Hogyan változott az irodák funkciója?

Egy iroda nem egyszerűen egy ingatlan, hanem egy cég mindennapi működésének terepe, amit általában magával a vállalkozással is könnyű azonosítani. A céges identitás szempontjából tehát nélkülözhetetlen szerepe van, de természetesen elsősorban az alapvető funkció tekintetében érdemes vizsgálni a szerepét, ami egyébként az utóbbi években valamelyest átalakult. Ami maradt, az az, hogy az iroda ad lehetőséget a komfortos és jól működő munkahelyi környezet megteremtésére, ahol a mindennapi feladatvégzés és a kollégákkal való kapcsolattartás és közös munka is könnyen megoldható. A kapcsolatok terén ugyanakkor a technológiai fejlődés új alternatívákat hozott.

Az irodai jelenlét napjainkban ma már nem alapvető elvárás, a legtöbb cég pedig teljesen organikusan állt át a hibrid munkavégzésre, ami mostanra a munkavállalók részéről is egyre gyakoribb elvárás. Ennek azonban az a hozadéka, hogy megfelelő műszaki környezetet és tereket kell kialakítani ahhoz, hogy a távoli munkavégzés és kommunikáció is gördülékeny legyen. Egy videóhívás vagy online meeting lebonyolítása ma már abszolút természetes dolog, ám ehhez megfelelően szeparált és jól használható terekre van szükség az irodán belül is. Az irodahelyiség bérlés során tehát egyre gyakoribb igény a privát fülkék megléte vagy azok kialakításának lehetősége.

Miért váltak a videóhívó fülkék az irodatervezés fontos részévé?

Az irodai kommunikáció és ügyfélkapcsolatok, tárgyalások színterét sokáig kizárólag a tárgyalók töltötték be, melyek jellemzően nagyobb méretű, szeparált, komfortos helyet adtak ezeknek a folyamatoknak. Sok cég tárgyaló igénye még ma is kifejezetten magas, különösen ha jelentősebb ügyfélforgalommal működnek, ugyanakkor az online meetinget és videóhívások már nem feltétlenül igénylik ugyanazt az alapterületet, mint egy klasszikus tárgyaló. A hibrid munkavégzés pedig erre is egyértelmű hatással van, hiszen a távolról dolgozó munkavállalók is online jelenlétre váltottak.

Bár egy videóhívás alapvetően a nyitott irodatérben is lehetséges, hiszen egy zajszűrős headset segít valamelyest kizárni a külvilágot, ez valójában nem ideális tér az online megbeszélések nyugodt lebonyolításához, különösen akkor, ha érzékenyebb adatokról, témákról van szó. Ezért is váltak népszerűvé a különböző telefon- és videóhívó fülkék, amelyek kis alapterületen biztosítanak hangszigetelt, privát környezetet. Az irodahelyiség bérlés során tehát már nem elegendő kizárólag a munkaállomások számával kalkulálni, hanem a szeparált kommunikációs terek arányát is figyelembe kell venni.

Hogyan hat a hibrid munkarend a helyigényre?

Az automatikus és evidens válasz a kérdésre az, hogy a részben otthonról dolgozó munkavállalók miatt alapvetően egy kisebb iroda is elegendő lehet. Ez valamelyest igaz is, ez azonban kifejezetten jól működő szervezést igényel, másrészt a valóság azért valamilyen árnyaltabb ennél. Az valóban könnyen előfordulhat, hogy kevesebb fix munkaállomásra van szükség – ami a jelenlegi kalkulációk szerint munkavállalóként kb. 6 négyzetméter – ám a felszabaduló terület egy részét sok esetben a már említett új funkciók foglalják el. A távolmaradó kollégák helyett tehát videóhívó fülkét, fókusz szobát vagy kisebb meeting-teret találunk majd.

Egy olyan vállalatnál, ahol a munkatársak jelentős része rendszeresen online meetingeken vesz részt, könnyen kialakulhat az a helyzet, hogy a klasszikus tárgyalók folyamatosan foglaltak. Ilyenkor a dolgozók kénytelenek az asztaluknál telefonálni vagy videóhívást indítani, ami hosszú távon rontja az iroda használhatóságát. Az irodahelyiség bérlés során ezért érdemes nemcsak az egy főre jutó négyzetmétereket vizsgálni, hanem azt is, hogy az iroda mekkora része használható elkülönített munkára vagy szeparált online kommunikációra, hiszen ez közvetlen hatással van a komfortra is.

Hány hívófülkére lehet szüksége egy cégnek?

A kérdés az irodahelyiség bérlés szempontjából abszolút releváns, ugyanakkor nem adható rá egyetlen univerzális, minden cégre ugyanúgy vonatkozó válasz vagy konkrét szám. Vannak ugyanakkor általánosságban is jól működő tervezési kritériumok, amit a cégek többsége hatékonyan alkalmazhat az előzetes tervezés során.  Elsőként érdemes megvizsgálni, hogy a munkatársak milyen arányban vesznek részt rendszeresen online meetingeken. Egy értékesítési, ügyfélszolgálati vagy tanácsadói csapat esetében lényegesen nagyobb lehet a videóhívások száma, mint például egy háttértámogató adminisztratív részlegen.

Fontos szempont az is, hogy az online megbeszélések jellemzően egy időben zajlanak-e. Sok szervezetnél a délelőtti és kora délutáni órákban koncentrálódnak a meetingek, ami csúcsidőszakokat eredményez. Általános tapasztalat, hogy 20–30 munkavállalóra legalább egy, de gyakran inkább két egyéni használatra alkalmas telefon- vagy videóhívó fülke a megfelelő. Nagyobb létszám esetén ez az igény értelemszerűen nő, de ilyenkor már nagyobb méretű, több főnek is alkalmas, kombinált helyiségek kialakítása is működhet.

Milyen kialakítás működik hatékonyan a mindennapokban?

Bár a szeparált és kényelmes munkavégzést biztosító videóhívó fülkék ma már sokszor nélkülözhetetlenek, önmagukban még nem képesek megoldani azt, hogy egy cég mindennapjai valóban gördülékenyen működjenek. Ezért is fontos a tudatos irodatervezés, hiszen a fülkék elhelyezése önmagában is sokat segíthet a valódi használhatóságon. Gyakori hiba, hogy a fülkéket az iroda legtávolabbi pontjára helyezik, ahol ugyan kevésbé zavarják a kollégákat, viszont kényelmetlenül használhatók. Ha egy munkatársnak minden hívás előtt át kell vágnia a komplett irodán, könnyen előfordulhat, hogy inkább az asztalánál marad.

Az optimális megoldás általában az, ha a fülkék a nyitott munkaterület közelében, de attól akusztikailag leválasztva kapnak helyet. Érdemes figyelni a közlekedési útvonalakra is, mert a folyamatos átjárás vagy a nagyobb forgalom csökkentheti a komfortérzetet. A jól kialakított alaprajz egyik ismérve, hogy különböző zajszinteket, zónákat hoz létre az irodán belül. A közösségi, aktív együttműködési zónák elkülönülnek a fókuszmunkára szolgáló területektől, míg a telefon- és videóhívó fülkék átmenetet képeznek a kettő között.

Mire figyeljünk a technikai infrastruktúra tervezésekor?

Az iroda alapesetben jellemzően ritkán képes kiszolgálni az adott cég minden igényét, így az helyiség megfelelő kialakítása saját feladat. Ennek során pedig nem árt, ha akusztikai szempontból is megvizsgáljuk a lehetőségeket, illetve egy gyakorlatban is jól működő technikai infrastruktúrát állítunk össze. A videóhívó fülkék egyik legfontosabb funkciója a zajcsökkentés. Egy rosszul kivitelezett vagy nem megfelelően hangszigetelt megoldás azonban nem használható megfelelően. A tervezés során figyelembe kell venni az akusztikai teljesítményt, a szellőzést, a világítást és az elektromos csatlakozási lehetőségeket is. 

Egy modern videóhívó fülkében alapvető elvárásnak számít a megfelelő szellőzés, a stabil internetkapcsolat, az áramellátás és az ergonomikus munkakörnyezet. A videóhívások során pedig az sem elhanyagolható szempont, hogy milyen háttér előtt ülünk – bár ez digitálisan is machinálható. A professzionális megjelenés ugyanakkor különösen fontos ügyfélkapcsolatok vagy üzletfejlesztési tárgyalások esetén. Az irodahelyiség bérlés előtt ezért érdemes felmérni, hogy a kiválasztott épület milyen műszaki adottságokkal rendelkezik, illetve mennyire könnyen alakíthatók ki ilyen speciális funkciójú terek.

Miért jobb megoldás a több, kisebb szeparált tér?

Talán joggal merülhet fel a kérdés, hogy mi értelme lenne különálló, egyszemélyes fülkék kialakításával bajlódni, mikor az online meetingek és videóhívások egy hagyományos, nagyobb méretű tárgyalóból is könnyen megoldhatók. Az erre vonatkozó elemzések eredményei érdekes módon éppen azt mutatják, hogy sok cégnél a legtöbb esetben egyetlen ember használja a nagyméretű tárgyalót, akár egy rövid, online egyeztetés során is. Ez ugyanakkor jelentős pazarlásnak tekinthető, hiszen egy 10-12 fős tárgyaló helyigénye és fenntartási költsége is magasabb, mint néhány fülke esetében. 

Az iroda tervezésekor érdemes tehát a valós használati szokásokat elemezni. Sok esetben hatékonyabb megoldás lehet egy nagy tárgyaló helyett több kisebb elkülönített tér kialakítása. Ez javítja a helykihasználást és csökkenti a tárgyalófoglalásokkal kapcsolatos konfliktusokat is. Természetesen a nagyobb megbeszélésekhez továbbra is szükség van hagyományos tárgyalókra, de a modern iroda egyre inkább a különböző funkciójú helyiségek kiegyensúlyozott kombinációjára épül.

Összefoglalás

A hibrid munkavégzés korában az irodahelyiség bérlés már nem kizárólag a munkaállomások számáról szól. Az online meetingek, videóhívások és fókuszált egyéni munkavégzés új térigényeket teremtettek, amelyekre már az irodakeresés és tervezés korai szakaszában érdemes felkészülni. A megfelelő számú és jól elhelyezett telefon- vagy videóhívó fülke javíthatja a munkavállalói élményt, csökkentheti a zajterhelést, valamint hatékonyabbá teheti az iroda kihasználását. Ezért a modern irodák esetében a privát kommunikációs terek megléte ma már ugyanolyan fontos szempont lehet, mint a lokáció vagy a bérleti költség.

GYIK

Mi a különbség a telefonfülke és a videóhívó fülke között?

A telefonfülkék általában rövidebb hanghívásokra készülnek, míg a videóhívó fülkék megfelelő világítással, elektromos csatlakozással, munkafelülettel és hosszabb használatra alkalmas kialakítással rendelkeznek.

Mennyi helyet igényel egy videóhívó fülke?

A legtöbb egyéni használatú megoldás 1–2 négyzetméter alapterületet foglal el, így viszonylag kis helyen alakítható ki elkülönített munkatér.

Kiválthatják a videóhívó fülkék a tárgyalókat?

Nem teljesen. Az egyéni vagy két fős online egyeztetésekhez ideálisak, de a nagyobb megbeszélésekhez továbbra is szükség van hagyományos tárgyalókra.

Milyen cégek számára különösen fontosak ezek a megoldások?

Azoknak a vállalatoknak, ahol gyakoriak az online meetingek, az ügyfélhívások vagy a távoli csapatokkal folytatott együttműködések.

Mikor érdemes a hívófülkék számát megtervezni?

Lehetőleg már az irodahelyiség kiválasztása előtt. Így az alaprajz, a méret és a bérleti konstrukció is a tényleges működési igényekhez igazítható.