Kiadó iroda kiválasztása: milyen adatok szerint dönts, ne csak benyomás alapján?

A szubjektív/objektív ellentét

Ez az ellentét egész életünk és összes döntésünk során elkísér minket, így talán neked sem kell bemutatni, miről is van szó. A különböző oldalon álló érveket sokszor nagyon könnyű egymástól szétválasztani és ezáltal egy adott döntéshozatal is nagyban leegyszerűsödik, de nem ritkán akár hónapokig tartó belső vívódást is okozhatnak ezek a szempontok és nagyon kérdéses, hogy épp melyik oldal győz. Ezt pedig akár egy kiadó iroda kapcsán is megtapasztalhatod, hiszen ha a cég új ingatlant keres, minden aspektust érdemes megvizsgálni.

Az üzleti ingatlanok kapcsán annyival talán nehezebb a kérdés, hogy szubjektív és objektív szempontok sok helyen összefonódnak, de nem ritkán szöges ellentétben állnak egymással, ennek kibogozása és a megfontolt döntéshozatal pedig sokszor szinte lehetetlen. Mindenkinek vannak ugyanis elképzelései, hogy mit szeretne kapni egy irodától, mire vágyik, hogyan is festene az ideális, hosszú évekre megoldást kínáló helyiség. Az objektivitás ugyanakkor sokkal inkább azt diktálja, hogy a piacon elérhető opciókból igyekezzünk kihozni a legjobbat, hiszen egy meglehetősen idő- és árérzékeny területről van szó. A legfontosabb pedig minden esetben a cég és a benne dolgozók érdekei, ami mindkét említett oldalból mutat valamennyit.

Miért érdemes objektívnek maradni?

A kiadó iroda kiválasztása végső soron nem a saját, hanem elsősorban a cég igényeit szolgálja, így a szubjektív, személyes szempontok helyett mindenképpen ezeket érdemes előtérbe helyezni. Jogosan mondhatod persze azt, hogy a cég és a munkavállalók igényei is tekinthetők szubjektívnek, ami részben igaz is, ám ezek jellemzően olyan univerzálisnak tekinthető elvárások mentén rendeződnek, ami egyáltalán nem számít egyedinek ezen a területen és ilyen módon természetesen az ingatlanpiac is felkészülten várja ezeket. Ha azonban nem szeretnéd, hogy végül objektíve hibás döntést hozz, érdemes bizonyos földhözragadtabb, műszaki/technikai természetű kritériumokat is számításba venni, melyek a mindennapok során talán nem feltétlenül érzékelhetők, de az iroda hasznosítása és az anyagiak terén nagyon is számítanak. Ha tehát kiadó irodát keresel, a következő néhány tényezőt mindenképpen vedd számításba.

Területkihasználás

Sokan hajlamosak leragadni az iroda alapterületénél, ami egy nagyon is kézzelfogható adat, így valóban könnyű bele kapaszkodni. A létszám alapján ráadásul viszonylag nagy magabiztossággal meg is becsülhető, hogy mekkora térre van szüksége a cégnek, ami a hely és a fenntartási költségek tekintetében is optimális iránynak tekinthető. Egy kiadó iroda kapcsán ugyanakkor nem feltétlenül az össznégyzetméter, hanem inkább a területkihasználás a kulcs. 

Gondolj bele például, hogy egy open office megoldás milyen óriási teret képes nyújtani a cég számára, ugyanakkor nem biztos, hogy az hatékonyan be is lakható és kihasználható. Ha a munkaállomások, a tárgyalók, a közlekedési útvonalak és a közösségi terek nem alakíthatók ki megfelelően, a nagy alapterület sem ér semmit. Gondolkozz tehát objektíven és képzeld el, milyen módon működhet a legjobban a területkihasználás, hiszen adott esetben így akár egy kisebb és egyben olcsóbb kiadó iroda is megfelelő lehet.

Teljes költséglogika

Egy kiadó iroda költségei nem állnak meg a bérleti díjnál és rezsiköltségeknél, hiszen a fenntartáshoz és működéshez sok egyéb kiadás is kapcsolódhat. Ennek kapcsán szerencsére viszonylag egyszerű kalkulációkat végezni, ám ehhez érdemes előre feltérképezni, hogy az adott ingatlan mellé milyen költséget társulnak. Ezek lehetnek olyanok, melyek magához az ingatlanhoz, míg mások inkább szolgáltatásokhoz kapcsolódnak. A lényeg, hogy próbáld meg optimalizálni az igényeket és ezáltal a kiadásokat is, ezzel egy olyan költséglogikát felépítve, ami anyagi szempontból sem jelent túl nagy megterhelést a cégnek, de a pénzért cserébe egy jól használható irodát kaptok.

Bővülési lehetőség

A működése során egy cég ideális esetben bővül, terjeszkedik, ez pedig az iroda kapcsán is új igényeket teremt. A nagyobb dolgozói létszám vagy a tevékenységi körök bővítése nagyobb teret követel magának, így érdemes lehet akár már előre gondolkozni és olyan kiadó irodát választani, ahol a bővülési lehetőség is adott. Ez akár úgy is megoldható, ha az irodahelyiség mellett több olyan másik helyiség is használható, ami külön bérelhető vagy akár össze is nyitható a jelenlegi irodával, így a költözés tekintetében is kényelmes megoldást kapsz. Adott esetben a szerződéssel is érdemes lehet mozgásteret hagyni, hiszen a jellemző 3-5 éves intervallumok sok esetben túl nagy kötöttséget jelentenek, különösen ha a fejlődés gyors ütemű. Emellett pedig érdemes számításba venni a fit-out lehetőségeket is, hiszen a kellő alapterület birtokában akár egy átalakítás is megoldhatja a plusz hely kérdését.

Műszaki megfelelőség

Egy olyan objektív szempont, ami abszolút alapvetésnek tekinthető, hiszen enélkül a mindennapi működés is nehézkessé válik, illetve az üzemeltetéshez kapcsolódó kiadások is rendkívül módon megemelkedhetnek. A műszaki megfelelőség megítélése külsős szemlélőként nem mindig egyszerű, így ennél a pontnál mindenképpen érdemes lehet szakértőket is bevonni, akik esetleg olyan kritikus pontokat is számításba vesznek, amire te nem is gondolnál. Az ingatlan állapota, a hozzá kapcsolódó szolgáltatások és infrastruktúra gyakorlati szempontból rendkívül sokat jelentenek, de természetesen azt is érdemes számításba venni, hogy a cég számára milyen műszaki környezetre van szükség a megfelelő működéshez, hiszen egy kifogástalan állapotú ingatlan még nem egyenlő az ideális és optimális választással.