Iroda bérleti díj elszámolása: milyen kérdéseket tisztázz a könyveléssel bérlés előtt?

Mire vonatkozik a bérleti díj?

Az irodakeresés során a cégek által kiszűrt hirdetések általában egy jól működő, átlátható séma alapján épülnek fel. Ennek nagy előnye, hogy az egyes ajánlatok összevetése egyszerűbbé válik, hátránya ugyanakkor az, hogy nem minden információ kerül a birtokunkba pusztán a szöveg és az alapvető paraméterek elolvasása után. Azzal pedig szintén nem árulunk el nagy titkot, hogy az irodabérlés a legtöbb cég számára leginkább árérzékeny terület, így a legfontosabb adatot végső soron a költségek jelentik. De mit árulnak el ezzel kapcsolatban a hirdetések?

Az ebben szereplő összeg jellemzően az iroda bérleti díj, ami a jól bevált metódus szerint négyzetméterenkénti ár formájában jelenik meg, általában eurós összegként, de természetesen a forintosított költségek is gyakoriak. Az irodák esetében tehát az alapterület egyben egy szorzó is, hiszen ahány négyzetméter az iroda, annyival kell megszorozni a közölt bérleti díjat. Így tehát a minél nagyobb, annál drágább elv érvényesül, bár a hasznos tér, illetve a közös használatú terek némiképp árnyalhatják a képet. A bérleti díj tehát sokkal inkább egy kiindulási alap, ami egy havi fix összeget jelöl, ezzel tehát jó előre kalkulálhatunk. Az összköltség ugyanakkor ennél jóval magasabb lehet, így nem lehet csupán ezt számításba venni.

Mit értünk üzemeltetési díj alatt?

Az iroda bérleti díj mellett a cégeknek több különböző költséggel is számolniuk kell, ami az iroda használata során őket terheli. Ezek közül a legnagyobb összeg jellemzően az üzemeltetési díj, ami az irodaház műszaki állapotától, az üzemeltetés minőségétől, illetve a menedzsment feladatköreitől függően változhat. Az üzemeltetési díj tehát lényegében az az összeg, amit az iroda műszaki használatáért, illetve a komplett épület üzemeltetéséért – karbantartás, takarítás stb. – fizetünk.

Az üzemeltetési díj sok esetben lehet fix összeg, de mivel a rezsi általában rugalmasan változik, így jellemzőbb, hogy havi vagy negyedéves elszámolás alapján fizetjük ezt az összeget. Egy technológiai szempontból intenzívebb cég, aki például jelentős eszközparkot, vagy szervereket üzemeltet, várhatóan magasabb üzemeltetési díjjal számolhat, a menedzsment által meghatározott díjkeret ugyanakkor általában azonos, tehát az egyetlen mozgó összeg a legtöbb esetben a rezsi. Ezzel együtt az iroda bérleti díj mellé ez is egy jelentősebb kiadást képez.

Mi az a közös költség?

A közös költség fogalma sokak fejében a lakóépületek és társasházak világával kapcsolódik össze. Ez valóban jellemzőbb, ugyanakkor nem ritka, hogy az irodaházakban is külön tételt képez ez. A fogalom némiképp összemosódik az üzemeltetési költségekkel, ám ez esetben egy kiszámíthatóbb, jellemzően fix összegről van szó. A közös költség általában az olyan szolgáltatásokat fedezi, mint a hulladékszállítás, takarítás, őrzés vagy éppen külső tereprendezés, de ez kifejezetten sokszínű lehet és nagyban múlik az irodaház jellegén is. Fontos megjegyezni, hogy a közös költség nem minden esetben kerül külön kezelésre, így nem is képez önálló tételt az elszámolásban, hanem inkább az üzemeltetési költségek keretében kerül megállapításra attól függően, hogy mi tartozik bele a menedzsment munkájába. Az iroda alapterülete ugyanakkor nem csak az iroda bérleti díjban, hanem általában itt is számít, hiszen a nagyobb helyiségek jellemzően magasabb költségvonzattal járnak.

Miért fontos a parkolás és szolgáltatások ára?

A céges parkolás, illetve az irodaházak által kínált extra szolgáltatások jellemzően nem kötelező elemei a költségvetésnek, ugyanakkor sok cég veszi igénybe ezeket, így igény esetén ezekkel is mindenképpen érdemes számolni. A modern irodaházak egyik nagy előnye, hogy sokszor az irodabérlet mellé is kapunk 1-2 saját parkolóhelyet, ám ez jellemzően nem elegendő, különösen a nagyobb méretű, vagy komolyabb ügyfélforgalmat bonyolító cégek esetében. A vendégparkolók bérleti díjával tehát érdemes előre kalkulálni, ezzel ugyanakkor az iroda megközelíthetőségét is érdemben javítjuk.

A modern irodaházak egyik sajátossága, hogy kifejezetten üzleti tevékenységre lettek optimalizálva, ez pedig a különféle extra, kényelmi szolgáltatások lehetőségével is együtt jár. Ezek tárháza pedig gyakorlatilag végtelen, hiszen a vendégfogadástól az edzőterem-használatig terjedhet attól függően, hogy mit kínál az adott ingatlan. Ennek azonban jellemzően ára van, ami a bérleti tárgyalások során kerülhet tisztázásra. Ennek kapcsán pedig érdemes megemlíteni a közös területi szorzót is, ami az olyan helyiségek használatának részarányos díja, amely minden az irodaházban működő cég rendelkezésére áll – tárgyalók, közösségi terek stb.

Miért érdemes előre egyeztetni a könyveléssel?

Talán a fentiekből is világos, hogy a hirdetésekben közölt iroda bérleti díj csupán az összköltség töredéke, így az előzetes keresések és bérleti tárgyalások során nem árt tisztázni, hogy pontosan mire számítsunk ezen a téren. Mivel az irodabérlet jellemzően árérzékeny, előzetesen belső egyezetetéseket sem árt folytatni a pénzüggyel és a könyveléssel, sorra véve a különböző felmerülő kiadásokat, illetve azt, hogy mi fér bele és mi nem. Mivel általában a cég pénzügyeit ez a részleg látja át teljes egészében, a velük való interakció ilyenkor nélkülözhetetlen. Sokszor pedig nem feltétlenül a legolcsóbb alap bérleti díjjal rendelkező iroda lesz a legjobb választás, hiszen az ezen felül jelentkező plusz költségekben jelentős különbségek lehetnek attól függően, hogy milyen az irodaház műszaki állapota, illetve az üzemeltetés minősége.