Kiadó iroda Budapest: hogyan kérj be összehasonlítható ajánlatokat több irodaháztól?

Miért nehéz az összehasonlítás?

Az irodakeresés során teljesen természetes jelenség, ha egy cég több irodaháztól is ajánlatokat kér be, hiszen a kínálat szűkítésekor sanszosan még az utolsó rosta után is több olyan opció marad, ami érdemi lehetőséget kínál a bérlésre. Az árajánlatokból kifejezetten hasznos információkhoz juthatunk azzal kapcsolatban is, hogy várhatóan mennyibe kerül majd számunkra az iroda bérlés és üzemeltetése, illetve sok kiegészítő jellegű adat és körülmény is napvilágot láthat, ami a döntést is érdemben befolyásolhatja. Mivel a kiadó irodák budapesti kínálata kifejezetten sokszínű, az információ valódi kincset jelent a döntéshozatal szempontjából.

Ha azonban azt gondoljuk, hogy a különböző ajánlatok mindig egységes formátumban érkeznek, illetve ugyanazon paraméterek mentén dolgoznak, akkor nagyot tévedünk, ezáltal pedig ezek összevetése sem feltétlenül egyszerű oly módon, hogy érdemi differenciálásra nyílna lehetőség. Csak egy adekvát példa: míg egyes bérbeadók részletesen feltüntetik az üzemeltetési költségeket, a közös területek arányát, vagy a fit-out lehetőségeket, addig mások kizárólag a bérleti díjat emelik ki. Ily módon pedig akár téves benyomásokat is szerezhetünk azzal kapcsolatban, hogy melyik kiadó iroda bérlete éri meg inkább. Ezért érdemes már az ajánlatkérés előtt meghatározni egy egységes információs listát, amelyet minden irodaház számára elküldhetünk.

Hogyan kérjünk ajánlatot?

A kérdés persze nem a folyamat technikai hátterére vonatkozik, sokkal inkább tartalmi szempontból szeretnénk megvizsgálni az ideális ajánlatkérés kritériumait. Ennek lényege tulajdonképpen az, hogy mi magunk is segítsük kicsit a tulajdonosokat abban, hogy valóban számunkra is releváns információkkal töltsék fel az ajánlatot. A kiadó irodák Budapesten sok különböző paramétert és lehetőséget kínálnak a bérlők számára, sokszor pedig maguk a bérbeadók sem tudják pontosan, hogy milyen kulcs jellemzők mentén lehet érdemes kiajánlani az adott ingatlant, mivel az elvárások is változóak a bérlői oldalról.

Minél pontosabban fogalmazzuk tehát meg az igényeket, annál relevánsabb ajánlatot kapunk majd. Ha csak annyit tüntetünk fel az ajánlatkérésben, hogy egy kb. 300 négyzetméteres budapesti iroda érdekel minket, az bérbeadói oldalról is megnehezíti az érdemi információk közlését. Ha biztosra akarunk menni, az alábbi szempontokat mindenképpen érdemes már az érdeklődés során is feltüntetni:

• a kívánt költözési időpont
• a tervezett bérleti idő
• a munkavállalók várható létszáma
• a szükséges tárgyalók és egyéb helyiségek száma
• parkolóhelyek iránti igény
• raktár, kerékpártároló vagy egyéb kiegészítő szolgáltatások szükségessége stb.

Ha minden irodaház ugyanazt az igénylistát kapja meg, sokkal kisebb az esélye annak, hogy eltérő feltételekre készülnek az ajánlatok, ezáltal pedig az egyes ajánlatok összevetése is egyszerűbb. Sőt, ha egy részletes listával készülünk akár az is előfordulhat, hogy a bérbeadó a kiszemelt iroda mellett más hasonló, akár kedvezőbb ajánlatokkal is rendelkezik, ami a mi figyelmünket akár el is kerülhette. A kiadó irodák budapesti palettája hatalmas, így ez is könnyen benne lehet a pakliban.

Mire figyeljünk költségszinten?

Az irodabérlés kapcsán gyakori félreértésre adnak alapot a pontos költségek, hiszen a hirdetések többsége csak az alap bérleti díjat közli, így a leendő bérlők is csak ezzel számolnak. Ez azonban önmagában nem elegendő információ a megalapozott döntéshozatalhoz, hiszen az üzemeltetési költségek miatt a végén nem feltétlenül egy olcsóbb alapdíjjal rendelkező irodával járunk jól. Ha ezen a téren is biztosra szeretnénk menni, az alábbi kritériumokra mindenképpen érdemes figyelni az ajánlatkérés során:

• alap bérleti díj
• üzemeltetési költség
• közös területi szorzó
• parkolási díjak
• várható rezsiköltségek
• egyszeri beköltözési költségek
• óvadék vagy bankgarancia mértéke

Miért fontosak a szerződéses feltételek?

A szerződés pontos tartalmának és egyedi pontjainak meghatározása a folyamat egy későbbi fázisában releváns feladat, ugyanakkor az ehhez kapcsolódó alapvető szabályozások és elvárások már az irodakeresés során is segíthetnek összevetni az egyes ajánlatokat. Bár a kiadó irodák budapesti kínálatában általában rugalmas feltételekkel találkozunk, nem árt ezzel kapcsolatos kérdéseket sem feltenni az ajánlatkérésben. A kötelező bérleti idő, a költözési feltételek, az éves indexálás mértéke, a terület bővítésének lehetőségei csak néhány olyan adekvát szempont, ami segíthet megalapozott döntést hozni.

Készítsünk saját összehasonlítást

A fentebb leírtakat követve a kiadó irodák budapesti ajánlatai is sokkal egyszerűbben összevethetők, hiszen az egységesen megfogalmazott kritériumok és kérdések mentén valóban érdemi információkat kaphatunk, ami mentén az döntés is egyszerűbb. Ennek kapcsán azonban mi magunk is sokat tehetünk az átláthatóságért, ehhez pedig nincs is szükség túl nagy befektetett munkára, elég lehet egy egyszerű táblázat elkészítése is. Praktikus megoldás ugyanis, ha már az ajánlatkérés előtt létrehozunk egy értékelési táblázatot. Ebben ugyanazok a sorok szerepelnek minden irodaház esetében: költségek, szerződési feltételek, műszaki paraméterek, szolgáltatások és egyéb fontos szempontok. Így az ajánlatok beérkezése után gyorsan láthatóvá válik, melyik iroda kínál valódi előnyt, és hol rejtőznek olyan költségek vagy feltételek, amelyek első olvasásra nem voltak egyértelműek.