Iroda bérlés Budapest: mekkora terület kell valójában 50-200 fős cégnek?

Miért fontos a tér?

A kérdés nem csak az irodák, hanem az életünk szempontjából is teljesen adekvát. Személyes térre ugyanis mindenkinek szüksége van. Bár nem egyformán állunk ehhez a témához, ki jobban, ki kevésbé értékeli a távolságot, abban talán mindannyian egyetértünk, hogy a komfort és az, hogy senki ne tolakodjon be túlzottan az auránkba, nagyon is fontos szempont. Gondoljunk csak bele ugyanebbe a munkahellyel kapcsolatban. Bizonyára senki nem szeretné, hogy a túl szűk hely miatt ne férjenek el normálisan a holmijai, esetleg nehezen tudjon közlekedni az irodában, vagy akár a szomszéd asztalról átlógjon pár eszköz vagy épp egy munkatárs könyöke.

Ez utóbbi példák persze némiképp túlzók és természetesen nem csak a túl kicsi, hanem a túl nagy irodák is problémát jelenthetnek. Túl nagy távolságok, ineffektív helykihasználás, nehézkes kommunikáció és feleslegesen nagy költségek jellemezhetnek egy túlméretezett helyiséget. Az irodát mindig érdemes a cég méretéhez igazítani, vagyis a munkavállalók számát alapul venni a választásnál. Egy 50-200 fős cég számára például az iroda bérlés Budapesten nem lehet túl bonyolult, de itt is érdemes figyelni.

Mekkora az ideális iroda?

Erre a kérdésre már valamivel nehezebb válaszolni mint az előzőre, hiszen nem mindegy, hogy egy nyitott terű, open office irodáról beszélünk, vagy egy szeparáltabb, több külön helyiséget magában foglaló ingatlanról. Előbbi esetén ugyanis jellemzően 15-30% közötti plusz térre is szükség lehet a helyiségek közötti közlekedők, folyosók szükségessége miatt. Az iroda bérlés Budapesten mindkét opcióval megoldható, de a számításokat is ez alapján kell elvégezni. 

A munkaállomásokra és egy dolgozóra jutó térrel azonban mindkét esetben ugyanúgy számolhatunk. Egy munkaállomás minimális alapterülete nagyjából 3 m2 , egy dolgozónak pedig összesen nagyjából 6 m2 helyre van szüksége a komfortos munkához. Ehhez hozzáadódnak még a tárgyalók, a vezetői szobák, az étkező és közösségi terek, adott esetben a mellékhelyiségek is. Ezen mérete egyedi igények, vagy a bérelni kívánt iroda adottságai mentén dől el és természetesen akár több szinten is megoldható a szegmentálás, így a szükséges terület is szintenként osztódik el. 

Pontos értéket nehéz tehát megállapítani és az sem mindegy pontosan milyen igények és elképzelések mentén kerül kialakításra az iroda. A szakértők ugyanakkor a szükséges adatok mentén nagyjából +/- 20% tűréshatással meg tudják határozni a szükséges teret.

Milyen helyiségekkel érdemes számolni?

Az iroda bérlés Budapest városában látszólag egyszerű folyamat, hiszen hatalmas kínálati oldallal találkozhatnak a cégek. A pontos igények tisztázása ugyanakkor nagyon fontos ahhoz, hogy a kínálatot megfelelően tudjuk szűrni és csak a releváns találatokkal kelljen érdemben foglalkozni, amivel időt és energiát is spórolhatunk. Az alapterülettel kapcsolatos kérdésekben érdemes lehet tisztázni az alapokat, vagyis hogy milyen típusú irodában gondolkozunk és milyen helyiségekre lesz szükség, majd ezek helyigényét a munkavállalók számának megfelelően arányosítani.

A legfontosabbak mindenképpen a munkaállomások és a hozzájuk tartozó személyes tér, hiszen a mindennapi munka itt történik, így a komfort is nélkülözhetetlen. A közösségi tereket sem érdemes kihagyni a képletből, ami open office irodáknál akár maga a munkatér is lehet, ám szeparáltabb terek esetén külön helyiséget igényel. A tárgyalók szempontjából érdemes lehet a tapasztalatokra hagyatkozni és annyi fővel számolni, ahány jellemzően részt vesz a meetingeken. Ezek a helyiségek pedig akár vetésforgó szerűen is használhatók, ami javítja a helykihasználást. Az iroda bérlés Budapest bármely részén remek lehetőségeket kínál, de fontos a tudatosság és a viszonylag határozott elképzelések.

Mi történik ha alá- vagy túlméretezünk?

Egyik esetben sem vétünk végzetes hibát, de ha a kulcsszó az optimalizáció, akkor ehhez érdemes tartani magunkat és alaposan körüljárni a megfelelő alapterület kérdését. Az iroda bérlés budapesti opciói között számos különböző méretű és kialakítású irodát találunk és természetesen sokszor mi magunk is formálhatjuk a tereket, hogy az jobban megfeleljen elvárásainknak. Az ideális helyiség felkutatása nem egyszerű feladat, de a megfelelő munkakörülmények érdekében törekedni kell a cég méretének megfelelő választásra.

Egy túl kicsi irodában nem leszünk majd képesek megfelelően komfortos munkakörnyezetet teremteni a munkavállalóknak, gyakori probléma lesz, hogy az iratok vagy szükséges eszközök nem férnek el megfelelően, vagy éppen túlságosan szűkös munkaállomások kialakítására lesz csak lehetőség, ami hosszabb távon a munka minőségére is negatívan hathat. Egy túlméretezett irodában pedig sokkal nehezebb összetartani a csapatot, kevésbé hatékony a kommunikáció és a közösségi érzés is csorbul, nem beszélve arról, hogy ilyen esetekben a cégek feleslegesen magas bérleti díjat fizetnek egy nem megfelelően kihasznált helyiségért.