Miért fontos az irodakeresési folyamat vége?

Mivel az irodakeresés egy kifejezetten összetett és nem ritkán akár hónapokig tartó folyamat, az utolsó fázisban a cégek már hajlamosak túlságosan megnyugodni, kicsit kiereszteni, a figyelmük pedig lankad. Pedig ez a szakasz, vagyis a szerződés elindulása, illetve a konkrét költözés összehangolása is sok buktatót rejt, így fontos, hogy ezt is kellő fókuszáltsággal kezeljük. Ez nem csak technikai szempontból, illetve az új iroda birtokbavételének gördülékenysége szempontjából fontos hanem azért is, hogy elkerüljük az esetlegesen felmerülő anyagi kockázatokat.

Ahogy az irodakeresés első lépésénél, a kiválasztásnál, a tárgyalásoknál és a szerződéskötésnél, úgy a legutolsó lépéseknél is elengedhetetlen a tudatosság és az a fajta szinkronizáltság, aminek köszönhetően elkerülhetjük a problémákat. Az alábbiakban ezt a befejező, de annál fontosabb fázist ismerjük meg kicsit részletesebben, ezáltal pedig talán abban is segíthetünk, hogy ne pont az iroda bérlés utolsó lépéseinél találjuk magunkat szembe egy olyan helyzettel, ami több szempontból is kockázatos és problémás lehet.

Szerződés és tényleges használat kezdete – mi a különbség?

Sokak fejében tévesen mosódik össze a szerződés kezdetének, illetve az iroda használatba vételének időpontja. A valóságban azonban ez több különböző dátumot jelöl, így tehát a szerződés életbe lépése még nem jelent automatikus birtokbavételt. A szerződés hatálybalépése lényegében egy jogi kapcsolat kezdetét jelenti a bérbeadó és a bérlő között. Ez valójában tehát az az időpont, mikor az iroda bérlés ténye és az ehhez kapcsolódó megállapodás hivatalossá válik.

Bár ezután valóban megindulhat a birtokbaadás, vagyis a tényleges átvétel folyamata, ám a szerződés életbe lépése és a valós, gyakorlati használat kezdete között akár több hét is eltelhet. Különösen akkor igaz ez, ha a költözés előtt még élni szeretnénk az egyénileg kialkudott vagy felajánlott fit-out opcióval, így tehát átalakítási/felújítási munkák kezdődnek az irodában. Tényleges beköltözésről pedig csak akkor beszélhetünk, ha az iroda állapota és kialakítása már lehetővé teszi a munkavégzést. Az említett dátumok tehát élesen elkülönülnek egymástól, a piaci tapasztalatok alapján pedig teljesen természetesen ha a birtokbaadást követően még 6-12 hét telik el a tényleges költözésig.

Mit jelent a birtokbaadás?

Az iroda bérlés folyamatának egyik fontos mérföldköve a birtokbaadás, hiszen ez az a pont, ahol a bérbeadó lényegében átadja az irodát a bérlő részére. Ezen a ponton is érdemes azonban körültekintőnek lenni, hiszen ekkor történik meg az iroda átvételi állapotának rögzítése, a kulcsok és belépőkártyák átadása, egyúttal pedig arra is lehetőség van, hogy a különböző műszaki hiányosságokat vagy eddig fel nem tárt problémákat hivatalosan dokumentálják, ezáltal is rögzítve az átvételkor tapasztalt körülményeket.

A cégek számára azért fontos ez a pillanat, mert ettől kezdve a legtöbb esetben már ténylegesen hozzáférhetnek az ingatlanhoz, szükség szerint megkezdhetik a kivitelezési munkákat, illetve a beszállítók koordinációja is megkezdődhet. Ebben a fázisban ugyanakkor az iroda még nem feltétlenül alkalmas a működésre. Ezért is érdemes előre tisztázni, hogy a birtokbaadáskor milyen műszaki állapotban kerül átadásra az ingatlan. Más helyzetet jelent egy teljesen kész, azonnal költözhető terület, és mást egy szerkezetkész vagy részben kialakított iroda, amely további beruházást igényel.

Mennyi időt vesz igénybe a belső kialakítás?

Az iroda bérlés során minden cég számára fontos, hogy a működésének leginkább megfelel környezetet hozzon létre, amihez az iroda belső kialakítása elengedhetetlenül hozzátartozik. Sokan ezen a ponton hibázzák el azáltal, hogy alábecsülik az ehhez szükséges időt. Ez különösen a fit-out opció aktiválása esetében igaz, de akár az egyszerűbb munkák kivitelezése során is előfordulhat, hogy nem hagynak megfelelő időkeretet neki, ami miatt aztán a költözés folyamata is csúszik, a feladatok koordinációja pedig szétesik.

Akár már egy kisebb átalakítás is több hetet vehet igénybe, míg egy nagyobb, egyedi kialakítású iroda esetében akár több hónapos projekt idővel is számolni kell. A munkák összetettségétől függően tehát mindenképpen érdemes némi puffer időt hagyni a költözésig, illetve előzetesen megpróbálni minél pontosabban megbecsülni a kivitelezéshez szükséges időt, ezzel is segítve a koordinációt. Mivel a kivitelezés és a költözés is több szolgáltató munkáját igényli, a feladat nem kicsi, de nem is megoldhatatlan.

Hogyan kerüljük el a duplikált bérleti díjakat?

A költözések során gyakran előfordul, hogy a vállalat egy ideig párhuzamosan fizeti a régi és az új iroda költségeit. Adott esetben ezt nem feltétlenül tudjuk elkerülni, hiszen a kivitelezési munkák befejezésének dátuma jellemzően bizonytalan, tudatos tervezéssel ugyanakkor mindenképpen csökkenthető az az idő, amíg dupla díj fizetésére kényszerülünk. Ezzel kapcsolatban az egyik legfontosabb, előzetes feladat az iroda bérléshez kapcsolódó, már meglévő szerződés felmondási feltételeinek áttekintése. 

Ha a vállalat túl későn kezdi el az új iroda keresését, könnyen olyan helyzetbe kerülhet, hogy az új helyszín már rendelkezésre áll, miközben a régi irodából még hónapokig nem tud kiköltözni. A bérleti tárgyalások során érdemes a birtokbaadás és a bérleti díjfizetés kezdő időpontját külön kezelni. Számos esetben lehetőség van úgynevezett fit-out periódus vagy bérleti díjmentes időszak kialakítására, amely alatt a bérlő már dolgozhat a kialakításon, de még nem vagy csak részben fizet bérleti díjat.

Mikor kezdjük szervezni a költözést?

Ennél a fázisnál már valóban az iroda bérlés folyamatának végső szakaszában járunk, ám természetesen a költözés sem feltétlenül a legegyszerűbben összeszervezhető folyamat, különösen nagyobb cégek, vagy komolyabb infrastruktúrák mozgatása mellett. Egy sikeres költözés pedig általában jóval korábban kezdődik, mint azt a legtöbb cég gondolná. Egy kisebb vállalkozás esetében néhány hét elegendő lehet, míg egy több tucat vagy több száz munkavállalót foglalkoztató szervezetnél akár hónapokkal korábban érdemes elindítani a folyamatok előkészítését.

A költözési projekt része a bútorok és eszközök felmérése, az informatikai infrastruktúra áttelepítése, a szerverek és hálózatok átköltöztetése, valamint az alkalmazottak hatékony tájékoztatása is. Emellett ügyfelek, partnerek és szolgáltatók felé is kommunikálni kell az új telephely címét, illetve szükség esetén a költözés miatti leállás időintervallumát is. A jól felépített ütemterv lehetővé teszi, hogy minden résztvevő pontosan tudja, mikor milyen feladatot kell elvégeznie, így minimalizálhatók a működési fennakadások.

Hogyan hangoljuk össze a rendszerek átállását?

Egy modern cég költöztetése sajnos már nem csupán abból áll, hogy néhány széket, asztalt, szekrényt és a céges dokumentumokat magunkkal visszük egy másik irodába, hanem a különböző műszaki és IT-rendszerek transzfere és újbóli összehangolása is fontos feladat. Ennek hiányában ugyanis az érdemi működés sem kezdhető meg az új helyen, tehát végeredményben egy abszolút esszenciális teendőről van szó, ami szintén képes lehet csúszást okozni a költözés folyamatában. A saját szerverek és rendszerek költöztetése persze belsős feladatként is megoldható és kivitelezhető, de az új iroda műszaki infrastruktúrájának kiépítése sok esetben már külsős szolgáltatót kíván.

Nem ritka, hogy egy új irodában az internetbekötés vagy egy speciális telekommunikációs szolgáltatás kiépítése több hetet vesz igénybe. Ha ezek megrendelése túl későn történik meg, a költözés napján még nem áll rendelkezésre a szükséges infrastruktúra. Érdemes már a bérleti szerződés véglegesítése előtt felmérni, hogy az adott irodaház milyen szolgáltatókat támogat, milyen kapacitások érhetők el, és milyen határidőkkel lehet számolni. A költözési tervnek minden esetben tartalmaznia kell az IT-rendszerek tesztelésének időszakát is.

Miért fontos a tartalékidő?

Fentebb már említésre került az úgynevezett “puffer” idő, de nem árt ha magyarra fordítjuk a kifejezést, így talán egyértelműbb lesz mire gondoltunk. Ez nem más, mint az a tartalékidő vagy ráhagyás, amit az előzetes tervezés során érdemes szándékosan benne hagyni a kalkulációban, ezzel nagyobb mozgásteret biztosítva saját magunknak a koordinációban. Váratlan események ugyanis mindig bekövetkezhetnek, ami által csúszik az előzetes terv, így semmiképp sem érdemes kicentizni az egyes folyamatokhoz szükséges időt, hanem érdemes inkább túlbecsülni, legfeljebb ideális esetben a vártnál előbb végzünk. Mindenképpen biztonságosabb tehát néhány nap vagy akár egy-két hét mozgásteret hagyni, mint utólag sürgősségi megoldásokkal kezelni a problémákat.

Összefoglalás

Az irodabérlés során a szerződés kezdete, a birtokbaadás, a belső kialakítás és a tényleges költözés nem ugyanazt az időpontot jelenti. A sikeres projekt kulcsa az, hogy ezek a mérföldkövek összehangoltan, reális ütemezés mentén valósuljanak meg. A megfelelő előkészítés segít elkerülni a felesleges dupla költségeket, csökkenti a működési kockázatokat, és biztosítja, hogy a vállalat zökkenőmentesen kezdhesse meg munkáját az új irodában.

GYIK

Mi a különbség a birtokbaadás és a beköltözés között?

A birtokbaadáskor a bérlő átveszi az iroda használati jogát és hozzáférését, míg a beköltözés akkor történik meg, amikor a munkavállalók ténylegesen használatba veszik az elkészült irodát.

Mikor kell elkezdeni az irodaköltözés tervezését?

Nagyobb vállalatok esetében akár 6–12 hónappal a tervezett költözés előtt is érdemes megkezdeni az előkészítést, hogy minden folyamat időben teljesítésre kerüljön.

Mi az a fit-out időszak?

A fit-out időszak az iroda belső kialakításának és testreszabásának időszaka, amely a birtokbaadást követően zajlik, de még a tényleges beköltözés előtt.

Lehet-e bérleti díjmentes időszakot kérni a kialakítás idejére?

Sok esetben igen. A bérleti tárgyalások során gyakran lehetőség van fit-out periódus vagy részleges bérleti díjkedvezmény kialkudására.

Miért fontos külön kezelni az IT-rendszerek átállását?

Az internet, a hálózatok és az egyéb informatikai szolgáltatások kiépítése időigényes lehet. Ha ezek nem készülnek el időben, az új iroda használata jelentősen nehezebbé válhat.