Budapest iroda bérlés: milyen időtávra érdemes szerződni, ha nő a cég?

Az irodakeresés kérdései

Az irodakeresés egy kifejezetten összetett feladat, ami a megfelelő előkészületek és a legfontosabb fókuszpontok meghatározása nélkül akár feleslegesen elhúzódhat, ezzel rengeteg időt és erőforrást felemésztve, ráadásul ilyen esetekben a megfelelő végeredmény sem garantált. Gyakori probléma, hogy mindenek előtt időt vagy éppen pénzt szeretnének spórolni, így olyan üzletekbe is beleugranak, ami nem vezet megnyugtató eredményre az ingatlan tekintetében.

Ettől eggyel kellemesebb probléma, ha a cég növekedése miatt van szükség egy új helyre, ám természetesen ez sem feltétlenül megy egyik pillanatról a másikra. Az alapterület kérdésén felül ugyanis az időtáv is is fontos szempont. Az iroda bérlés Budapesten is jellemzően hosszabb távra szól, ami standard értelmezésben minimum 5 évet jelent. A bérleti időtáv ugyanakkor nem csak egy dátum a szerződés végén, hanem stratégiai eszköz is, aminek segítségével úgy kötelezdőhetünk el, hogy közben megőrizzük rugalmasságunkat is.

A piaci realitás – miért az 5+ év az új norma?

Az iroda bérlés Budapesten több szempontból is nehéz folyamat, amit részben az óriási kínálat is indukál. Ez alapvetően egy pozitív vonása a piacnak, de a túl sok lehetőség túlságosan szerteágazó folyamatokat és a valódi elképzelések háttérbe szorulását eredményezheti. Az időtávlat pedig ebben is fontos szerepet kap, hiszen sok cégvezető hajlamos úgy állni a kérdéshez, hogy legfeljebb 1-2 évre aláír egy helyre, aztán a tapasztalatok tükrében majd eldönti, hogy maradnak, vagy mennek tovább. A valóság azonban mást mutat, különösen az értékesebb, modern irodaházak és a bennük található irodák tekintetében. A jellemzően alkalmazott standard ugyanis napjaink már a 60 hónapos, vagyis minimum 5 éves szerződés. 

Ez természetesen nem véletlen, hiszen nem csak a bérlői, hanem bérbeadói oldalt is érdemes figyelembe venni a folyamat során, mivel ez is hatással van a kialkudható feltételekre. Az éves bérletnek pedig tisztán gazdasági okai vannak. Ilyenek például a fit-out költségek, hiszen a bérbeadó sokszor jelentős összeget költ arra, hogy az irodát a bérlő cég igényeire szabja, ami 1-2 év alatt semmiképp sem térül meg, ezért van szükség hosszabb bérleti időre. Ezzel persze a bérlő sem jár rosszul, hiszen egy hosszabb távú szerződés esetén nagyobb esély van arra, hogy jobb kondíciókat kapnak. Az iroda bérlés Budapesten sokszor persze akár 3 éves szerződéssel is megoldható, de ez esetben a fit-out lehetőségek és a bérleti díj terén is kisebb a mozgástér.

Hogyan kezelhető a növekedési kockázat?

Talán furcsának tűnik, hogy egy cég növekedését kockázatként kezeljük, de az iroda bérlés budapesti lehetőségeinek feltérképezésekor ezzel is számolni kell. A képlet ugyanis egyszerű: nagyobb cég = nagyobb iroda. Egy vállalkozás evolúciója ugyanis minden esetben ugyanabba az irányba mutat: több alkalmazott, nagyobb volumenű projektek, szélesebb partnerkör és természetesen stabilabb anyagi körülmények. Ezek pedig nem csak lehetővé teszik, de igénylik is a nagyobb irodába költözést, hogy mindezt a fejlődést az infrastruktúra is képes legyen kiszolgálni.

Minden cég számára ez a növekedés a cél, ám ezzel nehéz előre kalkulálni. Még ha bízunk is benne, mértékét nem láthatjuk előre pontosan. Sokan emiatt félnek az 5 éves bérleti konstrukcióktól, hiszen úgy érzik ilyen téren korlátozza a mozgásterüket. Ezért is érdemes bizonyos biztonsági “szelepeket” elhelyezni a szerződésben, ami lehetőséget ad arra, hogy szükség esetén gördülékenyen mehessen végbe az átállás úgy, hogy egyik fél érdekei sem sérülnek.

Bővülési opciók

Talán ez a legfontosabb védelmi lépés a várható növekedés kezelésére, aminek alapvetően két típusa van. Ezek közül az egyik az előbérleti jog, ami a gyakorlatban azt jelenti, hogy például ha egy szomszédos, nagyobb iroda megüresedik, a bérbeadó köteles először nekünk felajánlani még azelőtt, hogy piacra dobná. Ez tehát lényegében az elővásárlási jog bérleti konstrukciókra szabott verziója. A másik lehetőség az opciós jog, aminek során előre leköthetünk egy irodát – például a szerződés második évétől – amit a bérbeadó másnak csak rövidebb távra ad ki, vagy fenntart nekünk. Mivel az iroda bérlés Budapesten sokszor nem egyszerű feladat, egy ilyen biztosíték nagyon hasznos lehet.

Kilépési pontok

5 éves szerződések esetén gyakran alkalmazott megoldás, hogy a bérlő és a bérbeadó egy adott időtávon belül meghatároz egy kilépési pontot, ahol lehetőség van a fennálló szerződés felmondására, mindezt bármilyen büntetés nélkül. Tehát ha például 3 év után új helyiségre van szükség, a biztosíték értelmében megoldható a váltás. Ha tehát a cég akkorát nő, hogy kinövi az épületet, vagy épp ellenkezőleg, csökkentenie kell a területet, ez a pont ad plusz mozgástere.

A rugalmasság ára

Talán a fentiekből is jól látszik, hogy az iroda bérlés Budapesten technikai szempontból sem feltétlenül egyszerű, különösen ha a cég jövőbeli várható szükségleteivel is számolunk. A különböző biztosítékok persze javítanak a helyzeten, de azt mindenképpen látni kell, hogy a rugalmasságnak jellemzően ára van. Ha ragaszkodunk a rövidebb távú, 3 éves bérlethez vagy az említett kilépési opcióhoz, a bérbeadó vagy magasabb bérleti díjjal vagy csökkentett fit-out költségekkel “honorálhatja” azt. Az 5 éves elköteleződés a növekedés tekintetében talán nagyobb kockázat, de cserébe magasabb színvonalú szolgáltatások, személyre szabottabb opciók és kedvezőbb árak segíthetik a céget.