Iroda bérleti díj: mikor és hogyan kezdeményezz újratárgyalást a szerződés futamideje alatt?

Miért érdemes a futamidő alatt újratárgyalni?

Az irodabérlés kapcsán általános vélekedés, hogy a bérlő és bérbeadó között kizárólag a szerződés aláírása előtt, illetve a bérleti futamidő lejárata után van lehetőség tárgyalásokra. Ez valóban két olyan kritikus pont, amikor érdemes mérlegelni és egyeztetni a paramétereket, ugyanakkor az előre megállapított bérleti intervallum közben is adódhat olyan helyzet, ami miatt érdemes lehetőséget keresni az egyeztetésre. Erre pedig a tapasztalatok szerint a bérbeadók is nyitottak, különösen akkor, ha az eredmény egy mindkét fél számára elfogadható vagy akár előnyös módosítás.

A bérbeadók számára sem mindegy ugyanis, hogy ki használja az adott ingatlant. Esetükben a cél egy megbízható, stabil bérlő megtalálása, akik akár mi is lehetünk, ez pedig erősíti a tárgyalási pozíciónkat, illetve a tulajdonosok nyitottságát egyaránt. Ha tehát olyan helyzet adódik, hogy a futamidő alatt van szükség valamilyen részletmódosításra – iroda bérleti díj, használati kondíciók, másik irodára váltás stb. –  akkor mindenképpen érdemes felmérni az erre vonatkozó lehetőségeket, hiszen jellemzően sokkal nagyobb esély van a sikerre, mint azt a bérlők előzetesen gondolják.

Mikor lehet indokolt az újratárgyalás?

A cégek általában nem csak az aktuális pillanatban, hanem akár több éves távlatban gondolkoznak, hiszen a működésre vonatkozó tervek nélkül a fejlődés sem lehetséges. Ez a tervezés persze sokkal egyszerűbb a rutinosabb, régebb óta a piacon lévő cégeknek, míg a startupok és frissen induló vállalkozások bizonytalanabbak lehetnek, hogy milyen irányvonalakat érdemes kijelölni. Ez pedig az iroda bérlés során is megjelenő attitűd, hiszen a tapasztaltabb cégek sokkal magabiztosabban írnak alá hosszútávú szerződéseket is, mint újabb társaik.

Nem érdemes azonban túlmisztifikálni ezt a kérdést még akkor sem, ha a piacon jellemző iroda bérleti szerződések minimum 3-5 évre szólnak. Ennyi idő alatt pedig rengeteg minden történhet egy cég életében, ami miatt a futamidő alatt is érdemes lehet újratárgyalni a feltételeket, ezzel is optimalizálva a megállapodást. Az iroda bérleti díj ennek kapcsán gyakran felbukkanó téma, de talán még többször merül fel a vállalat méretét vagy működését érintő változások miatti igényváltozás. Előfordulhat, hogy a cég jelentősen növekedett, és további területre van szüksége, de az is, hogy a hibrid munkavégzés elterjedésével a korábban bérelt iroda egy része kihasználatlanná vált.

Hasonló helyzetet teremthet egy szervezeti átalakulás, egy összeolvadás vagy új telephelyek megnyitása is. Ilyenkor a vállalat működési igényei már nem feltétlenül egyeznek meg azokkal a feltételekkel, amelyek alapján évekkel korábban megszületett a bérleti megállapodás. Piaci változások szintén indokolhatják az egyeztetést. Az irodapiacon időről időre módosulnak a kihasználtsági mutatók, a kereslet és a kínálat aránya, illetve a bérlők alkupozíciója. Ha a környéken vagy az adott piaci szegmensben jelentősen megváltoztak a feltételek, érdemes felmérni, hogy ez milyen hatással lehet a meglévő szerződésre.

Hogyan készüljünk a tárgyalásra?

Sok bérlő teljesen indokolatlan mértékben tart a szerződések újratárgyalásának kérdésétől, holott a megfelelő körülmények biztosítása mindkét fél jól megfontolt érdeke, különösen akkor, ha egy egyébként jól működő bérleti viszonyról beszélünk. Az olyan paraméterek azonban, mint az iroda bérleti díj, a bővítési vagy átalakítási lehetőségek, esetleg a megállapodás más, apróbb részletei mind olyan pontot jelentenek, melyek segíthetik ennek további optimalizálását. Ezáltal pedig a felek közös érdeke, hogy egy működő egyezkedés kezdődjön.

A sikeres újratárgyalás egyik legfontosabb feltétele – a jó viszony mellett – pedig kétségtelenül a megfelelő előkészítés. Ehhez érdemes pontosan meghatározni azt, hogy a bérlő milyen problémára keres megoldást és ezzel kapcsolatban mit szeretne elérni. Ehhez hasznos lehet, ha a környéken tapasztalható aktuális iroda bérleti díjakról, feltételekről vagy akár az elérhető alternatívákról is információt gyűjtünk, hiszen így az érvelésünk adatalapúvá válik. A bérbeadó felé érdemes üzleti szempontokra építeni az érvelést. A puszta költségcsökkentési igény önmagában ritkán elegendő indok. Sokkal meggyőzőbb lehet annak bemutatása, hogy a javasolt módosítás miként támogatja a hosszú távú együttműködést és a stabil bérlői jelenlétet.

Mikor érdemes kezdeményezni az egyeztetést?

Ahogy az irodakeresés során is fontos a felkészültség és érdemes mielőbb elkezdeni a folyamatot annak érdekében, hogy belátható időn belül eredményre jussunk, az újratárgyalások terén sem javasolt túl sokat várni, ha valamilyen konkrét igényünk van a szerződés módosítására, de még nem szembesültünk égető problémákkal. A legjobb eredmények gyakran akkor érhetők el, amikor még van elegendő idő a lehetőségek mérlegelésére. Egy előrelátóan kezdeményezett egyeztetés lehetőséget ad arra, hogy a bérbeadó és a bérlő közösen találjon olyan megoldást, amely mindkét fél érdekeit figyelembe veszi.

A szerződés feltételeinek újratárgyalása – szóljon az az iroda bérleti díjról, fejlesztésekről vagy másról – nem feltétlenül jelent konfliktust és nem mutatja automatikusan azt, hogy a bérlők elégedetlenek a jelenlegi helyzettel. Sok esetben inkább azt jelzi, hogy a vállalat tudatosan kezeli a működését, és hosszútávon is fenntartható megoldást keres. Ha a megkeresés megfelelő előkészítéssel, reális elvárásokkal és üzleti érvekkel történik, a futamidő közbeni egyeztetés mind a bérlő, mind a bérbeadó számára értékteremtő lehet.