Iroda ergonómia és munkaállomások: hogyan tervezz kényelmesen 50+ fős csapatnak?

Tervezzünk tudatosan

Egy iroda keresése nem kis feladat, még ha sok cég hajlamos alá is becsülni az ehhez szükséges időt és erőforrásokat. Ahogy gyakran hangoztatjuk, érdemes jól bevált paraméterek mentén szűkíteni a kínálatot és csak azokat a lehetőségeket kiszűrni, melyek valóban szóba jöhetnek, legyen szó akár a bérleti díjról, akár a helyiség méretéről és elrendezéséről. A kettő persze egymástól nem független, hiszen az ár jellemzően négyzetméterre vetítve jelenik meg a hirdetésekben, így minél nagyobb alapterülettel rendelkezik az iroda, annál többe fog kerülni.

Ezek mellett pedig a hasznos tér fogalmával sem árt tisztában lenni, hiszen ez nem ugyanaz, mint az ingatlan teljes területe. Ez ugyanis csak azokat a tereket jelzi, melyek aktívan használhatók, berendezhetők. Szerencsés esetben a két adat közötti eltérés minimális, de például tetőterekben érhetnek minket ilyen szempontból meglepetések. A tudatos tervezés tehát több szinten is elkerülhetetlen, hiszen csak így biztosíthatjuk azt, hogy az iroda kellően ergonomikus legyen akár nagyobb, 50+ fős cégek számára is.

Honnan tudjuk mekkora területre van szükség?

Az ideális iroda mérettel kapcsolatban nincsenek univerzális szabályok, hiszen minden cég egy kicsit mást keres. Van aki kifejezetten tágas, nagy tereket képzel el, míg mások megelégednek azzal is, ha egy kisebb, de kellően komfortos és ergonomikus irodahelyiséghez jutnak. Az optimalizáció ugyanakkor mindkét esetben fontos, hiszen ez akár a költségek szintjén is megjelenhet. A lényeg, hogy túl kicsi vagy túl nagy irodát semmiképpen sem érdemes kibérelni, hiszen kényelmi vagy anyagi szempontból biztosan hátrányban leszünk.

De továbbra is adja magát a kérdés, hogy mekkora helyre van szüksége egy cégnek? A kalkuláció alapját ez esetben a dolgozók létszáma jelenti. Ennek kapcsán persze azt is érdemes számításba venni, hogy a munkavállalók hány százaléka jár be rendszeresen, és hányan vannak hibrid vagy teljes home office munkarenden. Emellett a munkaállomások, tárgyalók, közösségi terek és a közlekedő folyosók is az egyenlet részét képezik. Ha konkrét számokkal szeretnénk dolgozni azt mondhatjuk, hogy egy dolgozó a számára szükséges, komfortos és ergonomikus térrel, illetve egy munkaállomással együtt kb. 6 négyzetméter helyet foglal, így egy 50 fős cég esetében minimum 300 négyzetméter a kiindulási alap.

Miért gond ha hiányzik az ergonómia?

A fent említett kalkuláció természetesen meglehetősen nyers adatokkal szolgál, de alapként mindenképpen megfelel. Ezen felül ugyanakkor sok múlik még az iroda elrendezésén, alapvető kialakításán – open office vagy szeparált terek – azon, hogy szükség van-e több tárgyalóra, több közösségi térre és még sorolhatnánk. Végső soron ugyanakkor a döntő szerep mégis az ergonómiára hárul, hiszen egy gördülékenyen és kényelmesen használható iroda minden munkavállaló számára ideális környezetet teremt. Ha pedig az iroda méretéből, a túl szűk vagy akár túl tágas terekből fakadóan ez sérül, annak akár a teljesítmény is kárát láthatja.

Az iroda bérlés kapcsán talán kevesebb szó esik a dolgozói elégedettségről, holott ez is egy olyan faktor, ami szerepet játszhat az iroda kiválasztásában, illetve a cég sikerére is hatással lehet. A döntés során mindenképpen érdemes tehát figyelembe venni a cég létszámát, illetve a munkavállalók körében sem árt egy felmérést végezni, hogy milyen igényeik, meglátásaik vannak a leendő irodával kapcsolatban. HA szem előtt tartjuk az említett kritériumokat és egy mindenki számára megfelelően kényelmes és ergonomikus teret alakítunk ki, az produktívabb és elégedettebb dolgozókat eredményez. Az iroda maga ehhez az alap, de a megfelelő berendezés és kialakítás jellemzően már a bérlő dolga.

Hogy jön képbe a fit-out?

Az irodai ergonómia kapcsán röviden érdemes szót ejteni a fit-out lehetőségéről is. Gyakran előfordul ugyanis az, hogy egy helyiség az alapterületét és más paramétereit tekintve is ideálisnak tűnik, ugyanakkor bizonyos fokú belső átalakításokra van szükség ahhoz, hogy valóban élhető és jól használható környezetet biztosítson a cégnek. Ilyen esetben egyéni megállapodás szerint van lehetőség az iroda bizonyos fokú átalakítására, akár falak áthelyezésére is sőt, a fit-out vagyis a bérbeadói hozzájárulás keretében a költségek egy részét a tulajdonos vállalja magára, hiszen ezáltal ő is egy értékesebb ingatlan birtokába jut. Az legideálisabb persze továbbra is az, ha ilyen plusz feladatok szükségessége nélkül találjuk meg a tökéletes kiadó irodát.