Az irodakeresés fázisai

Az irodakeresés estében nem véletlenül beszélhetünk fázisokról, hiszen ritkán találkozunk végtelen leegyszerűsített, gyorsan és gördülékenyen lezajló folyamatokkal még akkor is, ha az ügyfél egyébként kellően felkészült. Ez persze alapvetően inkább amiatt lehet így, mert minden apró részletre nehéz előzetesen gondolni, ezáltal mindig adódhatnak meglepetések. Ha cégként azonban biztosra szeretnénk menni, akkor érdemes több fronton is bebiztosítani magunkat a folyamat egészére, aminek az alapja a tudatos és átgondolt, konkrét paraméterek alapján történő keresés.

A nulladik fázis tehát mindenképpen az, hogy a cég szempontjából releváns adatokat, illetve kritériumokat összegyűjtjük, és akár egy prioritási sorrendet is felállíthatunk, hiszen a kompromisszumok a folyamat szerves részei, így azt sem árt tudni, miből vagyunk hajlandóak engedni. Ezután következik a konkrét keresés, ami során a kiadó irodák budapesti kínálata alapos átnézésre és szűrésre kerül. Ha összeállt egy alkalmasnak tűnő shortlist, következhet az ajánlatkérés, ami egy kifejezetten kritikus pont, hiszen ennek során alapozhatjuk meg a későbbi tárgyalási, illetve szerződéskötési fázisok alapfeltételeit.

Miért lehet döntő fontosságú az ajánlatkérés?

A kiadó irodák hirdetései általában ugyanazt a sablont követik, így a paraméterek és az árak kapcsán is hasonló mélységű információkhoz juthatunk belőlük. Az ajánlatkérés során ugyanakkor lehetőségünk van arra, hogy részletesebben is megismerjük az adott ingatlant, illetve természetesen arra is, hogy a saját adataink és kritériumaink mentén célzott kérdéseket tegyünk fel a bérbeadónak, aki így nem a szokásos, hanem várhatóan egy specifikusabb, informatívabb ajánlattal áll majd elő, ami a döntést és az egyes ajánlatok összehasonlítását is megkönnyíti.

Az ajánlatkérés tehát elsősorban azért bír döntő fontossággal, mert itt mi magunk irányíthatjuk a bekért adatok milyenségét és a saját paramétereink szerint dönthetünk az egyes, szóba jöhető ingatlanok között. Emellett pedig a későbbi tárgyalási és szerződéskötési fázist is megalapozhatjuk, ha olyan kérdéses pontokra is rákérdezünk, amik később esetleg vitákra adhatnak okot, vagy megakaszthatják a folyamatot. A kiadó irodák budapesti kínálata azonban óriási, így mindenképpen érdemes több ajánlatot bekérni, ha valóban reprezentatív képet szeretnénk kapni a lehetőségekről.

Miért érdemes több ajánlatot bekérni?

Az irodahelyiségek budapesti palettája kifejezetten sokszínű, a folyamatosan zajló fejlesztéseknek köszönhetően pedig lényegében folyamatosan bukkannak fel újabb lehetőségek, elsősorban a modern irodaházak képében. A hirdetésekben szereplő adatok segítenek tisztázni a legalapvetőbb kérdéseket, de a valódi részletekre az ajánlatból derülhet fény. Ráadásul a tapasztalatok szerint nem feltétlenül mindig az olcsóbb a jobb döntés, hiszen a különféle műszaki paraméterek is hatással lehetnek például az üzemeltetési díjakra, ami az összköltségek tekintetében sem elhanyagolható.

Mindenképpen érdemes tehát már az irodakeresés során shortlistet készíteni a szimpatikus ingatlanokról, és több ajánlat bekérésével összevetni a különböző lehetőségeket, természetesen a saját paramétereink alapján. Ha minden bérbeadó számára ugyanazokkal a releváns kérdésekkel és adatokkal készülünk, az egyes ajánlatok összevetése is sokkal egyszerűbb lesz és ezek birtokában jóval megalapozottabb döntést hozhatunk. Egy kiadó iroda Budapesten ugyanakkor számos különböző paraméterrel rendelkezhet, így nem árt összefoglalni, hogy milyen adatokkal készüljünk az ajánlatkérésre.

Milyen adatokkal készüljünk az ajánlatkéréshez?

Az iroda bérleti ajánlatkéréséhez számos különböző adat kapcsolódhat, és természetesen sok múlik az ajánlatkérő cég profilján és alapvető elvárásain. Épp ezért nehéz univerzális paramétereket megadni, amelyek minden esetben működnek, de természetesen nem lehetetlen. Ennek kapcsán a legjobb módszer, ha az alapokra támaszkodunk és olyan adatokat gyűjtünk össze, melyek gyakorlatilag önmagukban is képesek eldönteni azt, hogy az adott iroda alkalmas lehet-e a cég mindennapi működésének támogatására. Ilyen például a létszám és az ehhez viszonyított területi igény, a cég költségkerete és az irodabérlés várható költségeinek összehasonlítási, illetve a különféle működési elvárások, amik már olyan részletekre is rávilágíthatnak, amiket egyébként a hirdetés külön nem taglal. A következőkben ezeket az alapvető adatokat nézzük meg egy kicsit részletesebben, ezzel is segítve az értő eligazodást a kiadó irodák budapesti kínálatában.

Hogyan hat a létszám a döntésre?

Az irodakeresés kapcsán az egyik legalapvetőbb adat a cég dolgozói létszáma, hiszen ez önmagában is meghatározza azt, hogy pontosan mekkora és milyen típusú irodát keresünk. Manapság ráadásul arra sem árt gondolni, hogy a hibrid vagy teljes home office munkarend hogyan alakítja az irodában jellemzően aktívan jelenlévők létszámát, hiszen könnyen lehet, hogy akár egy kisebb iroda is elegendő lehet, ha a létszám általában nem teljes. A létszámhoz viszonyított alapterület, illetve hasznos tér kapcsán nehéz pontos mérőszámokkal dolgozni, de az általános megállapítás szerint egy munkavállaló a munkaállomással, illetve a jellemzően szükséges, kényelmes és ergonomikus térrel együtt nagyjából 6 négyzetméter helyet igényel. Ez azonban azon is múlik, hogy az iroda open office vagy szeparált terekkel rendelkezik, illetve a munka típusa is döntő lehet. A cég létszáma és a jellemző munkarend tehát egy jó kiindulási alap, amivel az ajánlatkérés során is érdemes számolni, de önmagában még nem feltétlenül elegendő a tisztánlátáshoz.

Milyen szempontok érvényesülnek a területigény kapcsán?

A dolgozói létszám és a cég területigénye alapvető összefüggéseket mutat, de nem kizárólag ezek viszonylatában lehet érdemes felmérni a valós elvárásokat. Ahogy említettük is, sok múlik például az iroda kialakításán. Egy open office koncepció alapvetően nyitottabb tereket eredményez, így akár egy kisebb alapterület is elegendő lehet, míg egy szeparáltabb helyiségekkel rendelkező iroda a falak és közlekedési folyosók miatt plusz területigényeket eredményezhet, így az elvárt koncepciót is érdemes számításba venni.

Az alapterület és a hasznos tér különbségei is sokat nyomnak a latba, hiszen sokszor két teljesen különböző adatról van szó, de az iroda használhatóságát tekintve értelemszerűen utóbbi a döntő érv. Emellett az olyan elvárások, mint a tárgyalókapacitás, a közösségi terek vagy éppen a fogadótér szintén befolyásolhatják a területigényt. A gondolatot továbbfűzve pedig értelemszerűen a költségek tekintetében sem mindegy, mekkora irodát bérelünk. A kiadó irodák budapesti kínálatában is szorosan összefügg ugyanis ez a két paraméter.

Mit befolyásol a költségkeret és az időzítés?

Számos különböző paraméterről és elvárásról beszélhetünk a céges irodakeresés kapcsán, de a tapasztalatok szerint általában a legmateriálisabb érv, vagyis a költségkeret és a bérleti díj dönt leginkább. Az alapszabály pedig általában egyszerű: minél nagyobb egy iroda, annál magasabb a bérleti díj, hiszen ez általában négyzetméterenkénti árban kerül meghatározásra. A képlet ennél persze összetettebb, hiszen más költségekkel rendelkezik egy modern irodaház és egy régebbi, kevésbé felszerelt helyiség, a kérdést ugyanakkor mindig érdemes arányaiban vizsgálni. Egy modern, drágább bérleti díjjal rendelkező kiadó iroda mellé ugyanis gyakran kedvezőbb üzemeltetési költségek tartoznak, így akár a költségkeret szempontjából is kedvezőbb választás lehet egy ilyen iroda.

Az ajánlatkérés során ugyanakkor mindig érdemes reálisan kezelni a cég lehetőségeit, és az adott pillanatban rendelkezésre álló költségkerettel dolgozni, ideális esetben némi puffert is hagyva az esetleg felmerülő plusz költségeknek is. A kiadások szempontjából pedig az időzítés is kifejezetten fontos, különösen akkor ha irodaváltásról és költözésről van szó. Ha nem kezdjük el időben a keresést, esetleg nem töltjük ki a korábbi szerződést, vagy valamilyen okból egy darabig duplikált bérlettel rendelkezünk, az a költségek tekintetében is jelentős pluszt jelenthet.

Hogyan alakítják a működési elvárások a választást?

Az irodakeresés során ma már kifejezetten fontos szempont az iroda műszaki felszereltsége és az ehhez kapcsolódó technológiai körülmények. Ezekkel kapcsolatban pedig sok cég kifejezetten specifikus elvárásokkal rendelkezik, de ez természetes, hiszen az adott feltételek a cég gördülékeny működésének zálogai lehetnek. Az ajánlatkérés során tehát mindenképpen érdemes rendkívül konkrét és specifikus kérdésekkel felmérni az iroda műszaki környezetét, illetve ha valamilyen működési feltétel hiányzik, akkor érdeklődni annak kiépítési lehetőségeiről, költségeiről stb. Egy modern cég számára tehát nélkülözhetetlen az ajánlatkérések minél specifikusabb műszaki leírása és adatkérése.

Összefoglalás

Az irodakeresés egyik legfontosabb lépése az ajánlatkérés, hiszen ennek során lehetőségünk van különböző speciális paraméterekre is rákérdezni, illetve részleteiben is megismerni az adott ingatlan körülményeit. Ideális esetben mindenképpen érdemes több helyről is ajánlatot kérni, hiszen könnyen lehet, hogy nem az elsőre legszimpatikusabb ingatlan jelenti majd az optimális választást. A különféle specifikus adatok mentén pedig minden cég lehetőséget kap arra, hogy valóban megfontolt döntést hozzon.

GYIK

Miért érdemes több helyről ajánlatot kérni?

A kiadó irodák budapesti kínálata kifejezetten széles és soktérű, így a keresés során általában egy cég sem ragad le rögtön egyetlen opciónál. Ha azonban több helyről is kérünk árajánlatot, az segít átfogó képet kapni a szóba jöhető ingatlanokról, ezzel is jobban megalapozva a helyes döntést.

Hogyan segítik a konkrét kérdések az összehasonlítást?

Ha minden hirdetőtől ugyanazokat a konkrét adatokat kérjük be, és célzott kérdésekkel készülünk már az ajánlatkérés során is, akkor az egyes beérkező ajánlatok összehasonlítása is sokkal egyszerűbb, hiszen konkrét és azonos adatok alapján szűrhetjük az opciókat.

Hogyan függ össze az alapterület és a bérleti díj?

A cég működése szempontjából kifejezetten fontos az iroda alapterülete, ez ugyanakkor közvetlen hatással van a bérleti díjra is. A hirdetések ugyanis általában négyzetméterenkénti árat adnak meg, így a terület szorzóként funkcionál a tényleges bérleti díjjal kapcsolatban.

Miért jelenthet plusz költséget a hibás időzítés?

Az irodakeresés egy kifejezetten hosszú folyamat, a bérlés és költözés megszervezése pedig még nehezebb, ha aktív, élő szerződéssel rendelkezünk és szeretnénk új helyre költözni. Egy idő előtt felmondott bérleti szerződés, vagy egy túlságosan elhúzódó keresés és szerződéskötés pedig könnyen plusz költségeket eredményezhet, így érdemes összehangolni a folyamatokat.

Hogyan segít egy részletes ajánlat a tárgyalások során?

Az ajánlatban szereplő adatok mindig jó hivatkozási alapot jelentenek a tárgyalások során, hiszen ezek az információk közvetlenül a tulajdonostól vagy bérbeadótól származnak. Minél konkrétabb és részletesebb kérdésekkel készülünk tehát, annál több valós adat mentén alakíthatjuk a tárgyalásokat.