Olcsó iroda vs. jó ár-érték: hogyan döntsd el, mi számít valóban “olcsónak”?

Egy árérzékeny folyamat

A céges világban az ár egy olyan szempont, ami lényegében a teljes működést is jelentős mértékben határozza meg. A költségek optimalizálása ugyanis nélkülözhetetlen eleme a hosszútávú stabilitásnak és sikernek, így természetes, hogy a büdzsé jellemzően jól átgondolt kritériumok mentén kerül kialakításra és menedzselésre. Spórolásra pedig legalább annyi lehetőség adódik mint költekezésre, ez azonban nem egyenlő azzal, hogy a legolcsóbb mindig a legjobb. A piaci tapasztalatok eleve azt mutatják, hogy a legalacsonyabb árú opciók jellemzően valamilyen más módon, de behajtják a sarcot, így a végelszámolásnál talán többet költünk, mint ha eleve egy drágább megoldást választunk.

Nincs ez másként egy iroda esetében sem, ahol egy olcsó ingatlan is könnyen válhat drága kompromisszummá. Ezért is érdemes felismerni az ár-érték arány valódi jelentőségét és a keresés során sem csak a bérleti díj összegét nézni, hanem nagyobb távlatban gondolkozni és minden lehetséges, felmerülő költséget számításba venni. Sok esetben ugyanis a magasabb bérleti díj egyben alacsonyabb fenntartási költséget is jelent, ami a jellemzően több éves bérleti szerződések esetén már valóban látható összeg.

Miért nem feltétlenül a legolcsóbb a legjobb?

Természetesen nem szeretnénk egyértelműen kijelenteni, hogy az olcsó mindenképpen rosszat jelent, de a tapasztalatok szerint valóban nem minden a bérleti díj, hiszen a kiadások zömét a járulékos költségek jelentik, amelyek egy rosszabb állapotú, vagy régebben épült iroda esetében akár egészen magasak is lehetnek. Abszolút adekvát kérdés a hatékonyság is, hiszen egy iroda valójában az effektív munkatér, ilyen szempontból pedig kifejezetten fontos, hogy a körülmények is kellően kényelmesek és ergonomikusak legyenek a megfelelő munkavégzés érdekében. Egy olcsó iroda nagyon könnyen lehet rosszul tagolt, nehezen berendezhető, túl sötét vagy éppen zajos, melyek már eleve rontják az alapvető körülmények minőségét. Ez hosszabb távon csökkenti a hatékonyságot, negatívan befolyásolja a munkavállalói élményt és akár a fluktuációt is növelheti.

Miért veszélyesek a rejtett költségek?

Egy olcsó, alacsony bérleti díjjal rendelkező iroda hirdetése értelemszerűen nem tartalmazza azokat a rejtett költségeket, amik jelentős terhet jelenthetnek a céges költségvetésre nézve. A bérbeadók célja persze az értékesítés, így nem is lenne túl hatékony ezekkel kezdeni a leírást, de ha tudatosan akarunk választani, ezekre is mindenképpen érdemes figyelni és akár célzott kérdéseket feltenni a valódi helyzet feltárása érdekében. A rejtett költségek között több tételt is felsorolhatunk, úgy mint a magas közös költség, az elavult rendszerek miatti magasabb rezsi, a megfelelő IT és egyéb infrastruktúra hiánya, illetve az esetleges bérlőre háruló karbantartási költségek. Ha ezekre nem figyelünk, az ingatlan könnyen válhat nem kalkulált teherré, a kedvezőbb négyzetméterár pedig már nem is annyira kedvező, ha ezeket is a végösszeghez adjuk.

Miért fontos a bővíthetőség?

Egy cég ideális esetben folyamatosan növekszik és fejlődik, ami szó szerint is egyre több helyet követel magának. Kérdés tehát, hogy az olcsón bérelt iroda lehetőséget ad-e a bővítésre, akár egyazon épületen belül. A rugalmas bérleti szerződés minden cég számára fontos, hiszen a 3 és 5 éves konstrukciók ilyen tekintetben hordoznak magukban kockázatot. Ha olcsón egy túl kicsit irodát bérlünk és rövid időn belül költöznünk kell, ami a szerződéstől függően jelentős egyszeri plusz kiadást jelenthet, de a működés szempontjából is kockázatot jelent.

Hogyan függ össze a lokáció és a bérleti díj?

Az irodák mindennapi használatának tekintetében kifejezetten fontos a lokáció, illetve a megközelíthetőség, hiszen a munkavállalók számára sem mindegy, hogy mennyire egyszerűen és mennyi idő alatt juthatnak el otthonuktól a munkahelyükre. Emellett természetesen a partnerek számára is problémás lehet, ha valamilyen nehezen megtalálható vagy túlságosan kívül eső telephelyet választunk. Tény, hogy ezek az opciók jellemzően sokkal olcsóbbak, de az alacsony bérleti díj nem minden, hiszen a fent említett szempontok nem teljesülése esetén hosszabb távon sokkal nagyobbat is bukhatunk. A jó lokáció tehát nem presztízskérdés, hanem gyakorlati szempont.

Mit jelent valójában a jó ár-érték arány?

Az talán a fentiekből is egyértelműen látszik, hogy a bérleti díj az irodát érintő költségeknek csak az egyik szelete, de az alacsony árral párosuló jellemző problémák és kihívások sokszor még inkább megterhelik a cég működését mint az, ha egy jobb adottságokkal rendelkező, de magasabb áron bérelhető irodára esne a választás. Mikor mondhatjuk tehát, hogy egy iroda valóban jó ár-érték aránnyal rendelkezik? Ehhez a következőknek mindenképpen érdemes teljesülni:

• a teljes havi költsége kiszámítható
• a tér hatékonyan használható
• a lokáció támogatja a cég működését
• van mozgástér a jövőre nézve is
• nem kényszerít folyamatos kompromisszumokra

A legjobb megoldás tehát általában nem a legolcsóbb, hanem a legkevesebb veszteséggel járó választás. A tágabb perspektíva az irodakeresés során is sokat segíthet, ahogy egy átgondolt és jól felépített checklist nagyobb eséllyel vezet optimális megoldásra. Érdemes tehát a bérleti díj mögé látni és egy komplexebb képet alkotni a lehetséges ingatlanokról. Az igazság valahol az ár és a funkció találkozásánál rejlik.