Miért fontosak a bérleti tárgyalások?

Az irodakeresés minden cég számára komoly kihívást jelent, hiszen már önmagában a megfelelő kiadó iroda felkutatása sem egyszerű feladat, köszönhetően a kifejezetten széles és sokszínű kínálatnak. A problémát ugyanakkor a legtöbb esetben az okozza, hogy a cégek felkészületlenül kezdenek bele a folyamatba. Ez a gyakorlatban annyit tesz, hogy nem határoznak meg bizonyos paramétereket, melyek az iroda kapcsán számukra fontosak és amik mentén a kínálat szűrése is sokkal egyszerűbb lenne. Ha pedig a potenciális ingatlanok kiválasztása meg is történik, a folyamat további feladatokat is tartogat.

Az irodabérlés végső fázisának egyik legfontosabb lépését pedig kétségtelenül a bérleti tárgyalások jelentik, hiszen a bérlő és bérbeadó ezek során tisztázhat minden felmerülő kérdést, körülményt és természetesen a szerződés tartalmának pontosítása is alku tárgyát képezheti. A felkészületlen cégek ugyanakkor ez esetben is akadályokba ütközhetnek sőt, akár kedvezőtlenebb pozícióban is találhatják magukat, mint gondolták, ráadásul a szerződés tartalmi elemeinek terén is csapdába kerülhetnek. A bérleti tárgyalásokra mindenképpen érdemes tehát a szervezeten belül is tudatosan, már jó előre felkészülni.

Miért nem a tárgyalóasztalnál kezdődik a sikeres egyeztetés?

Bár sokan úgy gondolják, hogy egy kiadó iroda bérletével kapcsolatban minden lényegi kérdés kizárólag a tárgyalóasztalnál dől el, valójában már az első, személyes találkozó előtt pont kerül sok részlet és döntés végére. Ez pedig szintén a megfelelő felkészüléshez kapcsolódik, hiszen ha egy cég nem tisztázza időben a saját igényeit, a költségkeretet, vagy a döntési mechanizmus működését, akkor a tárgyalásokra sokszor már sor sem kerülhet, mivel a kiszemelt irodákra könnyen más cég.

Ennek tükrében bátran mondhatjuk azt, hogy a lényegi kérdések sokszor már a konkrét tárgyalások előtt eldőlnek, ha azonban már eljutunk a szerződéskötési lépésig, akkor nagy valószínűséggel sikerrel járunk majd, feltéve hogy a különböző részletek és szerződéses paraméterek mentén képesek vagyunk rugalmasan, mégis határozottan kialkudni azokat a feltételeket, amelyek mindkét fél kölcsönös megelégedésére szolgálnak. Az irodapiac gyorsan reagál és nem kíméli a bizonytalan hozzáállást, így a kiadó irodák keresése során végig elengedhetetlen a határozott és tudatos fellépés.

Milyen adatokkal érdemes készülni?

A bérleti tárgyalások kapcsán a legjobb megoldás, ha konkrét adatokkal készülünk, amik segítségével számszerűsítve is megalapozhatjuk a saját elvárásainkat, illetve pontos információk mentén alakíthatjuk az alkupozíciónkat is. Enélkül nehéz eldönteni, hogy egy ajánlat valóban kedvező-e, illetve milyen kompromisszumok férnek bele akár a bérbeadó, akár a bérlő részéről. A tárgyalásokra történő felkészülés előtt számos olyan pontra érdemes kitérni, ami a választást és a szerződés feltételeit is érdemben befolyásolja. Ilyen lehet például:

• mekkora nettó és bruttó területre lesz szükség
• várhatóan hány munkavállaló használja az irodát az elkövetkező 3-5 évben
• milyen hibrid munkarenddel számol a vállalat
• hány parkolóhely szükséges
• milyen tárgyaló-, közösségi és speciális funkciójú helyiségek kellenek
• milyen műszaki elvárások vannak 

A tudatos készülék a költségek szintjén is elengedhetetlen, hiszen komoly hibát követ el az, aki kizárólag a kiadó iroda hirdetésében szereplő bérleti díjból indul ki. Az egyeztetései előtt ugyanis a teljes bérleti költség szintjén kell vizsgálni a lehetőséget, melybe az üzemeltetési költségek, a fit-out kiadások, a költözés, az új bútorok vagy akár az egyszeri kialakítási munkák is beletartoznak. Ezek kapcsán pedig mindenképpen érdemes tájékozódni, hogy a kalkulációk valóban stimmeljenek és ne üres számokkal, vagy pontatlan becslésekkel dolgozzunk.

Hogyan kezeljük a kompromisszumokat?

A kiadó irodákhoz kapcsolódó bérleti tárgyalások sajátja a kompromisszumkész hozzáállás, hiszen így jelentősen lerövidíthetjük az egyeztetési folyamatot. Ennek kapcsán is érdemes tehát készülni, és meghatározni azokat a pontokat, amelyek viszonylag rugalmasnak tekinthetők, illetve azokat is, amikből nem szeretnénk engedni. Ha valóban hatékonyak szeretnénk lenni, akár egy hármas csoportosítást is alkalmazhatunk, a különböző érveket és paramétereket ezekbe a halmazokba sorolva.

• Az első csoportba kerüljenek azok az elemek, amelyek nélkül az iroda egyszerűen nem működne megfelelően. Ilyen lehet például a lokáció, a minimális alapterület, a megfelelő internetkapcsolat vagy az akadálymentes megközelíthetőség.

• A második kategóriába tartozhatnak azok a szempontok, amelyek fontosak ugyan, de megfelelő kompenzáció mellett módosíthatók. Például néhány parkolóhely hiánya, egy kisebb közösségi tér vagy a belső kialakítás bizonyos részletei tartozhatnak ide

• A harmadik csoportba kerülhetnek azok az extra igények, amelyek kellemesebbé tennék az irodai létet, de érdemben nem befolyásolják a napi működést.

A szempontok besorolása természetesen nem egységes, így a cégek változó igényeitől függően módosulhatnak a kategóriák, de mindenképpen érdemes ilyen módon is felkészülni a tárgyalásokra, a saját dolgunkat is megkönnyítve.

Kinek kell részt venni a döntésben?

A kiadó irodák keresése és a bérleti tárgyalások előkészítése, illetve lebonyolítása sokak szerint a cégvezető vagy más döntéshozó kizárólagos feladata. Bár tény, hogy jogi értelemben az aláírásokért ők felelnek, a komplett folyamatot ugyanakkor nem érdemes néhány ember feladatának tekinteni. Már csak azért sem, mert egy hosszabb távú bérleti szerződés számos terület működését érinti, akiket így az ötletelésbe és döntéshozatalba is érdemes bevonni. Az egyes részlegek számára ráadásul más-más szempontok lesznek relevánsak, így a bevonásukkal átfogóbb képet kaphatunk az irodabérlés valódi kritériumairól.

A pénzügy számára a költségtervezés és a szerződés pénzügyi feltételei a legfontosabbak. A HR azt vizsgálja, mennyire támogatja az iroda a munkavállalói élményt, a toborzást és a megtartást. Az IT a műszaki infrastruktúrát értékeli, míg az üzemeltetés vagy facility management a napi működtethetőséget helyezi előtérbe. Ha ezek a szereplők csak a folyamat végén kapcsolódnak be, könnyen előfordulhat, hogy egy korábban már elfogadott ajánlatot kell újranyitni egy olyan szempont miatt, amelyet korábban senki nem vizsgált. Ezért érdemes már a keresés elején kijelölni azokat a döntéshozókat és szakmai véleményezőket, akiknek jóváhagyása valóban szükséges a megfelelő eredményhez.

Hogyan határozzuk meg a döntési jogköröket?

Sok bérleti folyamat nem is a bérbeadó, hanem a leendő bérlő miatt húzódik el, ennek elsődleges oka pedig sokszor az, hogy a döntéshozói jogkörök nem kerülnek már előzetesen kiosztásra, így nem ritkán hosszú heteket kell várni egy egyszerű lépés jóváhagyására is. Hasonlóan a döntéshozatalban résztvevő területek meghatározásához, a kiadó iroda bérlése kapcsán is érdemes meghatározni azt, hogy az egyes témákért és feladatkörökért ki felel, illetve azokkal kapcsolatban ki dönt.

A döntéshozatal során az integráció is hasznos lehet, ám ha valóban optimális eredményre szeretnénk jutni, érdemes kicsit szétdarabolni az egyes területeket. Pénzügyi módosítások, műszaki kompromisszumok, tulajdonosi tárgyalások, illetve a vezető jóváhagyását igénylő döntések is más-más szakértelmet igényelnek, így a döntéshozatalt is jó megoldás lehet azokra bízni, akik valóban értik a dolgukat az adott témával kapcsolatban. Az előre tisztázott felelősségi körök pedig jelentősen képesek csökkenteni a már említett jóváhagyási folyamatok időtartamát.

Hogyan kerülhető el a belső bizonytalanság?

Az egyik leggyakoribb probléma, hogy az igények a tárgyalás során folyamatosan változhatnak . Ez tulajdonképpen bármelyik paramétert érintheti és elsősorban akkor fordul elő, ha a cég megfelelő felkészültség és határozott kritériumok nélkül ül le a tárgyalóasztalhoz. Ez a jelenség pedig nemcsak a bérbeadó számára jelent bizonytalanságot, hanem a szervezet ezzel kapcsolatos, belső működését is lassítja. Minden új irány új számításokat, új ajánlatokat és új jóváhagyásokat igényel. Éppen ezért célszerű még a keresési szakaszban kialakítani egy belső projekttervet, amely rögzíti az elvárásokat, a döntési határidőket és az elfogadási folyamatokat. Ha minden résztvevő ugyanazokkal az információkkal dolgozik, a tárgyalások kiszámíthatóbbá és gyorsabbá válnak.

Összefoglalás

Egy sikeres irodabérleti tárgyalás nem elsősorban a tárgyalóteremben dől el, hanem a felkészülés során. A pontos üzleti adatok, az előre meghatározott prioritások, az egyértelmű döntési jogkörök és az összehasonlítható ajánlatok mind hozzájárulnak ahhoz, hogy a vállalat gyorsabban, kisebb kockázattal és kedvezőbb feltételek mellett találja meg új irodáját. A megfelelő előkészítés nemcsak időt takarít meg, hanem jelentős üzleti előnyt is jelenthet a teljes bérleti folyamat során.

GYIK

Miért fontos a belső felkészülés a bérleti tárgyalás előtt?

Mert a legtöbb késedelmet nem a bérbeadó, hanem a bérlő oldalán jelentkező bizonytalanságok okozzák. Az előzetesen tisztázott igények gyorsabb és hatékonyabb döntéshozatalt tesznek lehetővé.

Milyen adatokat érdemes előre összegyűjteni?

A szükséges alapterületet, a létszám terveket, a költségkeretet, a műszaki elvárásokat, a parkolási igényeket, valamint a teljes bérleti költséget befolyásoló tényezőket.

Miért hasznos a prioritások meghatározása?

Segít eldönteni, mely feltételek nélkülözhetetlenek, amelyekben lehet kompromisszumot kötni, és mely szempontok csak másodlagosak.

Kiket érdemes bevonni a döntési folyamatba?

Jellemzően a vezetőség, a pénzügy, a HR, az IT és az üzemeltetés képviselőit, hiszen mindegyik terület más-más szempontból értékeli az új irodát.

Hogyan gyorsítható fel a bérleti tárgyalás?

Egységes döntési folyamat kialakításával, világos felelősségi körökkel, összehasonlítható ajánlatok készítésével és azzal, hogy minden érintett már a folyamat elején részt vesz az előkészítésben.