Miért nehéz megtalálni az ideális irodát?

Önmagában már erre a kérdésre is igencsak nehéz egyszerűen válaszolni, így talán nem meglepő, hogy a konkrét folyamat is gyakran érződik egy bonyolult útvesztőnek, amiből néha úgy érezzük, hogy megtaláltuk a kiutat, ám ekkor egy következő kanyar mégis eltérít minket a célunktól. Könnyű menetre persze senki sem számíthat, hiszen az irodák kínálata országszerte óriási és még akkor is egy szinte végeláthatatlan, rengeteg különböző lehetőséget ajánló piacról beszélünk, ha csupán a fővárosra szűkítjük a keresést. Ahány cég, annyi szempont, ezek pedig ha ilyen mélységű kínálattal találkoznak, az első időszakban tapasztalható káosz szinte borítékolható.

Az általános vélekedés szerint az irodabérlés folyamata akár 12-18 hónapot is igénybe vehet a keresés kezdetétől számítva, így ha első vagy egy új helyet keresünk cégünknek, érdemes időben belevágni. A kritériumok és nézőpontok szerteágazó dzsungelében pedig szintén nem árt egy járható ösvényt vágni, aminek mentén elindulhatunk a cég számára legoptimálisabb megoldás felé. A kompromisszumok persze a döntés részét képezik, de jobb ha az ideális iroda nem csak az álmainkban, hanem a valóságban is létezik.

Milyen szempontokat érdemes figyelembe venni?

Az iroda keresését több oldalról is meg lehet közelíteni. Ennek egy része szigorúan technikai, műszaki vagy éppen financiális kérdéseket feszeget, míg a másik része sokkal inkább a cég és a benne dolgozó munkavállalók érdekeit és igényeit helyezi előtérbe. Bár alapvetően egyikkel sincs semmi probléma és valóban minden lehetséges aspektust érdemes számításba venni, nem szorítkozhatunk túlzottan egyikre sem, inkább ezek hatékony mixét érdemes létrehozni annak érdekében, hogy valóban optimális eredményre jussunk.

Igen, a műszaki paraméterek fontosak és az sem mindegy, milyen összeget kell havi szinten fizetni az iroda bérléséért és üzemeltetéséért. Egy túl olcsó és ebből fakadóan nem túl komfortos megoldás ugyanakkor a dolgozókat érintheti hátrányosan, ami a cég produktivitására is kihat. A megoldás tehát a jól bevált arany középút, ami mindenből hozzáad egy kicsit a döntési mátrixhoz.

Milyen szerep jut a munkavállalóknak a folyamatban?

Egy iroda lényegében egy közös tér, ahol a mindennapi munkavégzés is zajlik, így a helyiség fő használói értelemszerűen a munkavállalók lesznek. Ezért kihagyhatatlan mozzanat az, hogy az ő véleményüket is kikérjük, legalább egy előzetes igényfelmérés formájában. Bár többségük közvetlenül nem szólhat bele a döntéshozatalba, ötleteikkel és elképzelésikkel nagyon is sokat segíthetnek a megfelelő iroda megtalálásában. A legtöbbször említett és ezáltal számukra legfontosabb igények pedig nyugodtan felkerülhetnek a keresés során lehetőség szerint elkészítendő shortlistre, hiszen ez sokkal hatékonyabbá teheti a komplett folyamatot.

Hogyan változhatnak a nézőpontok?

Bár nagy vonalakban a munkavállalók mindegyike ugyanabból a célból használ egy irodát, a nézőpontok értelemszerűen változhatnak is attól függően, hogy a munkakör vagy az adott részleg milyen szükségletekkel, elvárásokkal és alapvető attitűddel rendelkezik. Nem ritka, hogy a vezetés merőben más véleményen van, mint például a HR, a pénzügy vagy más dolgozók, de ezen nem is érdemes csodálkozni, hiszen a cég hierarchiájának másik részén tartózkodnak, ezáltal pedig a szempontrendszerük is más. A véleménynyilvánítás szabadsága értelemszerűen fontos, de ennek kapcsán sem érdemes elveszni a részletekben, inkább valamilyen módon szintetizálni az igényeket és elvárásokat, majd ezt átültetni a keresés során meghatározott kritériumok szintjére.

Mire figyel leginkább a vezetés?

A cégvezetés, mint döntéshozó, ideális esetben számos különböző szempontot igyekszik figyelembe venni az iroda keresése során. Lényegében ezen a szinten összpontosul minden begyűjtött vélemény és tapasztalat, ami alapján a választás is megszületik. Nem vonatkoztathunk el azonban attól, hogy a vezetők milyen pozíciót töltenek be a cégen belül és ez milyen attitűddel jár együtt. Számunkra ugyanis az elsődleges szempont a cég boldogulása és sikere, illetve a munkavállalók elégedettsége. Az irodabérlés kapcsán a kettő sajnos nem feltétlenül találkozik egymással, így egészséges kompromisszumra is szükség lehet. 

A vezetők számára fontos, hogy mit közvetít egy iroda, hogy miként képviseli a céget. Egy olyan helyet keresnek, ahol nem csak a mindennapi munka kényelme adott, hanem ahol a partnerekkel való találkozás is professzionális, zavartalan és komfortos módon oldható meg. A cél, hogy az ingatlan valóban támogassa a cég mindennapi működését, illetve hogy hosszútávon is megbízható megoldást kínáljon, mindezt úgy, hogy a bérleti díjért és fenntartási költségekért cserébe egy műszaki szempontból is kifogástalan irodát kapjanak.

Milyen szempontokat vesz figyelembe a HR?

A HR nem csupán a munkaügyekért és a munkavállalókért felelős részleg, hanem egyben a “nép hangja” is. Esetükben tehát az iroda kiválasztása során az elsődleges szempont az, hogy a munkavállalók igényeit tolmácsolják, érdekeiket képviseljék a teljes bérlési folyamat során. A HR nézőpont tehát leginkább dolgozó-központú, hiszen számukra a pozitív visszajelzések, illetve a kollégák komfortja a lényeg. Ha úgy tetszik, hidat képeznek a döntéshozók és az irodát aktívan használók között, ezzel remélhetőleg olyan körülményeket teremtve, ami kedvez annak, hogy a lehető legjobb irodára essen a választás a munkavállalók szempontjából is.

Mi számít a pénzügy számára?

A realitások talaját elsősorban a pénzügyi részleg képviseli, hiszen ők azok, akik a mindennapok során is kezelik a cég bevételeit és kiadásait, mérleget készítenek és minden adatról naprakész információkkal rendelkeznek. Mivel az iroda kiválasztása nagyon nagy mértékben az anyagi lehetőségektől is függ, a pénzügy bevonása a döntéshozatalba elengedhetetlen. Még ha úgy érezzük, meg is találtuk az ideális irodát, részükről nem garantált a beleegyezés, hiszen ha a havi szintű kiadások miatt elvész az anyagi biztonság, az ő oldalukról az nem tekinthető megfelelő választásnak. Ezáltal természetesen ők is a cég érdekeit képviselik, a folyamat során pedig mindenképpen a földhözragadtabb, szigorú és számszerűsíthető hangot képviselik. Ezzel együtt az iroda bérleti díjának birtokában az is lehet, hogy segíthetnek kedvezőbb opciókat keresni vagy éppen kialkudni, esetleg a cég költségvetését úgy alakítani, hogy mégis megoldható legyen a kinézett ingatlan bérlete.

Hogyan közelíthetők az álláspontok?

A döntés alapvetően az iroda kapcsán is a vezetőség hozza meg, de ahogy említettük, az előzetes felmérések és a dolgozók véleményének kikérése nagyon is fontos mozzanat. Az eddig kifejtett nézőpontok látszólag külön utakat képviselnek, de a közös pont mindenképpen az, hogy olyan megoldás szülessen, ami a cég és a dolgozók érdekeit is megfelelően lefedi. Így tehát a legbiztosabb, ha a véleményeket és lehetőségeket összevetjük, szintetizáljuk a különböző álláspontokat, hogy az egyenlet végén kapott megoldás mindenki számára a lehető legoptimálisabb legyen. A kompromisszumok a folyamat részei, de azok mértéke nem mindegy. 

Összefoglalás

Egy iroda kiválasztása sosem egyszerű feladat, a műszaki paraméterek mellett pedig mindenképpen figyelembe kell venni a munkavállalók igényeit, illetve a cég lehetőségeit is. Az egyes részlegek másképp gondolkodhatnak az elvárásokkal és opciókkal kapcsolatban, de a végső cél minden esetben az, hogy a mindenki számára lehető legoptimálisabb döntés szülessen. A vélemények szintetizálása segíthet kiválasztani azt az irodát, ami hosszú távon is komfortos lehet a komplett cég számára.

GYIK

Miért értékeli másként ugyanazt az irodát a vezetés, a HR és a pénzügy?

Mert eltérő célok mentén gondolkodnak. A vezetés a stratégiai elhelyezkedést és a növekedési lehetőségeket nézi, a HR a munkavállalói élményt és megtartást, míg a pénzügy a költséghatékonyságot és a hosszú távú megtérülést helyezi előtérbe.

Melyek a legfontosabb szempontok vezetői nézőpontból?

A lokáció (ügyfelekhez, partnerekhez való közelség), a cég arculatához illeszkedő megjelenés, valamint a skálázhatóság – vagyis hogy az iroda képes-e támogatni a cég jövőbeli növekedését.

Mire figyel leginkább a HR az irodaválasztás során?

A munkavállalói élményre: könnyű megközelíthetőség, modern munkakörnyezet, közösségi terek, valamint olyan adottságok, amelyek segítik a toborzást és a megtartást (pl. jó infrastruktúra, kényelmes munkavégzés).

Hogyan közelíti meg a pénzügy az iroda választást?

Elsősorban a teljes költséget vizsgálja (bérleti díj, üzemeltetés, rezsi), valamint a szerződéses feltételeket és a hosszú távú pénzügyi kockázatokat. Fontos szempont a költségek tervezhetősége és optimalizálása.

Hogyan lehet közös döntési szempont listát kialakítani?

Úgy, hogy minden érintett terület priorizálja a saját kulcstényezőit, majd ezekből egy súlyozott, közös kritériumrendszer készül. Ez segít abban, hogy az iroda ne csak egy szempont szerint legyen ideális, hanem a teljes szervezet számára hosszú távon is működőképes választás legyen.