Miért van szükség projekttervre a költözéshez?

Az iroda bérlés folyamatának összetettségét sok cég hajlamos alábecsülni, különösen akkor, ha még kevesebb rutinnal rendelkezik ilyen téren. A keresés, az iroda bérlés Budapesten, az előkészítő tárgyalások, illetve a szerződés aláírása ugyanakkor nem fedik le az összes teendőt, hiszen ezen a ponton még hátravan az egyik legnagyobb falat, a komplett iroda és cég új helyre költöztetése. Természetesen ha csupán arról lenne szó, hogy néhány bútort A-pontból B-pontba kell szállítani, akkor egy költöztető cég is probléma nélkül, legfeljebb néhány nap alatt megoldja a relokációt. A valóság ennél azonban jóval összetettebb.

A céges infrastruktúra megfelelő és gördülékeny költöztetése ugyanis – különösen egy nagyobb létszámú vállalat esetén – számos különböző területre kihat, a késlekedés és a fennakadások pedig akár az ügymenet leállását is eredményezheti, ami közvetve bevételkiesést is jelenthet egy cég számára. A költözéshez kapcsolódó költségek mellé pedig nem hiányzik még ez is. A megoldás általában egy jól működő projektterv összeállítása, amiben összefoglaljuk a teendőket, az egyes feladatokat hatékonyan ütemezzük, és igyekszünk minimalizálni a leállási időt. A projektterv hibátlan kivitelezése ugyanakkor még így is rizikós, így nem árthat egy profi projektmenedzser segítsége.

Mikor válik az iroda bérlés komplex projektté?

Félreértés ne essék: az iroda bérlés Budapesten önmagában is meglehetősen komplex projekt, hiszen már a folyamat legelső lépése, vagyis a kifejezetten széles kínálat hatékony szűrése és a cég számára megfelelő opciók listázása sem kis feladat, a java pedig csak ezután jön. Egy jó darabig ugyanakkor inkább beszélhetünk egy tipikus ingatlanügyletről, a projekt komplexitása pedig sokkal inkább a befejező fázisban kezd megmutatkozni. És természetesen az sem mindegy, mekkora cégről van szó. Egy 10-15 fős vállalkozás költözése általában viszonylag könnyen kezelhető feladat. A helyzet azonban teljesen más, amikor egy 50, 100 vagy akár több száz munkatársat foglalkoztató cég keres új irodát.

Ez utóbbi esetben ugyanis már nem feltétlenül elég az, hogy megtaláljuk a megfelelő alapterülettel rendelkező irodát, a cég számára is kedvező lokációban, hanem a cél sokkal inkább az, hogy egy valóban hatékony és az első pillanattól jól működő munkahelyi környezetet alakítsunk ki. A valódi komplexitás pedig valahol itt kezdődik. Figyelembe kell venni ugyanis az egyes részlegek elhelyezését, a jövőbeli növekedést, a tárgyalók számát, a hibrid munkavégzés igényeit, az IT-infrastruktúrát, a fit-out munkálatokat, valamint a költözés időzítését is. Ez több tucat döntési pontot jelent, illetve a külső partnerek bevonása is elkerülhetetlen. Az egyes lépések összehangolása pedig általában egy tapasztalt projektmenedzsert kíván.

Milyen feladatokat koordinál a projektmenedzser?

Egy projektmenedzser értelemszerűen nem csak az iroda költöztetése során segítheti az irodakeresés folyamatát, ugyanakkor gyakorlati szempontból ez az a fázis, ahol a legtöbbet teheti a gördülékeny átállás érdekében. Bár az iroda bérlés Budapesten az első pillanattól fogva összetett feladat, a megfelelő lokáció és ingatlan felkutatása sokkal inkább a cég belső feladata, semmint külső szakemberek felelőssége, de a projektmenedzser természetesen már az első lépésekbe is bevonható, ezzel is segítve a komplett folyamat támogatását.

De miben is segít pontosan egy projektmenedzser? Egy tapasztalt külső szakember jellemzően végigkíséri a teljes folyamatot az igényfelméréstől egészen az új iroda átadásáig. Részt vesz a helyszínválasztás támogatásában, összehangolja a bérleti tárgyalásokat, koordinálja a tervezőket és kivitelezőket, figyelemmel kíséri a költségkeretet, valamint kapcsolatot tart a költöztető, IT- és egyéb szolgáltató cégekkel. Emellett gondoskodik arról is, hogy minden résztvevő ugyanazokat a határidőket és prioritásokat kövesse. Így lényegében a projektmenedzser egy központi kapcsolattartási pontként működik, ami jelentősen csökkenti a kommunikációs hibák és félreértések esélyét.

Mekkora projekt követel külső szakértőt?

Az iroda bérlés Budapesten sem számít egységes folyamatnak, hiszen a céges igényei és folyamatai mellett a bérbeadók és tulajdonosok is sok különböző módon bonyolíthatják az ilyen jellegű ügyleteket. Ennek megfelelően arra sincs semmilyen univerzális szabály vagy mérőszám, hogy pontosan mekkora projekt követeli meg egy profi, külsős projektmenedzser bevonását. Vannak ugyanakkor olyan helyzetek, amikor különösen indokolt egy szakember segítségét kérni.

Ilyen például, ha a vállalat legalább 50-100 munkatársat költöztet egyszerre, több emeletet vagy nagyobb alapterületet vesz birtokba, illetve ha a költözéshez jelentős belsőépítészeti vagy műszaki átalakítás  – fit-out – is kapcsolódik. Ugyancsak ajánlott szakembert bevonni akkor, ha több telephely összevonása történik, vagy ha a cég működése nem enged meg hosszabb leállást. Az alapszabály szerint tehát: minél több érintett részleg, beszállító és döntéshozó vesz részt a folyamatban, annál nagyobb az esély arra, hogy a koordináció profi szakembert kíván.

Miért nem feltétlenül elég egy belső projektmenedzser?

Egy összetettebb iroda bérlés és költözés kapcsán talán már nem is kérdés, hogy miért van szükség projektmenedzserre, az azonban nem feltétlenül világos, hogy miért nem elegendő, ha ezt a pozíciót cégen belül tartjuk és egy saját alkalmazottat bízunk meg a folyamat levezénylésével. Természetesen erre is gyakran látunk példát, hiszen a költözési projektet sokszor az irodavezető, a HR- vagy üzemeltetési vezető kapja meg extra feladatként. Ennek előnye, hogy ők jól ismerik a cég belső működését, így a folyamatok koordinációja és a feladatok delegálása is gördülékeny lehet – egy bizonyos szintig.

Míg azonban a belső munkatárs kijelölése jól működik kisebb projektek esetén, egy nagyobb volumenű költözés során már komoly kockázatokat hordoz. A kijelölt munkatárs ugyanis közben továbbra is ellátja eredeti feladatait, emiatt pedig a költözési projekt sokszor csak a napi operatív teendők után kap figyelmet. A bérleti tárgyalások, a kivitelezési egyeztetések vagy a költözési előkészületek viszont folyamatos kontrollt igényelnek. További probléma lehet a tapasztalat hiánya. Egy cég életében az irodaköltözés általában néhány évente egyszer fordul elő, így a belső csapat ritkán rendelkezik rutinnal az ilyen projektek kezelésében. Egy külső szakember ugyanakkor alapból is magával hozza a tapasztalatot.

Miben segít a projektmenedzser a tárgyalások során?

A külső projektmenedzser értelemszerűen nem csak a költözés fázisában jelent előnyt, hanem akár a bérleti tárgyalások során is jól kamatoztatható az általa képviselt piaci tapasztalat, ezzel jelentős hozzáadott értéket teremtve. Egy tapasztalt szakember pontosabban látja a projekt teljes életciklusát, ezért olyan szempontokat is figyelembe vesz, amelyek elsőre nem feltétlenül láthatók. Képes felmérni például, hogy az adott iroda milyen költségekkel alakítható át, mennyi idő szükséges a fit-out munkákhoz, illetve reális-e az előzetesen meghatározott beköltözési határidő. Ennek köszönhetően a cég előre számolhat nem csupán a bérleti díjjal, hanem a projekt teljes költségével is, ami jelentősen csökkenti az anyagi kockázatokat. Ez különösen fontos Budapest prémium irodapiacán, ahol a népszerű épületek esetében szoros határidőkkel és komplex műszaki feltételekkel kell számolni.

Hogyan segít a projektmenedzser a fit-out és a kivitelezés során?

Az iroda bérlés Budapesten sokszor különféle átalakítási és kivitelezési munkákkal is jár annak érdekében, hogy az ingatlan a végletekig optimalizálva legyen az adott cég működéséhez. A fit-out fogalma tehát nem ismeretlen az irodapiacon sőt, egy meglehetősen gyakran alkalmazott megoldás. Ebben a szakaszban jelennek meg a belsőépítészek, gépészeti és elektromos kivitelezők, bútor beszállítók, IT-szakemberek és egyéb partnerek. Ha azonban nincs megfelelő koordináció, könnyen előfordulhat, hogy az egyik munkafolyamat késlelteti a másikat, ami láncreakciószerű csúszásokhoz vezet.

A projektmenedzser feladata ilyenkor a kritikus határidők követése, az egymásra épülő munkák összehangolása és a költségkontroll fenntartása. A nemzetközi projektmenedzsment-gyakorlat szerint a nem megfelelő tervezés és koordináció a leggyakoribb oka annak, hogy egy fit-out projekt túllépi az eredeti idő- vagy költségkeretet.

Milyen üzletmeneti kockázatokat csökkent a projektmenedzser?

Ahogy korábban már említettük, egy iroda gördülékeny és határidőre történő költöztetése az üzletmenet szempontjából is létfontosságú, hiszen egy cég sem szeretne hosszabb leállási idővel számolni, mivel ez komoly anyagi kockázatot hordoz. Sokszor pedig nem is a projekt költségei jelentik a legnagyobb kihívást, hanem koordináció hiánya miatti csúszások és a kieső munkaidő. A projektmenedzser egyik legfontosabb feladata tehát az, hogy a kitűzött céldátumokra minden elkészüljön és az iroda olyan állapotba kerüljön, ami maradéktalanul támogatja a komfortos munkavégzés, akár a konkrét tér, akár a műszaki feltételek szempontjából. Ha úgy tetszik, az üzletmenet folytonosságának biztosítása is a projektmenedzser hozzáértésén múlik, így nem ritka, hogy a szakember több forgatókönyvvel is készül, így bizonyos változások vagy nem várt események során sem a pánik, hanem az átszervezés jelenti a megoldást.

Összefoglalás

Egy nagyobb budapesti irodabérlés sok esetben már nem egyszerű ingatlanügylet, hanem összetett vállalati projekt. A bérleti tárgyalások, a tervezés, a fit-out kivitelezés, az IT-rendszerek átállítása és a fizikai költözés olyan feladatláncot alkotnak, amely komoly koordinációt igényel. Minél nagyobb a szervezet, minél szorosabbak a határidők és minél több érintett vesz részt a folyamatban, annál indokoltabb lehet egy külső projektmenedzser bevonása. A megfelelő szakember nemcsak a költözés lebonyolítását segíti, hanem hozzájárulhat a költségek kontrolljához, a határidők betartásához és az üzletmenet zavartalan fenntartásához is.

GYIK

Mikor érdemes külső projektmenedzsert bevonni egy iroda költöztetéshez?

Jellemzően akkor, ha a költözés legalább 50-100 munkatársat érint, jelentős fit-out munkák kapcsolódnak hozzá, vagy több telephely összevonása történik.

Miben különbözik egy projektmenedzser a költöztető cégtől?

A költöztető cég a fizikai költözést végzi, míg a projektmenedzser a teljes folyamatot koordinálja a bérleti tárgyalásoktól az átadásig.

Kiválthatja-e a külső szakembert egy belső munkatárs?

Kisebb projekteknél igen, nagyobb és összetettebb költözéseknél azonban a kapacitás- és tapasztalathiány miatt gyakran előnyösebb külső szakértőt bevonni.

A projektmenedzser részt vesz a fit-out munkák felügyeletében is?

Igen, jellemzően koordinálja a tervezőket, kivitelezőket és beszállítókat, valamint nyomon követi a határidők és költségek alakulását.

Milyen előnyt jelent a vállalat számára egy professzionálisan menedzselt költözés?

Kevesebb üzleti fennakadást, jobb költségkontrollt, kiszámíthatóbb ütemezést és gyorsabb beköltözést eredményezhet az új irodába.