Kiadó iroda: mikor érdemes a bérleti szerződés megújítását választani a költözés helyett?

Költségek – valóban olcsóbb költözni?

Bár sorolhatnánk a különböző szempontokat, mégiscsak azt mondhatjuk, hogy egy kiadó iroda kapcsán is a bérleti költségek jelentik az elsődleges viszonyítási alapot. A cégek ugyan rengeteg paramétert számításba vesznek ahhoz, hogy megtalálják az ideális ingatlant, de ha az valamiért elfogadhatatlan számukra, akkor akár a legoptimálisabb opciót is hajlandóak egy másikra cserélni, hogy ezzel egy kicsit tehermentesítsék a céges költségvetést. A szerződés lejárta előtt pedig még csábítóbb lehet egy alacsonyabb bérleti díjjal rendelkező iroda, de mindenképpen érdemes a költségek egészét nézni.

Költözés esetén ugyanis nem csak a bérleti díjjal és üzemeltetési költségekkel kell számolnunk, hanem a költözéshez és a komplett infrastruktúra áttelepítéséhez kapcsolódó, nem ritkán kifejezetten magas díjakat is bele kell venni a kalapba. Az IT infrastruktúra áthelyezése, az új iroda kialakítása, a szállítási költségek vagy éppen a kedvezőtlen időbeliség miatti, átmeneti dupla bérleti díjak pedig jelentős mértékben képesek megterhelni a büdzsét. Ugyanakkor ha maradunk, az említett kiadások elmaradnak, a munka gördülékenyen haladhat tovább és adott esetben – hűséges bérlőként – akár a bérleti díjat is újratárgyalhatjuk.

Mennyi időnk van valójában?

A költözés/maradás kérdéskörben kétségtelenül fontos szerep jut az időtényezőnek is, hiszen ez esetben egy működő cégről beszélünk, ahol a munkafolyamatok nem állhatnak le az ingatlanokat övező döntéshelyzet miatt. Egy új kiadó iroda keresése pedig csak látszólag egyszerű feladat, de a tapasztalatok szerint a keresés kezdetétől a költözésig akár 3-9 hónap is eltelhet. Ha nem kapcsoltunk időben, ez komoly problémákat okozhat, megakaszthatja a munkavégzés gördülékenységét, de akár anyagilag is komoly terhet róhat a büdzsére.

Az alapszabály szerint, ha a jelenlegi szerződés lejárta már túl közel van, így nincs idő alapos piackutatásra és egy valóban megfelelő, másik kiadó iroda keresésére, tehát túlságosan gyors, netán elhamarkodott döntés születhet, akkor érdemes lehet inkább a maradás mellett dönteni. Ugyanakkor ha előrelátóak vagyunk, és még nagyjából 6-12 hónap rendelkezésre áll a most meglévő bérletből is, akkor érdemes lehet körülnézni a piacon. Különösen akkor, ha valami olyan okból vagyunk elégedetlenek a jelenlegi irodával, amin egy újratárgyalás sem segíthet. Ha tehát tudatosan keresünk jobb lokációt, vagy magasabb minőséget, kezdjük el időben a folyamatot, hogy a keresés és költözés ne legyen negatív hatással a cég működésére.

Miért fontos tényező az iroda állapota és minősége?

A cégek számára egy kiadó iroda kapcsán is elsődleges szempont lehet annak állapota és minősége, ezek reális szintje pedig leginkább a használat során derül ki. Ha a bérleti szerződés időtartama alatt az derül ki, hogy a jelenleg bérelt helyiség műszaki állapota nem megfelelő, az infrastruktúra elavult vagy az energiahatékonyság sem megfelelő – értsd: magas rezsi – akkor érdemes időben új ingatlan után nézni és felkészülten várni a szerződéses időszak végét.

Ellenben, ha nem tapasztalunk problémákat az iroda minősége, műszaki tartalma vagy éppen kialakítása kapcsán, illetve maga az ingatlan is minden szempontból képes stabilan támogatni a mindennapi munkavégzést, érdemes lehet elkerülni a költözés nyűgjét. Ha tehát nincsenek olyan reális, valóban helytálló érveink, amikkel saját magunkat is képesek vagyunk meggyőzni az iroda kétes minőségével kapcsolatban, akkor a maradás a helyes döntés.

Mit kíván meg a cég változása?

A legtöbb cég ideális esetben működése során folyamatosan fejlődik, ami nem csak piaci, hanem konkrét növekedéssel is jár. A kiterjedtebb feladatok több dolgozó munkáját igénylik, ezáltal pedig elkerülhetetlenné válik a csapat bővítése. Az aktuálisan bérelt iroda tehát könnyen túlságosan szűkössé válhat, ami miatt kénytelenek leszünk egy új, nagyobb kiadó irodát keresni. Ideális esetben erre akár a jelenlegi épületen belül is lehetőség van, ezzel elkerülve a messzebbre költözés negatív hatásait, de akár az sem lehetetlen, hogy az aktuálisan bérelt ingatlan is bővíthető.

Ezeknek a lehetőségeknek pedig éppen az ellenkezője érvényesíthető akkor, ha egy cég valamilyen oknál fogva nem növekszik, hanem zsugorodik. Ez nem feltétlenül azért következik be, mert a vállalkozás sikertelen lenne, hiszen egy működésoptimalizálás is járhat a csapat egy részének leépítésével, ezzel téves még hatékonyabbá a működést. Ilyen esetekben azonban felesleges lehet egy túlzottan nagy és ezáltal drágább helyiségben maradni, hiszen a piacon biztos akad olyan kiadó iroda, ami kompaktabb és költséghatékonyabb módon támogatja a kisebb cég működését is.