Hogyan lehet hatékony az irodakeresés?

A tapasztalatok szerint sajnos sok cég veszi félvállról az irodakeresést, hiszen úgy gondolják, hogy egy gyorsan lebonyolítható és egyszerű folyamatról van szó. Ez azonban egyáltalán nincs így, hiszen még szerencsésebb esetekben is nagyjából 6 hónapos jellemző átfutási idővel számolhatunk, ami a keresés elkezdésétől a költözésig tart, de nem ritka a 12-18 hónapos intervallum sem. A kiadó irodák budapesti és országos kínálata is hatalmas ugyanis, ami laikusként talán előnyként könyvelhető el, de valójában sok szempontból megnehezíti a hatékony és – ami talán még fontosabb – gyors keresést. A legjobb tehát ha nem becsüljük alá a feladatot és valós igények, illetve elképzelések mentén kezdünk bele a folyamatba.

Ennek kapcsán érdemes kicsit körülnézni a piacon és meghatározni azokat a paramétereket, amelyek mentén máris egyszerűbb lehet a szűrés. A műszaki tartalom mellett pedig mindenképpen érdemes a munkavállalók véleményét is kikérni, hiszen az iroda aktív használói mégiscsak ők lesznek. A megfelelő munkakörnyezet kialakításával és az ehhez szükséges jellemzőkkel kapcsolatban tehát a kollégák is rendkívül értékes információkkal szoglálhatnak, ezzel gyakorlatilag egyfajta HR-szempontrendszert is kapcsolva az ingatlanhoz.

Melyek a leginkább adekvát szempontok?

Az irodakeresés kapcsán alapvetően két nagyobb szempontrendszert különböztethetünk meg, melyek egyaránt relevánsak lehetnek. Ezek közül az egyik a cég igényeit a másik pedig a lehetőségeit veszi számításba. Előbbi esetben értelemszerűen a különféle műszaki elvárások, az iroda paraméterei – méret, elrendezés, infrastruktúra, lokáció stb. – illetve a munkavállalók igényei kerülnek terítékre, míg utóbbiban az ingatlanra fordítható anyagi keret, a folyamat átfutási ideje és más gyakorlati szempontok érvényesíthetők.

Ezek szintézise egy olyan döntési mátrixot hoz létre, ami jelentős mértékben javíthatja a kínálat hatékony szűrését, ezáltal pedig segíthet a szokásosnál is előbb megtalálni azt az ingatlant, ami a legtöbb szempontnak megfelel. Egy kiadó iroda Budapesten persze csak ritkán tökéletes, így bizonyos mértékű kompromisszumokra is érdemes lehet készülni, de ha határozott elképzelésekkel és előzetesen felmért, jól körülhatárolható igényekkel kezdjük el a keresést, a saját dolgunkat könnyítjük meg a piacon.

Miért létfontosságú a megfelelő lokáció?

Az iroda legfontosabb paramétereinek listáján egyértelműen előkelő helyen szerepel a lokáció, hiszen ez alapjaiban határozza meg azt, hogy az ingatlan mennyire tekinthető megfelelőnek a cég számára. De pontosan mit jelent ez? Sajnos ebben az esetben sem támaszkodhatunk kizárólag egyetlen aspektusra, hiszen a konkrét elhelyezkedés, illetve az ingatlant körülvevő infrastruktúra és annak megközelíthetőség két különböző dolog, ahogy az sem feltétlenül esik egybe, hogy mi ideális a cég működése és mi a munkavállalók kényelme szempontjából.

Egy cég számára persze az a legjobb, ha a munkavállalók elégedettek és úgy érzik, a megfelelő munkakörnyezetben dolgozhatnak, amihez a lokáció is hozzátartozik. Fontossági sorrendet tehát nehéz lenne felállítani a különböző nézőpontok között, ez leginkább egyéni döntés vagy éppen kompromisszum kérdése. A lokáció ugyanakkor nem egy elhanyagolható paraméter, hanem egy létfontosságú kritérium, ami a munkavállalók tekintetében is döntő lehet annak eldöntésére, hogy valóban a megfelelő ingatlan került kiválasztásra.

Hogyan érinti a munkavállalókat az elhelyezkedés?

Az iroda lokációja és a munkavállalók viszonyrendszere nagyon is fontos, hiszen az elhelyezkedés az ő mindennapi kényelmükre is hatással van. Egy kiadó iroda Budapesten sok különböző helyen lehet elérhető. Ezek egy jelnetős része frekventáltabb városrészekben található, míg mások a külsőbb kerületekben érhetők el.  A frekventált lokáció nem jelent azonban automatikusan ideálisabb választást, hiszen a paraméter kapcsán egy sor másik szempontot is érdemes figyelembe venni. A távolság ugyanis nem minden, hiszen sokkal fontosabb a megközelíthetőség, különösen a főváros tekintetében, ahol a tömegközlekedés és a parkolási lehetőségek is komoly súllyal esnek latba az iroda kiválasztása során.

Megközelíthetőség és távolság – mi a különbség?

A távolság a fővárosban egy kicsit másképp működik, mint az ország többi részén vagy nagyobb városaiban, hiszen Budapest méretéből adódóan abszolút megszokott, hogy a munkavállalók akár a városon belül is hosszabb időt töltenek a munkahelyükre való ingázással. Egy kiadó iroda budapesti lokációja épp ezért nem is feltétlenül a távolság, hanem a megközelíthetőség szempontjából releváns kérdés. Egy frekventált iroda megközelítése is ütközhet ugyanis akadályokba, ahogy az is előfordulhat, hogy egy távolabb/kintebb eső ingatlant kifejezetten egyszerű és gyors elérni, így a keresés során elsősorban utóbbi kritériumot érdemes előnyben részesíteni. 

A megközelíthetőség kapcsán a tömegközlekedési lehetőségek, az irodát körülvevő infrastruktúra, illetve az autóval közlekedés szempontjából fontos, elérhető parkolóhelyek és adekvát kérdést jelentenek. Utóbbi például a belvárosban értelemszerűen sokkal nehezebben megoldható, így nagy valószínűséggel privát parkolóra lesz szükség, ami extra költséget jelent. Egy távolabbi, de nagyon is hozzáférhető iroda ugyanakkor akár a bérleti díj tekintetében is kedvezőbb lehet, a munkavállalók elégedettsége pedig a jó közlekedési lehetőségek miatt nem csorbul. Ez könnyen tekinthető tehát egyfajta HR-szempontnak is.

Hogyan kerülnek a HR szempontok a képbe?

Elsőre talán különösnek tűnik, de valójában nagyon is logikus, hogy a kiadó irodák paramétereit HR-szempontok alapján is értékeljük. Egy cég számára ugyanis a munkavállalók értékes tőkét jelentenek, akik munkájukkal szavatolják a vállalkozás gördülékeny működését, szakértelmükkel pedig minden nap a közös sikerekért dolgoznak. Az ő igényeik és elvárásaik tehát egyáltalán nem elhanyagolható az irodakeresés során, így pedig máris egy nagy részben HR-kérdésről beszélhetünk.

Egy kiadó iroda Budapesten ugyanis nem csak egy egyszerű ingatlan, hanem a mindennapi munkavégzés helye, ahol egy komfortos és mindenki számára megfelelő munkakörnyezet teremthető. Ezzel kapcsolatban minden említett szempont relevánsnak tekinthető, így a műszaki paraméterek, az infrastruktúra, a környező szolgáltatások és természetesen a lokáció is szerepet játszik abban, hogy a munkavállalók mennyire lesznek elégedettek a döntéssel. A munkavállalói elégedettség pedig közvetlen hatással van a cég sikerére és hatékonyságára is.

Mit diktál a csapat szétszórtsága?

A csapat szétszórtsága természetesen nem a szellemi vagy teljesítménybeli tekintetben értendő, hanem a konkrét lokációkat tekintve, legyen az lakóhely, vagy akár az irodán belüli elhelyezkedés. Előbbi értelemszerűen az iroda lokációja tekintetében fontos, hiszen ennek kapcsán érdemes lehet figyelembe venni, hogy az alkalmazottak honnan járnak be munkába, bejárnak-e egyáltalán és ezek fényében hol érdemes leginkább ingatlant keresni. Mindenki számára tökéletes megoldás nem létezik, de ha a kiadó iroda Budapest olyan helyén található, ami könnyen megközelíthető, nagy valószínűséggel nem rontunk a munkavállalók elégedettségén a döntéssel. 

A szétszórtság kapcsán pedig nem csak az iroda elhelyezkedése, hanem a berendezése és elrendezése is számít, hiszen HR-szempontból sem mindegy, hogy a csapat hogyan érzi magát az új közegben. Megfelelő méretű munkaállomások, szükség esetén szeparált, fókuszált terek, a megfelelő közösségi helyiségek és sok egyéb és figyelembe vehető, a cég és a munkavállalók igényeinek megfelelően. Ezek pedig közvetlen hatással lehetnek a hangulatra és ezáltal a teljesítményre is.

Miként hat a csúcsidő forgalma az irodára?

Ez a szempont szintén két értelemben vizsgálható, melyek nem teljesen függetlenek egymástól. Az első az ingázást és munkába járást érinti. Egy forgalmas útvonalakon keresztül elérhető irodába a mindennapi csúcsidőszakokban sokszor rendkívül nehéz és időigényes eljutni, ahogy a hazajutás is jelentősen hosszabb időt vehet igénybe, mint az egyébként indokolt lenne. A frekventált lokáció persze sokak számára vonzó, de a közlekedés miatt frusztrált munkavállalók negatívan hathatnak a cég hangulatára.

Egy forgalmas csomópont közelsége pedig az iroda nyugalmára nézve sem tekinthető ideálisnak, hiszen a beszűrődő zajok és a közlekedők morajlása rendkívül negatívan hathat a koncentrációra, és akár rövidebb távon is feszültebbé, idegesebbé teheti a munkavállalókat, ami nem csak a teljesítményre, de az interperszonális kapcsolatokra is hatással lehet. A megközelíthetőség mellett tehát a zajártalmak is adekvát szempontot jelentenek a keresés során.

Miért fontos az ügyfélforgalom kérdése?

Az iroda megközelíthetősége és hozzáférhetősége nem csak a munkavállalók, hanem az ügyfelek szempontjából is fontos. HA egy cég napi szinten is jelentős ügyfélforgalmat bonyolít, mindenképpen érdemes olyan helyet választani, ami könnyen elérhető mindenki számára. Ezek a szempontok persze egybeesnek a már említett munkavállalói igényekkel, így jellemzően nem igényelnek plusz odafigyelést, de mindenképpen érdemes ilyen nézőpontból is megvizsgálni a kérdést. Azon cégek számára persze, ahol az ügyfélforgalom nem releváns, ebben a tekintetben lehetnek megengedőbbek és kizárólag a munkavállalók igényeit is nézhetik.

Összefoglalás

A megfelelő iroda kiválasztása nem csak anyagi vagy műszaki kérdés, hanem HR-szempontból is nagyon komoly hatással lehet a cég működésére. A munkavállalók a cég talán legértékesebb részei, akik munkájukkal a mindennapok során is aktívan tesznek a vállalkozás sikeréért. Az ő igényeik, elvárásaik és praktikus szempontjaik tehát érdemben segíthetnek formálni az ingatlanra vonatkozó szemléletet, ami a keresést is leegyszerűsítheti, még ha bizonyos fokú kompromisszumokra számítani is kell.

GYIK

Miért más a lokáció és a megközelíthetőség?

Előbbi egy konkrét helyszínt jelöl, utóbbi pedig azokat a lehetőségeket, amik annak eléréséhez rendelkezésre állnak. A kettő pedig nem feltétlenül egyformán pozitív, hiszen egy belvárosi, frekventált lokáció hozzáférhetősége is lehet problémás, ahogy egy külsőbb helyszín elérése sem feltétlenül nehézkes.

Milyen HR-szempontokat érdemes figyelembe venni?

A kulcs a munkavállalói elégedettség, ami sok módon érhető el és kétségtelenül az iroda is hatással van rá. Egy hozzáférhető, komfortos és a munkát mindenben támogató környezet a mindennapok során is segíti a megfelelő teljesítményt, illetve a munkavállalók kapcsolódását.

Miért fontos a munkavállalói elégedettség?

A cég gördülékeny működéséhez elégedett munkavállalókra van szükség, hiszen ezáltal hatékonyságuk is jelentősen stabilabb. A megfelelő körülmények biztosítása tehát nem kényszer, hanem egy jó lehetőség egy megbízható munkavállalói állomány kiépítésére.

Miért fontos az iroda lokációja?

Az iroda a mindennapi munkavégzés helye, ahol az effektív munkavégzés zajlik, így egyáltalán nem mindegy, hogy a városon belül hol található. A fő szempont ugyanakkor sokkal inkább a megközelíthetőség és az ingatlant körülvevő infrastruktúra, hiszen ez egy elsőre akár kevésbé szimpatikus helyszínt is felsőbb polcra helyezhet.

Miért lehet szükség kompromisszumokra?

Egy minden szempontból tökéletes iroda felkutatása szinte lehetetlen, így mindenképpen érdemes meghatározni azokat a pontokat, amelyekből adott esetben hajlandóak vagyunk engedni, de érdemben nem hatnak negatívan a döntés megítélésére és a munkavállalókat sem érintik hátrányosan.