Mit jelent a szolgáltatott és klasszikus bérleti konstrukció?

A téma értelmezését természetesen az alapokkal érdemes kezdeni, hiszen enélkül a különböző pro és kontra érveket is nehezebb lenne érvényesíteni. Elsőként tehát azt érdemes megvizsgálni, hogy az iroda bérlés különböző konstrukciói pontosan mit is jelentenek a bérlő szempontjából, a fogalmak tisztázása pedig a későbbi összehasonlítást is segíti.

A klasszikus irodabérlet jellemzően hosszabb távú szerződést jelent, aminek keretében a vállalkozás egy önálló irodahelyiséget, vagy akár egy irodaház teljes szintjét veszi bérbe. Ez esetben a helyiség berendezése, kialakítása, de akár az üzemeltetés is a bérlő saját feladata. Az előkészületek és a mindennapi teendők terén tehát egy nagyobb feladatról beszélünk a klasszikus konstrukció esetében, ugyanakkor ez egyben nagyobb kontrollt is jelent a tér felett, hosszútávon pedig a költségek terén is kedvezőbb megoldás lehet.

A klasszikus bérleti konstrukcióval szemben a szolgáltatott iroda egy olyan megoldás, amikor a vállalat egy teljesen berendezett és lényegében használatra kész irodaterületet vesz igénybe. Emellett pedig számos kiegészítő szolgáltatás is a szerződés, illetve a bérlet része lehet. Ilyen például a recepció, a tárgyalók használata, a takarítói szolgáltatás, az üzemeltetés, az IT-támogatás és sok egyéb olyan extra, ami az iroda használatát egyszerűbbé és kényelmesebbé teszi. Ennek persze szó szerint is ára van, így ez esetben a komfort a magasabb költségekkel kerül szembe a döntéshozatal során.

Melyik megoldás jár kedvezőbb költségekkel?

Az iroda bérlés kapcsán a legtöbb cég számára természetesen a költségek jelentik az egyik legfontosabb döntéshozatali faktort. Mivel a klasszikus és közvetített bérleti konstrukciók e tekintetben is különböznek, a kérdést mindenképpen érdemes a kiadások szintjén is megvizsgálni annak érdekében, hogy a választás e tekintetben is megalapozott legyen. Nem jó megoldás ugyanakkor kizárólag a havi bérleti díjakat összevetni, hiszen ez könnyen félrevezetheti a döntéshozókat, mivel a pénzünkért kapott értékek és szolgáltatások eltérőek lehetnek.

Ha tisztán a költségeket vizsgáljuk, a közvetített irodák általában magasabb kiadást jelentenek, ez ugyanakkor nem pusztán egy helyiség bérletét, hanem a már említett kiegészítő szolgáltatásokat, az üzemeltetést és a közös helyiségek használatát is fedezi. Így tehát bár egy klasszikus iroda bérlés költségei papíron alacsonyabbak lehetnek, a közvetített konstrukció által lefedett extrák ez esetben külön költségként jelentkezhetnek, így a végelszámolásnál akár magasabb bérleti díjat is kaphatunk a klasszikus modell esetében.

Ennek ellenére mindenképpen érdemes hosszabb távlatban gondolkozni, hiszen a bérleti szerződések általános időtartama is ezt kívánja meg a cégektől. Ebben a tekintetben a szolgáltatott irodák nagy előnye, hogy minimális induló befektetéssel használatba vehetők, így azon cégek számára kifejezetten vonzó lehet a konstrukció, akik a fennmaradó összeget más fejlesztésre fordítanák. Hosszabb távon ugyanakkor az látszik, hogy a klasszikus iroda bérlés idővel költséghatékonyabbá válik, különösen ha a vállalkozás létszáma stabil és a cég több évre ugyanazon a helyen tervez maradni, hiszen így a négyzetméterenkénti költség kedvezőbb lehet.

Mennyire fontos a rugalmasság 50+ fős cégeknek?

Az iroda bérlés kapcsán sok cég a lehető legrugalmasabb kereteket igyekszik kialakítani, ami teret ad a jövőbeli, várható növekedésnek is. Ennek pontos felmérése és az ehhez kapcsolódó becslések ugyanakkor nehézkesek is lehetnek, már csak azért is, mert a bérleti szerződések kritériumai sokszor nem teszik lehetővé a jelentősebb mozgásokat az előre meghatározott, általában minimum 5 éves bérleti periódus alatt. A szolgáltatott és klasszikus iroda bérlés között ugyanakkor ebben a tekintetben is különbséget tehetünk, így a választás lehetősége továbbra is a vállalkozásé. 

A rugalmasság sokáig elsősorban startupok és kisebb cégek szempontja volt, ma azonban már a nagyobb vállalatok is egyre gyakrabban értékelik ezt a tényezőt. Egy 50+ fős szervezet esetében a létszám rövid idő alatt jelentősen változhat – új üzletágak, nemzetközi projektek indulnak, átszervezések történnek stb. Ilyen helyzetekben a szolgáltatott iroda komoly előnyt jelenthet, hiszen a legtöbb szolgáltató lehetőséget biztosít a bérelt terület gyors bővítésére vagy csökkentésére. A klasszikus bérlet ezzel szemben jellemzően többéves elköteleződéssel jár. Ha a cég váratlanul kinövi az irodát, vagy éppen kisebb területre lenne szüksége, a változtatás sokkal nehezebb és költségesebb lehet.

Hogyan hatnak a növekedési tervek a döntésre?

Egy cég távlati tervei között általában a növekedés és piaci terjeszkedés is szerepel, hiszen ideális esetben a tevékenység során a vállalkozás folyamatosan erősödik, bővül és egyre nagyobb teret hódít a hozzá tartozó ágazatban. Épp ezért, a megfelelő iroda és a hozzá tartozó bérleti konstrukció kiválasztása egy hosszabb távú stratégiai döntés is egyben. Így tehát nem csak a jelenlegi, hanem a következő években várhatóan felmerülő igényeket is érdemes lefedni a választással.

Ha például egy vállalat három-öt éves időtávon jelentős létszámbővítést tervez, érdemes mérlegelnie, hogy a jelenlegi iroda mennyire képes követni ezt a növekedést. A szolgáltatott irodák ebben általában nagyobb mozgásteret biztosítanak, különösen olyan épületekben, ahol több bérlői egység áll rendelkezésre. Más azonban a helyzet, ha a cég már elérte optimális méretét és elsősorban a stabilitásra törekszik, hiszen esetükben a klasszikus iroda bérlési konstrukció hosszabb távon kiszámíthatóbb és gazdaságosabb választást jelent.

Mikor előnyösebb választás a klasszikus bérlet?

Talán a fentiekből is jól látszik, hogy egy cég számára az ideális iroda bérleti konstrukció meghatározása elsősorban azon múlik, hogy hosszabb távon milyen igényekkel és tervekkel rendelkezik és ehhez mekkora mozgástérre van szüksége. Ebben a tekintetben pedig szinte mindegy, hogy egy 50+ fős vagy egy kisebb céget irányítunk, hiszen ez általában csak a mindennapok során szükséges alapterület kapcsán releváns, a bérleti konstrukció terén kevésbé döntő szempont. Az iroda ugyanakkor egyben identitást is jelent, amire szintén hatással van a bérleti döntés.

Ha szeretnénk, hogy egy iroda teljes egészében a cég saját profilját és megjelenését tükrözze, akkor mindenképpen a klasszikus megoldásban érdemes gondolkozni, hiszen így mi magunk alakíthatjuk ki a saját munkahelyi környezetünket. Ezáltal az ingatlan valóban szorosan kötődik a céghez, így pedig a klasszikus bérletre jellemzőbb, hosszabb távú elköteleződés tekintetében is előnyös döntést jelent. Ugyancsak előnyt jelenthet, ha a vállalat saját tárgyalókat, külön részlegeket, speciális technológiai infrastruktúrát vagy egyedi beléptetőrendszert szeretne működtetni. Ezek a megoldások szolgáltatott környezetben is elérhetők lehetnek, de gyakran korlátozottabb keretek között.

Mikor jó választás a közvetített iroda?

Egyértelműen jó vagy rossz döntés ez esetben nincs, sokkal inkább egy optimalizált, a cég igényeit minél inkább kiszolgáló választás lehetőségéről beszélhetünk. A különböző konstrukciók más-más előnyöket kínálnak, a kérdés pedig leginkább az, hogy az adott cég számára mely faktorok játszanak szerepet a döntéshozatalban. A szolgáltatott irodák egyik legnagyobb értéke az időmegtakarítás. Egy nagyobb cég számára is komoly előnyt jelenthet, ha nem kell hónapokat töltenie a tervezéssel, kivitelezéssel, beszerzéssel és költözéssel.

Különösen hasznos lehet ez akkor, ha egy vállalat új piacra lép, regionális központot nyit vagy gyorsan szeretne jelen lenni egy adott lokációban. Ilyenkor az iroda akár néhány napon vagy héten belül használatba vehető. A szolgáltatott modell emellett csökkentheti az adminisztratív terheket is. Az üzemeltetési kérdések jelentős részét a szolgáltató kezeli, így a vállalat vezetése és HR-csapata kevesebb időt fordít irodamenedzsmentre.

Mi a hibrid munkavégzés szerepe?

Az utóbbi években itthon is egyre elterjedtebbé váltak a hibrid munkavégzési megoldások, ami természetesen az iroda bérlés kapcsán is abszolút releváns szempontot teremt. Ez pedig sokkal inkább érinti a nagyobb, 50+ főt foglalkoztató cégeket, hiszen esetükben a hibrid munkavégzés az irodai létszám jelentős csökkenésével is együtt járhat, ami az ideális ingatlan kiválasztásában is szerepet játszik. Ha ugyanis a munkavállalók egy része rendszeresen – akár rotációban – otthonról dolgozik, előfordulhat, hogy a korábban szükséges terület jelentősen csökkenthető. Ilyen helyzetben a rugalmasabb konstrukciók – így a közvetített bérleti konstrukciók – különösen vonzóvá válhatnak. Vannak azonban olyan szervezetek is, amelyek tudatosan szeretnék visszaerősíteni a személyes jelenlétet és a vállalati kultúrát. Számukra a saját, egyedileg kialakított iroda továbbra is stratégiai eszköz lehet, így esetükben a klasszikus bérleti konstrukció lehet célravezetőbb. A döntés során pedig nemcsak a jelenlegi, hanem a jövőbeli munkavégzési modellt is érdemes figyelembe venni.

Összefoglalás

Az iroda bérleti konstrukciók tekintetében nincs minden vállalat számára egyformán ideális megoldás. A szolgáltatott iroda elsősorban akkor lehet előnyös, ha a cég gyors növekedés előtt áll, fontos számára a rugalmasság, minimalizálná a kezdeti beruházásokat, vagy rövid idő alatt szeretne működő irodát kialakítani. A klasszikus irodabérlet ezzel szemben általában azoknak a stabilabb szervezeteknek kedvez, amelyek hosszabb távra terveznek, kiszámítható létszámmal működnek, és fontos számukra a saját igényekre szabott munkakörnyezet. Az optimális döntés pedig nem kizárólag az árakról vagy a létszámról szól, hanem a vállalat növekedési terveit és működési sajátosságait is számításba kell venni.

GYIK

Hány főtől érdemes klasszikus irodabérletben gondolkodni?

Nincs általános létszámhatár, de 50 fő felett egyre gyakrabban válik gazdaságossá a hagyományos bérleti konstrukció, különösen stabil létszám esetén.

Drágább a szolgáltatott iroda?

Havi szinten gyakran magasabbnak tűnhet a költsége, ugyanakkor számos szolgáltatást és üzemeltetési tételt tartalmaz, amelyeket hagyományos bérletnél külön kell finanszírozni.

Milyen hosszú szerződéseket kötnek a klasszikus iroda bérleteknél?

Jellemzően több éves, gyakran 3–5 éves bérleti időszakokkal találkozhatunk, bár ez épületenként eltérhet.

A szolgáltatott irodák nagyobb cégek számára is alkalmasak?

Igen. A modern szolgáltatott irodaházak sok esetben akár több száz fős vállalatok számára is kínálnak önálló, dedikált területeket.

Melyik konstrukció támogatja jobban a gyors növekedést?

Általában a szolgáltatott iroda, mert könnyebben bővíthető vagy módosítható a bérelt terület a változó létszám igényekhez igazodva.