Irodahelyiség bérlés: mikor fontos a saját bejárat, külön recepció vagy elkülönített ügyfélzóna?

Hogy lehet az ügyfélélmény az üzlet része?

Egy cég sikere számos alappilléren nyugodhat, szektoronként pedig kifejezetten eltérő tendenciákat látunk erre vonatkozóan is. Egy sokszor felbukkanó közös pont ugyanakkor a partnerek elégedettsége és a jól működő kapcsolatok ápolása, ami szinte mindenütt fontos, különösen a nagyobb ügyfélforgalmat bonyolító cégeknél. Ennek van egy szigorúan üzleti vonulata is, ugyanakkor a feléjük mutatott bánásmód és a számukra biztosított körülmények önmagában is hozzájárulhat a sikeres üzleti kapcsolatokhoz, a két terület tehát valójában szorosan összefügg. Ily módon pedig az ügyfélélmény is lehet stratégiai kérdés.

Erre a szempontra pedig az irodahelyiség bérlés során is érdemes figyelmet fordítani. Ha a személyes partnerkapcsolatok fontosak a cég számára, akkor nem csak a dolgozók számára ideális környezetet kell megfelelően kialakítani, de azokat a tereket is, ahol a vendégfogadás és a konkrét tárgyalások zajlanak. Egy cég hozzáállásáról ugyanis már ez is rengeteget elárul, az első benyomás fontosságát pedig talán nem is kell külön hangsúlyozni. Lássuk tehát mit tehetünk a térrendezés tekintetében a jól működő ügyfélélményért.

Miért lehet előny a saját bejárat?

Az irodaházak egyik sajátossága, hogy a benne található irodák általában nem közvetlenül az utcáról nyíló bejárattal rendelkeznek, hanem az ügyfeleknek egy fogadótéren, esetleg egy beléptetőkapun keresztül vezet tovább az útja az épületben. Ez sokszor remekül működik sőt, az irodahelyiség bérlés során sok cég kifejezetten az ilyen helyszíneket preferálja, vannak azonban olyan helyzetek, amikor a saját bejárat jelentős hozzáadott értéket képvisel.

Tipikus példa erre a nagyobb ügyfélforgalom, hiszen ilyen esetben az irodaházakban való navigáció nem mindig egyszerű, egy saját bejárattal rendelkező iroda ugyanakkor megkönnyíti a partnerek dolgát is, egyben közvetlenebb ügyfélélményt nyújt. Ráadásul a brand és a cég identitása tekintetében is hasznos lehet, ha a látogatók rögtön ezzel találkoznak és nem egy nagyobb épületen belül próbálják megtalálni az irodát. Nagyobb bérlők gyakran külön bejáratot vagy saját lobby-területet is igényelnek a bérleti tárgyalások során, mivel ez növeli a vállalat láthatóságát és önállóságát az épületen belül.

Mikor indokolt a saját recepció?

A modern irodaházak által nyújtott szolgáltatások közül a recepció vagy portaszolgálat rendelkezésre állása kétségtelenül az egyik legkeresettebb előny, ami az irodahelyiség bérlés során is döntő szempont lehet. És valóban, nem minden cégnek van szüksége saját recepciós pultra vagy fogadó személyzetre, bőven elegendő, ha ezt az üzemeltetés által megbízott szakemberekre hagyja. Természetesen vannak azonban olyan helyzetek, amikor egy saját, külön bejáratű fogadótér vagy recepció kialakítása is indokolt. Ha például valaki napi szinten jelentős számú látogatót fogad, rendszeres találkozókat szervez vagy éppen fontos számára a professzionális első benyomás a cég szűkebb környezetén belül is, akkor egy erre dedikált recepció sokat javíthat az általános ügyfélélményen.

Miért fontosak a szeparált terek?

A találkozók, meetingek során elhangzó információk az esetek többségében csak azokra tartoznak, akik az eseményen részt vesznek, így mindenképpen fontos, hogy rendelkezésre álljanak azok a privát, ugyanakkor jól működő terek, melyek ezt a diszkréciót biztosítani tudják. Egy nyitott irodatérben hiába alakítunk ki közösségi tereket, ez a fajt szeparáltság nem oldható meg, ez pedig a tárgyalások során a partnereket is kellemetlenül érintheti. Sőt, az elkülönített tárgyalók mellett akár a külön a partnerek számára kialakított, leválasztott fogadótér és váróterem is hasznos lehet, hiszen így a látogatók mozgása is kontrollált, a biztonságos környezet létrejön, és az irodában dolgozók napi rutinja sem kerül megzavarásra. Ha tehát ilyen módon működik a cég, az irodahelyiség bérlés során erre is érdemes figyelmet fordítani, akár meglévő, akár átalakításokat igénylő megoldásokkal.