Iroda bérlés és hibrid munkarend: mennyi tér kell valójában, ha a csapat nem mindig van egyszerre bent?

Hogyan hat a hibrid munkavégzés a helyigényre?

Míg korábban az irodai, személyes jelenlét volt az alapvető elvárás a cégek részéről, addig napjainkban egyre több helyen látszik módosulni a felállás, hiszen egyre több vállalkozás alkalmazza a hibrid megoldásokat, vagy akár a teljes távmunkát. Az arányok cégenként változhatnak, az azonban ma már a munkaerőpiacon is jól látszik, hogy az álláskeresők és munkavállalók minimum egy hibrid rendszert várnak el, ami során néhány nap irodai jelenlét mellett a home office lehetősége is adott, ezzel is segítve a munka-magánélet olyannyira fontos egyensúlyát.

A munkavállalók igényei mellett a hibrid munkavégzés lehetőségét más területeken, így például az iroda bérlés kapcsán is érdemes számításba venni. A képlet ugyanis papíron egyszerű: ha az irodában nem tartózkodik bent egyszerre minden munkavállaló, akkor a cég átlagos helyigénye is kisebb. Ha tehát egy vállalkozás jól szervezett és konkrét beosztások mentén működő, hibrid rendszert üzemeltet, akkor az alap munkavállalói létszám helyigényéhez képest egy kisebb alapterülettel rendelkező kiadó iroda is megfelelő lehet számukra, ami költségszinten is jelentős megtakarítást jelent.

Hogyan kalkulálhatunk az alapterülettel?

A keresés és az iroda bérlés során számos különböző paraméter mentén szűrhetjük a kínálatot, az azonban szinte biztos, hogy az alapterület és a bérleti díj minden cég esetében releváns szempont. Elsőként tehát azt érdemes meghatározni, hogy a létszámhoz viszonyítva nagyjából mekkora alapterületre lesz szükség, hiszen ez a havi bérleti kiadásokra is közvetlen hatással van. Az általános kalkulációk szerint egy munkavállaló számára szükséges, komfortos tér – a munkaállomással együtt – nagyjából 6 négyzetméter. Ez tehát az alap, ami mentén elindulhatunk.

Ez persze csak egyetlen mérőszám, és a részleteken is sok múlik, hiszen nem mindegy, hogy open office vagy szeparált terekkel rendelkező helyiséget választunk, milyen az ingatlan elrendezése, szükség van-e külön tárgyalókra, közösségi terekre stb. Ezek ugyanis mind közvetlen hatással vannak az alapterületre, ahogy természetesen a hibrid munkavégzés is. Az említett, egy munkavállalóra vetített alapterület ugyanakkor e tekintetben is segíthet meghatározni az iroda bérlés kapcsán optimális területet, hiszen ha tudjuk, hogy napi szinten nagyjából hány munkavállaló jelenlétével számolhatunk, akkor egy igazán erős becsléssel indulhatunk neki a keresésnek.

Mire figyeljünk az irodai jelenlét és meeting-igények kapcsán?

Az irodai jelenlét, illetve a cégre jellemző meeting-igények az optimális alapterület meghatározása során elengedhetetlen tényezők. A hibrid munkavégzés miatt a cégek értelemszerűen nem számolhatnak minden nap teljes létszámmal, így az erre kialakított rendszer mentén érdemes kalkulálni az optimális mérettel is. Sőt, adott esetben akár kisebb méretű, egyszemélyes, kompakt munkaállomások is kialakíthatók, ezzel némi puffert hagyva arra az esetre, ha a szokásostól eltérő munkarenddel vagy jelenléti létszámmal kellene számolni.

Hasonló a képlet a tárgyalókapacitást illetően is. A különálló tárgyalók vagy akár meeting-fülkék ugyanis önmagukban is jelentős plusz területet jelenthetnek, amire nem is feltétlenül van szükség. Természetesen ha egy cég komolyabb ügyfélforgalmat bonyolít és napi szinten is sok megbeszélést tart, akkor elengedhetetlen legalább egy nagyobb tárgyaló kialakítása. Ha azonban a vállalkozás ritkábban, esetleg online tart meetingeket, akkor az iroda bérlés során nem feltétlenül kell a kritériumok közé emelni az erre vonatkozó nagy kapacitást.

Túl kicsi vagy túl nagy – miért érdemes elkerülni?

Az iroda bérlés egyik legfontosabb kulcsszava az optimalizáció. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a cég valós igényei mentén választunk ingatlant, ami az alapterület tekintetében is megjelenik majd. Nem érdemes persze feltétlenül csak a cég aktuális mérete és dolgozói létszáma mentén irodát választani, hiszen a növekedés és fejlődés mindig benne van a pakliban. A jövőre is érdemes tehát gondolni az iroda bérlés során, és némi ráhagyással dolgozni az alapterület tekintetében is.

Ezzel együtt azonban mindenképpen el kell kerülni azt, hogy túl kicsi vagy túl nagy irodát válasszunk, hiszen előbbi esetben a munkavállalói komfort sérül, utóbbi esetben pedig a bérleti díjra és üzemeltetésre fordítandó kiadások lesznek feleslegesen nagyon. A hibrid munkavégzési forma jelentős hatással van az optimális méret meghatározására, de mindenképpen fontos, hogy ne csak a munkavállalók mindennapjait vegyük alapul a kalkulációnál, hanem a cég minden egyéb igényét, illetve jövőbeli terveit is.