Iroda kiadó: a 10 leggyakoribb bérlői hiba, ami pénzbe kerül

1. A bérleti költségek félreértése

A bérleti költség a cég szempontjából talán az egyik legfontosabb kérdés, hiszen többek között ez dönti el azt, hogy az adott ingatlan megfelel-e számotokra, annak árát hosszabb távon is elbírja-e a céges költségvetés. Gyakori hiba, hogy a kiadó iroda kapcsán csak a hirdetésben szereplő négyzetméter árral számolnak, a valóságban ugyanakkor sokkal több és magasabb kiadást is jelenthet az iroda mindennapos üzemeltetése. Ennek díját sokan kihagyják az egyenletből, valamint a rezsit sem feltétlenül mérik fel megfelelően, ahogy az éves indexálás hatását is gyakran alábecsülik. A hiba kiküszöbölésének érdekében érdemes lehet teljes havi költségbontást kérned a bérbeadótól és több évre előre számolni a várható költségekkel.

2. Rosszul felmért területi igény

A mindennapi munkavégzés szempontjából nagyon is fontos, hogy a kiadó iroda megfelelő méretű és kellően ergonomikus legyen. Utóbbi persze azon is múlik, hogy a cég hogyan rendezkedik be, de a méret egy meglehetősen egzakt adottság, amire mindenképpen érdemes figyelni. A túl kicsi iroda hosszabb távon biztosan szűknek bizonyul majd, ám egy feleslegesen nagy helyiség túlzott kiadást jelenthet. Ezzel kapcsolatban tipikus hiba, hogy a választás során az aktuális létszámmal számolnak, a lehetséges növekedéssel, illetve a hibrid munkavégzéssel nem számolnak. Semmiképp sem érdemes tehát csupán négyzetméterekben gondolkodnod, hanem a munkaállomásokat, tárgyalókat és a funkcionális helyiségeket is vedd számításba.

3. Túl hosszú bérleti elköteleződés

A kiadó irodák tekintetében a napjainkban leginkább jellemző szerződés hossz minimum 5 év, de ettől akár hosszabb elköteleződést is elvárhatnak a bérbeadók. Tipikus hiba, hogy a cégek nem biztosítják be magukat a megfelelő kilépési lehetőségekkel, illetve a cég méretének és működésének változásával sem számolnak, enélkül írnak alá több éves szerződéseket. Ennek elkerülésére mindenképpen érdemes a szerződés felbontásának lehetőségeit is tisztázni, esetleg rugalmasabb futamidőt vagy bérbeadási jogot kialkudni.

4. Túl rövid bérleti időszak

A túl hosszú szerződések aláírásával szembeni másik véglet, vagyis a túlságosan rövid bérleti időszak is tartogat veszélyeket, amivel sokan nem kalkulálnak előre. A gyakori költözések ugyanakkor megterhelőek lehetnek a cég működését tekintve, ráadásul az ilyen rövid szerződések esetén – ha egyáltalán vállalja a bérlő – a bérleti díjak is magasabbak az átlagosnál. Ráadásul, ha az irodát a cég saját képére szeretnénk formálni és ebben a tulajdonos/bérbeadó is szerepet vállal, a fit-out költségek megtérülése miatt ez várhatóan összeegyeztethetetlen a rövid futamidővel. Ha nem szeretnél túl hosszú időre elköteleződni, találd meg az üzletileg indokolt minimum távlatot, ami mellett a rugalmasság is megmarad.

5. Az apróbetűs rész figyelmen kívül hagyása

A kiadó irodák bérlése kapcsán az átgondolt és figyelmes adminisztráció is fontos, hiszen itt jogilag is érvényes szerződésekről van szó, aminek tartalma a cégre nézve is kötelező érvényű, így annak a problémák elkerülése érdekében meg is kell felelni. Az apróbetűs rész sokszor azonban itt is trükkös és emiatt sok pénz folyhat el indokolatlanul. Ennek elkerülésére jó megoldás lehet, ha jogásszal és piaci tapasztalattal rendelkező szakértővel is átnézeted a szerződést, hiszen ők hatékonyabban képesek kiszűrni a nehezen észrevehető, kérdéses pontokat.

6. Az iroda műszaki állapotának hibás felmérése

Egy hirdetés sokszor túlságosan is kedvező képet állít egy kiadó irodáról és szándékosan vagy akár véletlenül hallgat el olyan körülményeket, amik a fenntartási költségekre is közvetlen hatással vannak. Az iroda műszaki állapotának hibás felmérése tehát egyértelmű anyagi kockázat, ami számos területen jelentkezhet, így pl.: nem megfelelő hűtés/fűtés, gyenge, elavult IT infrastruktúra, korlátozott biztonság stb. Ezek észleléséhez elengedhetetlen az ingatlan személyes bejárása, illetve az sem árt, ha célzott kérdésekkel tárod fel a neuralgikus pontokat. 

7. Nem megfelelő lokáció

Egy elsőre csábító és a térkép szerint is remek lokáció a valóságban nem feltétlenül ideális, hiszen a megközelítés és parkolás kérdése is adekvát szempontok, melyek nem járnak együtt automatikusan a jó elhelyezkedéssel. Gyakori hiba, hogy a papíron optimális helyszín miatt nem kerülnek ellenőrzésre a környék tömegközlekedési lehetőségei, illetve az, hogy rendelkezésre áll-e megfelelő számú parkoló az autóval járók számára. Sokszor pedig a mindennapok során is fontos szolgáltatások hiánya jelent problémát egy adott környéken. A keresés során tehát ne csak a vezető, hanem a dolgozók fejével is gondolkodj.

8. Fit-out és egyéb költségek alábecslése

A fit-out költségek nem csak egy saját, hanem egy kiadó iroda kapcsán is releváns szempontot jelentenek, hiszen a cégek mindegyike szeretné a saját igényei szerint alakítani a bérleményt, hogy az a lehető legergonomikusabb és látványában is a cég arculatához illeszkedő legyen. Tipikus hiba, hogy ennek költségével nem számolnak megfelelően. A fit-out költségek megtérülése pedig akkor is fontos, ha ezt a bérbeadó vállalja magára, hiszen ez ilyen esetben hatással lehet a szerződés hosszára, mivel az ő érdeke értelemszerűen a plusz kiadás bérleti díj általi megtérülése. A helytelenül felbecsült kiadások tehát akár a cég rugalmasságát is csorbíthatják. Készíts tehát költségtervet, hogy elkerüld a váratlan helyzeteket.

9. Hiányzó kilépési stratégia

A szerződés hossza kapcsán már szóba került a kilépési stratégia kérdése, ami ugyanakkor sok esetben hiányzik ezekből a dokumentumokból, ami egyértelműen megnehezíti a cégek dolgát. A változás az üzleti élet sajátja, így ezzel is kalkulálni kell, hogy megmaradjon a kellő flexibilitás. A legjobb megoldás értelemszerűen a prevenció, vagyis ha már a szerződéskötéskor is beépítjük a lehetséges exit pontokat és feltételeket, amik később, bizonyos keretek között egyszerűen érvényesíthetők.

10. Szakértő bevonása nélküli folyamatok

Sokan úgy gondolják, hogy egyedül is képesek megtalálni a cég számára leginkább megfelelő ingatlant, így nem is kérnek szakértő segítséget. Ezáltal azonban a folyamatok sokkal kevésbé gördülékenyebbek, a kínálat hatékony szűrése is nehézkes és sok esetben a kialkudható feltételek sem annyira kedvezőek, mintha rutinos szakértőket is bevonnánk a folyamatba. Egy irodaközvetítő ugyanakkor gyakran többet spórolhat neked, mint amennyibe kerül és természetesen maga az iroda is nagyobb eséllyel lesz optimális a cég számára.