Miért fontos a tervezettség?

Bár a spontaneitás az élet számos területén jól működő és sokak által kedvelt dolog, a céges világban inkább épp ellenkező tendenciákat tapasztalhatunk. A tervezettség, tudatosság, és az előrelátó gondolkodás ugyanis szinte minden vállalkozás számára olyan kritériumok, melyek nélkül a mindennapi működés is nehezebb lenne. Ez a fajta tervezettség pedig nem csak az üzleti folyamatokban, hanem az olyan gyakorlati teendőkben is megjelenik, mint amilyen például egy iroda költöztetése, vagy egy nagy iroda bérlése 100+ fős cég esetében.

Minél nagyobb cég, annál összetettebb folyamat, és bár a bérlés és költözés alapjai nem különböznek egy néhány és egy több száz főt számláló cég esetében sem, a nagyobb volumen még komolyan felkészültséget igényel, legyen szó akár az előkészületekről, a konkrét logisztikáról, az új iroda elfoglalásáról és kialakításáról stb. Ha ad hoc módon, konkrét projektterv nélkül kezdünk bele egy ilyen feladatba, akkor egy rendkívüli módon elhúzódó, jelentős anyagi és működési kockázattal járó folyamatban találhatjuk magunkat.

Miért érdemes projektként kezelni a költözést?

A nagy iroda bérlés egy meglehetősen összetett folyamat, a költözés pedig ennek csupán a legutolsó lépése, ami azonban önmagában is komoly szervezettséget és pontos tervezést igényel. Még ha ezúttal el is tekintünk az irodakeresés különböző nehézségeiről, ebben a záró lépésben is rengeteg kockázatot találunk, melyek többsége ugyanakkor csak abban az esetben veszélyezteti a céget, ha a már említett projektalapú gondolkodás és rendszerszintű gondolkodás hiányzik a folyamatból. Sok cég mégis hajlamos úgy tekinteni az iroda költöztetésére, mint pl. egy beszerzésre vagy valamilyen üzemeltetési feladatra.

Egy 100 fő feletti cég esetében azonban ez már komplex változáskezelési projekt, amelynek hatása hónapokkal a beköltözés után is érezhető. Az új iroda kiválasztása befolyásolja a munkavállalói élményt, a munkaszervezést, az ügyfélfogadást, a működési költségeket és akár a vállalat munkaerőpiaci versenyképességét is. Emiatt nem elegendő kizárólag az ingatlan kiválasztására koncentrálni, hanem már a projekt elején célszerű meghatározni a célokat, a döntési kritériumokat, a felelősségi köröket és azokat a mérföldköveket, amelyek alapján nyomon követhető az előrehaladás. A jól strukturált projektterv azt is biztosítja, hogy a különböző szervezeti egységek ne egymástól függetlenül dolgozzanak, hanem összehangolt módon készüljenek fel a költözésre.

Hogyan érdemes felosztani a projektet?

Az irodakeresésre és költözésre tekinthetünk egyetlen, hosszú folyamatként is, ez azonban gyakorlati szempontból kevésbé hatékony. Érdemesebb tehát több, jól elkülöníthető szakaszra bontani a projektet és különböző mérföldkövek kijelölésével, illetve azok elérésével garantálni azt, hogy végig egy gördülékeny, jól működő folyamat részesei leszünk. Az első lépés mindenképpen az üzleti igények meghatározása, ami során felmérjük, hogy mekkora irodára van szükség, milyen kapacitáson fog az működni, milyen munkavállalói igények merülnek fel, vannak-e speciális igények stb. Ezek mentén aztán elindulhat a keresés, ami egy 100+ fős cég esetén a nagy iroda bérlés lépésével folytatódik.

A keresés során érdemes ragaszkodni a saját elképzelésekhez, de reálisan látni a cég lehetőségeit is, illetve az sem árt, ha bizonyos fokú kompromisszumra is készek vagyunk. Ha megvan az ideális jelölt, kezdődhet a jogi procedúra, vagyis a bérleti szerződés előkészítése, az ehhez kapcsolódó tárgyalások, végezetül pedig a megállapodás aláírása. Ezután az iroda konkrét előkészítése kezdődik meg a költözéshez, szükség esetén fit-out, bútorozás, műszaki infrastruktúra kiépítése stb. Maga a fizikai költözés pedig valóban a legutolsó lépés, amit már nem is mérföldkőként, hanem külön projektként érdemes kezelni.

Kiket érdemes bevonni a folyamatban?

Egy olyan volumenű projekt, mint egy nagy iroda bérlése és egy 100+ fős cég költöztetése rengeteg emberi erőforrást is igényel már a legelső, előkészítő lépésektől kezdve. Egy ilyen folyamat tehát ritkán lehet sikeres akkor, ha kizárólag a vezetőség vagy az üzemeltetési csapat kerül közvetlenül bevonásra. A munkavállalók igényeinek felmérése eleve az irodakeresés egyik fontos kritériuma, de ha az egyes részlegek szaktudását is bevonjuk a folyamatba, akkor ők is sokkal inkább hasznosnak érezhetik magukat a bérlés és költözés folyamán egyaránt. Ráadásul minél korábban jelennek meg az érintett szakterületek, annál kisebb az esélye annak, hogy később alapvető igények maradnak figyelmen kívül.

A pénzügyi terület felelős a költségtervezésért és a beruházások ütemezéséért. A HR fontos szerepet játszik a munkavállalói igények felmérésében, valamint a belső kommunikáció megszervezésében. Az IT csapatnak már az első hónapokban részt kell vennie a hálózati infrastruktúra, a szerverkapcsolatok, a biztonsági rendszerek és az audiovizuális megoldások tervezésében. Az üzemeltetés, a beszerzés, a jogi terület és szükség esetén a marketing vagy a vállalati kommunikáció szintén olyan szereplők, akiknek saját feladataik vannak a projekt során. Egy kijelölt projektvezető vagy projektmenedzsment-csapat biztosíthatja, hogy ezek a munkafolyamatok ne párhuzamosan, hanem egymásra épülve haladjanak.

Milyen átfutási idővel érdemes számolni?

Egy nagy iroda bérlése és a költözés kifejezetten nagy projekt, így ha a teljes folyamatot vesszük alapul, pontosan nehéz is megbecsülni azt, hogy a tervezés első fázisától az új ingatlan elfoglalásáig pontosan mennyi idő telik majd el. Ami biztos, hogy a kellő tudatosság és a megfelelő projektterv jelentősen lerövidítheti az ehhez szükséges időt, amiből minden cég profitálhat. Bár a tapasztalatok szerint a 9-18 hónapos átfutás sem ritka, a jól strukturált előkészületekkel sokkal inkább előbbi felé tendálhatunk az átfutási idő tekintetében. 

Fontos, hogy a folyamat minden egyes lépésével tisztában legyünk és ezekkel külön-külön is tudjunk tervezni, így lényegében már előre felépítve és modellezve a költözéshez kapcsolódó projekt lépéseit. Ennek oka, hogy nem csupán megfelelő irodát kell találni, hanem a bérleti tárgyalásokat, a belső jóváhagyásokat, a kivitelezést és a költözés megszervezését is össze kell hangolni. Különösen Budapesten érdemes időben elindítani a folyamatot, hiszen a nagy, egybefüggő irodaterületek kínálata korlátozottabb lehet, mint a kisebb irodáké. A tervezés során pedig mindenképpen érdemes tartalék idővel is számolni, hiszen egy néhány hetes csúszás eleve benne van a pakliban, így nem érdemes kicentizni.

Hol csúszik el a legtöbb projekt?

Ahhoz, hogy mi magunk már könnyebben elkerüljük a tipikus hibákat, nem árt ismerni is azokat, hiszen a nagy iroda bérlési projektek többséges általában ugyanazokon a kritikus pontokon csúszik meg. A problémák pedig csak a legritkább esetben kezdődnek a költözés napján, a legtöbb fennakadást ugyanis a kezdeti szakaszban meghozott hiányos döntések okozzák. Gyakori hiba például, hogy a vállalat túl későn véglegesíti a létszámterveket, ezért menet közben kell módosítani az iroda kialakítását. Hasonló problémát jelenthet, ha az informatikai vagy biztonsági rendszerek tervezése csak a kivitelezés végén kerül napirendre. A lassú belső döntéshozatal szintén sok késedelmet okoz, hiszen ha a legkisebb kérdés jóváhagyása is több vezetőn kell, hogy átmenjen, akár értékes heteket is bukhatunk a projekt egészét tekintve. Nem szabad megfeledkezni a munkavállalói kommunikációról sem. Ha a kollégák csak az utolsó pillanatban értesülnek a változásokról, nőhet a bizonytalanság, és a költözés elfogadottsága is romolhat.

Hogyan tartsuk kézben hatékonyan a projektet?

Egy nagy iroda bérlése és a költözés kapcsán akár több száz különálló feladat is keletkezhet, amik hatékony kezelése egy másik külön kihívást jelent, különösen akkor, ha valóban hatékonyan szeretnénk megoldani azokat. Ennek kapcsán nem muszáj centralizáltan gondolkozni és egyetlen szűkebb, belső körre bízni a menedzselést, hanem ahogy korábban is, mindenképpen érdemes bevonni a munkavállalókat is a projektbe, jól szegmentált és nyomon követhető módon. 

Ennek keretében minden feladathoz kijelölhetünk egy egyértelmű felelőst, illetve határidőt is megszabhatunk. Ezeknek köszönhetően pontosan látható lesz, hogy mely munkafolyamatok nem kezdhetők el egy másik feladat lezárása előtt, illetve mely késések veszélyeztetik a teljes projektet. A rendszeres projektmegbeszélések szintén kulcsszerepet játszanak. Nemcsak a feladat aktuális állapotát érdemes ellenőrizni, hanem a várható kockázatokat is. Egy időben azonosított probléma általában jóval alacsonyabb költséggel kezelhető, mint egy már bekövetkezett fennakadás.

Összefoglalás

Egy 100 főnél nagyobb vállalat irodájának költöztetése nem egyszerű ingatlanügylet, hanem összetett vállalati projekt. A siker kulcsa a korai tervezés, a világos felelősségi körök, a reális ütemezés és az érintett szervezeti egységek folyamatos együttműködése. Minél strukturáltabb a projektterv, annál kisebb az esélye a költséges késéseknek, és annál gördülékenyebben valósítható meg a költözés anélkül, hogy az veszélyeztetné a napi üzletmenetet.

GYIK

Mennyi idővel korábban érdemes elkezdeni egy 100+ fős irodaköltözés tervezését?

Általában legalább 9–18 hónappal a tervezett költözés előtt célszerű elindítani a projektet, hogy elegendő idő jusson az ingatlankeresésre, a tárgyalásokra és a kivitelezésre.

Ki legyen a költözési projekt felelőse?

Érdemes kijelölni egy projektvezetőt vagy projektcsapatot, amely koordinálja a HR, a pénzügy, az IT, az üzemeltetés, a beszerzés és a vezetőség munkáját.

Mi okozza a legtöbb csúszást az ilyen projektekben?

Leggyakrabban a késői döntések, a hiányos igényfelmérés, az informatikai előkészítés alábecsülése és a lassú belső jóváhagyási folyamatok.

Miért fontos a munkavállalók bevonása?

A megfelelő kommunikáció csökkenti a bizonytalanságot, segíti az új iroda elfogadását, és értékes visszajelzéseket adhat már a tervezési szakaszban is.

Mikor tekinthető lezártnak egy iroda költözési projekt?

Nem a beköltözés napján, hanem akkor, amikor az új iroda stabilan működik, a felmerült hibákat kijavították, és a projekt tapasztalatait is dokumentálták.