Irodahelyiség kiadó: hogyan alakítható a bérelt tér a cég arculatához?

Mit állít egy iroda a cégről?

Egy cég imidzse és a róla alkotott vélemény egy sor különböző kritérium és tapasztalat terméke de tény, hogy a pozitív benyomást mindenképpen érdemes olyan módon is megalapozni, ami talán kevésbé tekinthető direktnek, ám mégis hatásos. Ilyen megoldás lehet az iroda személyre szabása és a saját arculat szerinti kialakítása, hiszen egy modern, rendezett, hangulatos iroda egyértelműen azt közvetíti a partnerek számára, hogy a cég komoly tervekkel rendelkezik, ad magára és átgondolt, tudatos megoldásokkal van jelen az üzleti életben.

Ha egy irodahelyiség kiadó, akkor már az előzetes tervezés során is érdemes ezekre a körülményekre gondolni és lehetőség szerint egy jól felépített, a cég értékeit, illetve magát a brandet is jól képviselő környezetet kialakítani. Egy bérlemény esetében persze komoly kérdés, hogy ebbe pontosan mi fér bele, hiszen az átalakítások és a branding előtt muszáj lesz egyeztetni a tulajdonossal és/vagy bérbeadóval, akinek muszáj jóváhagynia a tervezett változtatásokat. A folyamatnak tehát része a kompromisszum is, egy irodahelyiség kiadó mivolta ugyanakkor még nem jelenti automatikusan a saját arculat kialakításának tiltását.

Mi az a fit-out és mi tartozik bele?

A fit-out egy sokak által már jól ismert, az irodák piacán abszolút elterjedt opció, amit magyarul bérbeadói hozzájárulásként is szokás emlegetni. Ennek lényege, hogy a bérlő megállapodik a bérbeadóval arról, hogy az irodahelyiséget bizonyos fokig átalakítja vagy akár át is építi, felújítja, hogy az jobban megfeleljen a saját igényeinek, illetve a cég működésének. Ez pedig értelemszerűen a bérbeadó számára is előnyös, hiszen az ingatlan értéke növekszik, így ha netán ismét kikerül rá az irodahelyiség kiadó tábla, már magasabb bérleti díj is kérhető érte. Az értéknövekedésért cserébe pedig a bérbeadó vállalja, hogy az átalakítási munkálatok költségeit részben vagy egészben kifizeti.

A fit-out tehát alapvetően egy kedvező lehetőséget teremt arra, hogy az irodát a cég a saját elképzelései szerint alakítsa, ugyanakkor bizonyos korlátokat is szab. Bár a munkálatok pontos természete általában külön megállapodás függvénye, az alapszabály szerint a fit-out általában azokat a munkálatokat fedezi, melyek az aktuális bérlő kiköltözése után is az ingatlan részét képezik majd. Ilyen lehet például falak áthelyezése, belső elrendezés megváltoztatása, nyílászárók cseréje, műszaki fejlesztések stb. 

Mennyire szabható személyre a belső tér?

A belső tér átalakítása és személyre szabása a fit-out lehetőségével egészen kedvező módon megtehető, de akár saját költségen is kivitelezhető, ha a bérbeadó és/vagy tulajdonos abba beleegyezik. A személyre szabás mértéke tehát leginkább annak függvénye, hogy melyik megoldást választunk, illetve mire kapunk engedélyt. A nagyobb átalakítások előtt mindenképpen egyeztetni kell a bérbeadóval, ugyanakkor néhány nem maradandó, kreatív megoldással is elérhetjük azt, hogy az irodahelyiség sokkal inkább személyre szabott legyen.

Erre leginkább az open office koncepció teremt lehetőséget, ahol egy nagyobb alapterületen belül abszolút a saját kezünkbe vehetjük az iroda elrendezését, arculatát és a körülmények kialakítását. A mobilizálható megoldások segítségével pedig bármikor rugalmasan alakíthatjuk a belső teret, mindezt úgy, hogy nincs szükség konkrét szerkezeti átalakításokra vagy építési munkálatokra. Ez természetesen a szeparáltabb terekkel rendelkező irodákban is lehetséges, de ez esetben sokkal komolyabb korlátot szab az iroda alaprajza és a benne rejlő lehetőségek.

Hogyan kivitelezhető a saját arculati elemek elhelyezése?

Ha egy irodahelyiség kiadó, sokan automatikusan azt gondolják, hogy semmilyen átalakításra vagy arculati módosításra nincs lehetőség, holott erről nincs szó, hiszen a bérbeadóval való egyeztetés során ezekre a részletekre is érdemes kitérni. Ahogy említettük, a fit-out általában csak azokra az elemekre terjednek ki, melyek az iroda maradandó, szerves részét képezik, így a saját arculati elemek jellemzően nem tartoznak ennek égisze alá. Így marad a saját kivitelezés és megoldás, mindezt lehetőleg úgy, hogy megfeleljünk a szerződéses feltételeknek.

Az iroda bútorzata, dekorációs elemei, elrendezése és alapvető kialakítása ugyanakkor bátran igazodhat a céges arculathoz, illetve magát a brandet is látványos módon képviselheti, hiszen ehhez nincs szükség drasztikus beavatkozásra vagy átalakításra, csupán kreatív megoldásokra. Ez a kreativitás pedig egyben magáról a cégről is sokat tud állítani, így akár a partnerek szemében is javulhat a cég megítélése amellett, hogy a brand is reprezentatív módon jelenik meg az irodában.