Az irodakeresés első lépései

Ha céged új irodát keres, akkor érdemes felkészülni arra, hogy a folyamat nem minden esetben egyszerű és gördülékeny, még ha laikusként a hatalmas kínálat miatt elsőre úgy is tűnik, hogy ez egy kifejezetten sima feladat lesz. Az óriási merítési lehetőségek miatt ugyanakkor rengeteg a bizonytalanság és a lehetséges választási opció, hiszen általában nem csak egyetlen kiadó iroda képes olyat mutatni, ami miatt azonnal vonzóvá válik a cég számára. De mégis mi a megoldás, hogy elkerüljük a bonyodalmakat?

Első lépésben kénytelenek leszünk egy rendkívül céltudatos, a cég érdekeit szem előtt tartó, de valamennyire kompromisszumkész attitűddel felvértezni magunkat, ami segíthet eligazodni az ingatlanok között. Ehhez akár listát is készíthetünk azokról a kritériumokról, amik a legfontosabbak a cég számára, illetve a dolgozók megkérdezése és igényfelmérése is fontos mozzanat. Egy jól felépített döntési mátrix irányt mutat a kiadó irodák labirintusában, de a keresés során mindenképpen érdemes mindig több opciót is felszínen tartani, ezzel is kellő mozgásteret biztosítva a cégnek.

Miért érdemes több árajánlatot bekérni?

Mivel a kiadó irodák piaca óriási, talán furcsa is lenne ha a keresés során egy cég az első szimpatikus opciónál megállapodna és rögtön amellett döntene. Az ösztönök és zsigeri megérzések persze sokat számítanak az üzleti világban, de egy ingatlan bérlése során inkább a realitások talaján kell maradni és a piac írott és íratlan szabályait követni. A mozgástér és rugalmasság pedig minden esetben fontos, így a lehető legoptimálisabb döntéshozatal érdekében mindenképpen érdemes több árajánlatot is bekérni.

Az irodák bérleti díját ugyanis számos különböző tényező alakíthatja, így pl. a méret, a műszaki felszereltség, a lokáció, a szolgáltatások és még sorolhatnánk, nem beszélve a különféle járulékos, üzemeltetéshez kapcsolódó költségekről. Mivel a kiadó iroda kiválasztása jellemzően erősen árérzékeny, a több különböző árajánlat birtokában átfogóbb képet kaphatunk az aktuális árszínvonalról és ez alapján már relativizálhatjuk az egyes ingatlanok által kínált minőséget, a költségekhez viszonyítva.

Hogyan vessük össze az egyes ajánlatokat?

A kapott árajánlatokat objektív és szubjektív szempontok alapján egyaránt értékelhetjük, ám értelemszerűen inkább utóbbiak segíthetnek átgondolt és optimális döntést hozni. A cég érdekei és szükségletei természetesen fontosak, de jellemzően sajnos nem ezek alakítják a piac irányvonalait, így az esetek többségében szükség lesz egy bizonyos fokú kompromisszumra. Az objektív kritériumok mentén pedig eleve egyszerűbb dolgunk van, hiszen az egyes kiadó irodák műszaki paraméterei által nagyon könnyen eldönthetjük, hogy az ár/érték arány szempontjából mely opciók jelenthetik a legjobb megoldást, akár hosszabb távon is.

Miért hasznos egy egységes döntési mátrix?

A shortlistre kerülő, és valóban szóba jöhető kiadó irodák sok különböző paraméterrel, műszaki tartalommal vagy akár szolgáltatásokkal rendelkeznek, ahogy az építészeti megoldások, elrendezés, kreatív lehetőségek terén is kifejezetten sokszínű kínálattal rendelkezik a piac. Épp ezért minden ingatlan egy kicsit másképp, más miatt nyeri el a cég tetszését. Az ajánlatok kiértékelése során ugyanakkor mégis érdemes egy saját magunk által felépített, objektív és szubjektív szempontokat szintetizáló döntési mátrixot felállítani, hiszen így minden egyes irodát ebben a kritérium-rendszerben tudunk értékelni, ami által egy sokkal tisztább és világosabb végeredmény születhet. Ez a döntési mátrix persze cégtől függően változhat, de bizonyos alapvető paraméterek minden kiadó iroda kapcsán alkalmazhatók és már ezek is nagyban segítik a megfelelő döntéshozatalt.

Mire figyeljünk a költségek terén?

Ahogy említettük, a kiadó iroda keresése egy kifejezetten árérzékeny folyamat, hiszen talán ez az a terület, ahol a cégek keze a leginkább meg van kötve. Az iroda bérlésére fordítható havi költségek eleve nagyban meghatározzák azon ingatlanok körét, amik egyáltalán reálisan szóba jöhetnek. A hirdetésekben jellemzően egy négyzetméterre vetített ár látható, így ezt kell felszorozni az iroda alapterületével. A költségek ugyanakkor nem merülnek ki ebben, hiszen a fenntartási költségek, rezsi, az esetleges szolgáltatási díjak és sok egyéb kiadás is felmerülhet, amiket mindenképpen érdemes tételesen is tisztázni az árajánlatokban, hogy tényleges képet kapjunk az ingatlanhoz kapcsolódó költségekről. Reálisan tehát az első lépések között kell szereplnie az irodabérlésre fordítható keretösszeg meghatározásának, majd ez alapján következhet az opciók első rostája.

Miért fontos a műszaki megfelelés?

Egy iroda műszaki felszereltsége és általános állapota az árazás terén is döntő szempont lehet, de természetesen a döntés során is érdemes figyelembe venni az ehhez kapcsolódó kritériumokat. Egy kiadó iroda ugyanis értelemszerűen a mindennapi munkavégzés helye lesz, ahol a partnerekkel való találkozások is lebonyolításra kerülnek, így pedig alapvető elvárás, hogy a komfortos, igényes munkakörnyezet kialakításához szükséges műszaki feltételek is rendben legyenek. Ezek égisze alá rengeteg különböző dolog tartozhat, így például az internetkapcsolat elérhetősége, informatika környezet, elektromos rendszer állapota, nyílászárók, fűtésrendszer, klímák stb. Így tehát bőven van mire figyelni a műszaki paraméterek tekintetében is, de ezek megfelelő állapota kiemelten fontos a megfelelő környezet kialakításához.

Adott-e a bővülési lehetőség?

Egy cég a működése során ideális esetben idővel növekszik, ami egyben azzal is jár, hogy több munkavállalóra lesz szükség. Ehhez pedig plusz hely kell, hiszen egy dolgozó átlagos helyigénye csupán a megfelelő méretű munkaállomással számolva is nagyjából 6m2. A kiadó iroda kapcsán adekvát kérdés tehát, hogy kínál-e valamilyen bővítési lehetőséget. Ez egyáltalán nem szokatlan igény, hiszen sok esetben akár az iroda mellett is elérhetők plusz helyiségek vagy az épületen belül nagyobb irodák, így sok helyen eleve számítanak az ilyen helyzetekre. Mivel a jellemző bérleti időszak minimum 3-5 évre szól, nem hagyható figyelmen kívül a terjeszkedés opciója sem. A keresés során tehát erre is érdemes figyelmet fordítani.

A lokáció kérdése

Az iroda elhelyezkedése sok szempontból fontos, hiszen a munkavállalók napi munkába járása vagy éppen a partnerek látogatása miatt sem mindegy, hogy pontosan hol található az ingatlan. Sokan ugyanakkor összekeverik a központi és a könnyen megközelíthető lokáció fogalmát. Egy budapesti, belvárosi kiadó iroda például ténylegesen frekventált helyen található, ugyanakkor gyakori probléma a parkolóhelyek hiánya, illetve a szűkebb utcákon kialakuló forgalmi fennakadások is. Így tehát könnyen lehet, hogy egy külsőbb kerületben található, de jó infrastruktúrával – útvonalak, saját parkoló – és közeli tömegközlekedési lehetőségekkel rendelkező iroda jobb választás lehet, ha a kényelmi szempontokat vesszük figyelembe. Az árak tekintetében pedig ez utóbbival jelentős összeget is megtakaríthatunk.

Milyen kockázatokat vegyünk figyelembe?

A döntési mátrix fentebb felsorolt elemeinek mindegyike értékelhető egyben potenciális kockázatnak is, hiszen az irodabérlés során sok buktatóval találkozhatunk, amik könnyen lehet, hogy csak az ingatlan effektív használata során jönnek elő. Ilyenek lehetnek például a váratlan műszaki hibák, a közlekedési lehetőségek változásából fakadó infrastrukturális kérdések, a terjeszkedési opciók átalakulása vagy azok hiánya, az infláció miatt bekövetkező, de ahhoz képest is túlzó mértékű bérleti díj emelkedés és a különböző rejtett költségek, illetve a túl hosszúra nyúló minimum bérleti idő, amelyek mindegyik problémákat okozhat.

Ezek többségére szerencsére előzetesen is fel lehet készülni, így az ingatlanok megfelelő szűrése, felmérése, személyes bejárása, illetve a tárgyalások során az általunk hozott döntési mátrix érdekeinek érvényesítése is fontos ahhoz, hogy a kockázatokat minimálisra csökkentsük. A döntés természetesen mindig a vezetőé, de annak minden elemében védhetőnek kell lennie. A határozott szempontrendszer és szükség esetén a külső, profi segítség bevonása pedig ebben is segíthet.

Vezetői szinten is védhető döntés

A kiadó iroda kiválasztása során a végszó jellemzően a vezetőségé, akik ily módon a legnagyobb felelősséggel rendelkeznek a folyamatban. Ezért is érdemes az említett döntési mátrixot előtérbe helyezni és kellőképpen objektívnek maradni, nem csupán a saját szempontokat figyelembe venni. A munkavállalók és különböző részlegek véleményének kikérése, illetve az álláspontok és igények megismerése segíthet egy olyan döntést hozni, amivel mindenki elégedett lehet. Ily módon pedig akár egy közös döntésnek is tekinthető az iroda kiválasztása, ami által a komplett folyamat és a döntő érvek is védhetővé válnak.

Összefoglalás

A megfelelő, kiadó iroda kiválasztása alapvetően a cégvezetők feladata, de a folyamatba mindenképpen érdemes bevonni a többi munkavállalót is annak érdekében, hogy egy jól átgondolt és mindenki számára megfelelő döntés szülessen. A kompromisszumok persze elkerülhetetlenek, de a megfelelő, objektív döntési mátrix alkalmazásával minimalizálhatjuk a kockázatokat.

GYIK

Miért érdemes döntési mátrixot használni iroda kiválasztásakor?

A döntési mátrix segít strukturáltan összehasonlítani a különböző irodalehetőségeket több szempont alapján (pl. költség, lokáció, műszaki paraméterek). Ez csökkenti a szubjektív döntések arányát, és átlátható, adatvezérelt választást tesz lehetővé.

Melyek a legfontosabb szempontok egy kiadó iroda értékelésénél?

A leggyakrabban használt fő kategóriák lehetnek pl.: a teljes bérleti költség, a lokáció és megközelíthetőség, a bővülési feltételek és a bérleti struktúra rugalmassága, illetve a műszaki és infrastrukturális megfelelés.

Hogyan határozzuk meg az egyes szempontok súlyát a mátrixban

Ezt érdemes a  vállalat stratégiai céljaihoz kell igazítani. Például egy gyorsan növekvő cég nagyobb súlyt adhat a bővülési lehetőségnek, míg egy költségérzékeny szervezetnél a teljes bérleti költség dominálhat. Fontos, hogy a súlyozás vezetői konszenzuson alapuljon.

Mitől lesz a végső döntés a vezetőség számára is védhető?

Egy döntés akkor védhető, ha: objektív, előre definiált szempontok alapján születik, a döntési folyamat megfelelően dokumentált, számszerűsíthető eredmények támasztják alá, az alternatívák összehasonlítása is bemutatásra kerül

Milyen gyakori hibákat érdemes elkerülni az irodaválasztás során?

Gyakran előforduló hibák az irodaválasztás során pl.: csak az alap bérleti díj figyelembevétele és a rejtett költségek ignorálása, a rövidtávú igények túlzott súlyozása, a műszaki követelmények alulértékelése, a dolgozói szempontok figyelmen kívül hagyása vagy éppen a nem megfelelően dokumentált döntéshozatali folyamat.