Iroda: hogyan mérd fel a valós területkihasználást és a növekedést (nem csak „fő/négyzetméter”)?

Miért fontos az igényfelmérés?

Az irodakeresés során sok különböző, objektív paramétert vehetünk figyelembe, melyek megkönnyítik a döntést és segítenek ideális ingatlant találni. Nem feledkezhetünk meg ugyanakkor a munkavállalókról és az ő véleményükről, illetve igényeikről sem, hiszen a mindennapi munkavégzés alapvetően hozzájuk kötődik, vagyis ők használják leginkább aktívan az irodát. Így tehát az irodabérlés előtt mindenképpen érdemes egy szervezett vagy akár egy ad hoc jellegű közvéleménykutatást végezni a cégen belül, akár célzott kérdésekkel a paraméterekről, akár a szabad ötletelés szintjén, hogy kiderüljön a kollégák számára mi tenné komfortossá az új irodát.

Tökéletes eredmény persze talán nem is létezik, de a begyűjtött információk, illetve a cég igényei és lehetőségei mentén máris hatékonyabban szűrhetjük a potenciális jelölteket. Ha pedig a kollégákat is bevonjuk a döntéshozatalba, az több tekintetben pozitívan csapódik le, hiszen így ők is egyértelműen érzik, hogy fontos a véleményük, illetve a végül kibérelt iroda is nagyobb valószínűséggel lesz olyan, ami a többség abszolút megelégedésére szolgál. Ez pedig értelemszerűen a munkamorálra és teljesítményre is jó hatással van.

Hogyan hatnak az igények az iroda méretére?

Az igényfelmérés során sok minden elhangzik az iroda lehetséges paramétereit illetően, még ha sokszor nem is konkrét adatokat vagy számokat szedünk össze ezekből a beszélgetésekből. Könnyen körvonalazódhat azonban az, hogy nagyjából mekkora irodára lesz szükség ahhoz, hogy mindenki számára kényelmes és hatékony legyen a munkavégzés. Legyen szó akár a jellemző létszámról, a munkaállomások méretéről, a tárgyalók és közösségi terek szükségességéről vagy akár az iroda konkrét kialakításáról, az előzetes felmérés az optimális méretet is segíthet meghatározni.

Egy átlagos iroda kapcsán egyébként azt mondhatjuk, hogy egy munkavállaló és munkaállomása nagyjából 6 m2 helyen fér el kényelmesen. Ezzel együtt persze érdemes számolni az esetleges home office alkalmakkal, a cég átlagos, jelenléti létszámával, az említett plusz terekkel és persze az sem mindegy, hogy szeparált terekben vagy open office-ban gondolkodunk. A következőkben három olyan adekvát szempontot veszünk górcső alá, ami segíthet abban, hogy ne válasszunk se túl nagy, se túl kicsi ingatlant, illetve, hogy az ár/érték arány is megfelelően alakuljon.

Miért fontos a meeting terhelés?

Sok cég mindennapi munkájának szerves részét képezik a megbeszélések, vagyis meetingek. Ezek lehetnek belsős találkozók, de sokszor a partnerekkel történő egyeztetések is helyben, az irodában zajlanak. Előbbieket akár könnyen megoldhatjuk egy nagyobb, nyitott térben is, amire az open office koncepció is lehetőséget ad, de a többség jobban kedveli, ha ehhez külön meeting szobák vagy tárgyalók állnak rendelkezésre. Ez különösen hasznos, ha a kérdéses témák esetleg nem tartoznak mindenkire.

A nagyfokú meeting terhelés tehát megkívánja, hogy az iroda legalább egy, de adott esetben akár több tárgyalóval, vagy erre szolgáló helyiséggel rendelkezzen. Az újabb irodák esetén ez kifejezetten gazdaságos helykihasználással is megoldható, hiszen például az online meetingek megtartására alkalmas, szeparált, egyszemélyes fülkék épp ezt szolgálják. A hagyományos tárgyalók ugyanakkor jelentősebb mértékben is növelhetik a cég helyigényét, így ha a megbeszélések mindennaposak és nagyobb létszámban zajlanak, mindenképpen nagyobb irodára lesz szükség.

Hogyan oldható meg a fókuszált munka?

Az open office koncepció és a szeparált terek szükségessége sokszor ütközteti az érdekeket, holott a kettő kombinációját sem lehetetlen megoldani, így nem feltétlenül kell egyik vagy másik mellett letenni a voksunkat. Kétségtelen azonban, hogy az iroda megfelelő kialakítása egyrészt az alapterületre is hatással lehet, illetve a valóban hasznos terek kérdése vagy akár a szükséges átalakítások kapcsán a fit-out költségek is releváns kérdést jelentenek.

Bár a nagy, nyitott terek lehetőséget adnak a kreatív, közös munkára, sok esetben nagyobb fókuszra van szükség, ami könnyebben oldható meg saját szobákban vagy szeparált helyiségekben. Az előzetes igényfelmérés során erre érdemes külön is hangsúlyt fektetni és valamilyen módon biztosítani ennek a lehetőségét az új iroda kialakítása során is. A választás során tehát mindenképpen tartsuk szem előtt, hogy milyen irányban gondolkozunk, illetve szükség esetén átalakítható-e valamilyen módon a kiválasztott iroda.

Mit befolyásol a vendégforgalom?

Sok cég a működése során abszolút minimális vendégforgalmat bonyolít, így az iroda kizárólag a “belsős” munkák, nem pedig a partnerkapcsolatok ápolásának színtere. Az ilyen vállalkozások számára jellemzően egy kisebb alapterületű, külön tárgyalóval, vagy vendégfogadó térrel nem rendelkező iroda is abszolút jó választás lehet, az optimális méret kiválasztásával pedig a bérleti díjból is jelentős összeget csíphetünk le.

A másik végletet a mindennapi és sűrű vendégforgalmat bonyolító cégek jelentik, ahol gyakran nem csak tárgyalóra lesz szükség, hanem fogadótérre, váróteremre, esetleg egy recepciós pultra is, ami akár jelentős mértékben is növelheti a gördülékeny működéshez szükséges teret. Az iroda keresése során tehát ezt a szempontot sem árt figyelembe venni, ahogy azzal is érdemes számolni, hogy idővel a cég még tovább növekedhet, ami sok egyéb szempontból is több helyet követel.