, aktívan használják az irodát, illetve adott esetben a hozzá kapcsolódó szolgáltatásokat. Az iroda pedig ma már nem pusztán a munkavégzés helye, hanem a vállalati kultúra egyik meghatározó eleme is egyben. A munkatársak számára egy jól megközelíthető, korszerű környezet növelheti az elégedettséget, ezáltal a fluktuációt is csökkentve, illetve támogatva a növekedést. Az elégedett munkavállalók pedig várhatóan nagyobb hatásfokkal képesek dolgozni, így pedig a cég is egyértelműen profitál majd a megfelelő körülmények biztosításából. 

Ebben a tekintetben fontos szempontot jelentenek még: a tömegközlekedési kapcsolatok minősége, a parkolási lehetőségek, a környék szolgáltatásai, valamint az épület kényelmi funkciói is. Egy olyan irodaház, ahol étterem, kávézó, biciklitároló vagy zuhanyzó is rendelkezésre áll, sok munkavállaló számára vonzóbb választást jelenthet. Emellett a megfelelő természetes fény, a korszerű légtechnika, a jól kialakított közösségi terek és a rugalmas munkaterületek egyaránt hozzájárulnak a produktív munkakörnyezet kialakításához.

Összefoglalás

A minden vállalkozás számára egyaránt megfelelő, univerzálisnak mondható iroda nem létezik. A lényeg tehát minden esetben az optimalizáció, és a jövőbeli célokhoz történő igazodás. Egy kisebb, önálló irodahelyiség kiváló választás lehet stabil létszámú, egyszerű működésű cégek számára, míg a dinamikusan fejlődő vállalkozásoknak gyakran már egy korszerű irodaház rugalmassága, szolgáltatásai és bővíthetősége jelent valódi versenyelőnyt. Az irodabérlés során ezért nem csupán a jelenlegi igényeket, hanem a következő évek üzleti céljait is érdemes figyelembe venni.

GYIK

Mekkora létszámnál érdemes irodaházba költözni?

Nincs általános létszámhatár. Inkább azt érdemes figyelni, hogy a jelenlegi iroda mennyire tudja kiszolgálni a működést, a tárgyalási igényeket és a várható növekedést.

Olcsóbb egy önálló irodahelyiség, mint egy irodaházi terület?

Nem feltétlenül. Az alacsonyabb bérleti díjat ellensúlyozhatják azok a szolgáltatások és üzemeltetési költségek, amelyeket önállóan kell biztosítani.

Mikor célszerű már a jövőbeni bővüléssel tervezni?

Ha a vállalkozás a következő néhány évben jelentős létszámbővítést vagy új üzletágak indítását tervezi, érdemes olyan helyszínt választani, amely később is rugalmasan bővíthető.

Milyen szolgáltatásokat nyújtanak a modern irodaházak?

Jellemzően recepciót, biztonsági szolgálatot, tárgyalókat, közösségi tereket, parkolókat, kerékpártárolót, üzemeltetési támogatást és számos kényelmi szolgáltatást.

Mire érdemes figyelni az iroda kiválasztásakor?

A bérleti díj mellett fontos a teljes üzemeltetési költség, a bővíthetőség, az elhelyezkedés, a munkavállalói igények és az, hogy az iroda hosszú távon is támogassa a vállalkozás fejlődését.